很多人整理表格,喜欢用底色标记重点数据。
比如异常数据、待核对内容、重点客户信息,全部用不同颜色标注区分。
数据少的时候肉眼能看清。一旦表格有几百上千行,想单独挑出所有标色数据,手动翻找特别费眼,还容易遗漏。
今天我们讲WPS专属颜色筛选技巧,不用公式不用核对,一键提取所有同色重点数据,零基础也能直接上手。
第一步:开启表格筛选功能
先把普通表格切换成可筛选状态,这是所有筛选操作的基础。
1、选中表格的表头行,或者直接选中整张数据区域。
2、点击顶部开始选项卡,找到筛选按钮点击开启。
3、开启后,每列表头右侧会出现黑色小三角箭头,代表筛选功能生效。
第二步:开启单元格颜色筛选
普通筛选只能按内容筛选,我们手动切换成颜色筛选模式。
1、点击需要提取数据列的下拉小箭头。
2、在弹出的菜单里,找到颜色筛选选项。
3、鼠标点开后,会自动显示这一列所有用到的单元格底色。
第三步:一键筛选对应颜色数据
系统会自动识别表格内所有配色,不用手动输入任何内容。
1、直接点击你需要筛选的目标颜色色块。
2、点击确定,表格会自动隐藏所有无颜色、其他颜色的数据。
3、页面只会保留你选中颜色的重点数据,整理起来一目了然。
对了,我突然想起来,很多人不知道可以多选颜色。
如果需要同时提取黄色、绿色两种标记数据,直接依次勾选对应色块就行,支持多颜色同时筛选。
第四步:取消筛选,恢复完整表格
筛选后的表格是隐藏了非目标数据,不是删除,随时可以恢复。
1、再次点击表头的筛选小箭头。
2、点击清除筛选条件,或者直接勾选全选。
3、表格瞬间恢复全部原始数据,不会丢失任何内容。
补充:字体颜色也能筛选
不止单元格底色可以筛选,字体颜色同样支持。
很多人习惯用红色字体标注异常数据,直接在颜色筛选菜单里,切换为字体颜色筛选。
选中对应字体颜色,就能单独提取变色文字内容,用法和底色筛选完全一样。
话又说回来,颜色筛选是职场整理表格的刚需技巧。
日常做数据核对、异常统计、重点信息汇总,用这个方法能省去大半手动查找的时间。不用逐行翻看,系统自动分类整理。