档案实务 | 单轨制导向的我国电子文件管理标准导航(电子文件管理单轨制调查之标准篇)

在标准检索方面，主要通过国家档案局档案标准库、全国标准信息公共服务平台、地方标准信息服务平台、各省（直辖市）档案局官网和政府官网检索有关电子文件管理，对其单轨制管理有指导意义的标准。单轨制导向的判断标准为：相关标准内容中体现了对原生性电子文件的单轨制管理要求和取向，且不再明确强调纸电双套制相关规定。通过人工筛选，并利用所查标准所提及的“参考标准”进行追踪调查，最终获得29份国家标准、32份行业标准和19份地方标准。

总体上，按标准所指导的内容分类，可将检得标准划分为业务指导规范类、归档管理类、专门类型电子文件管理类和技术应用类四大主题。其中，技术应用类标准主要关注电子文件管理系统建设与特定技术应用两方面内容。

业务指导规范类标准聚焦于为各机关、团体、企事业单位提供有关电子文件归档与电子档案管理的一般方法。自2009年起，共发布了12份相关标准，参与起草的单位除档案主管部门，综合档案馆、专门档案机构外，还包括全国文献影像技术标准化技术委员会、清华大学、中国人民大学电子文件系统测试中心、北京北大方正技术研究院有限公司等多元主体。

表 1  业务指导规范类标准

自2018年起，我国共发布了9份指导电子文件归档的标准，包括3份国家标准与6份行业标准。整体上，无论是国家标准，还是档案行业标准，均由国家级、地方级档案局牵头，由来自信息管理、城市轨道交通、建筑工程等领域的实践模范企业共同参与起草，如上海中信信息发展股份有限公司、北京市轨道交通建设管理有限公司、福建南威软件有限公司等。

表 2  归档管理类标准

部分标准的发布致力于指导专门类型电子文件管理中的关键环节与难点，如电子证照、电子印章、CAD电子文件、文书类电子文件元数据、火电建设项目文件等。自1999年至今，共发布了44份相关标准，聚焦于业务规范、元数据方案等多方面管理内容，且以档案行业标准为主。除多由各级档案主管部门牵头起草外，其他参与起草的机构还包括航天工业总公司档案馆、北京北大方正技术研究院有限公司、华能国际电力股份有限公司等专业档案馆、国有企业与政府机构。

表 3  专门类型电子文件管理类标准

技术应用类标准一方面是提供了电子档案管理系统建设、档案信息系统运行方面的通用规划。同时，较多标准规范了各类专门技术应用于各种格式、载体的电子文件、档案管理的具体实施方案，如蓝光光盘、XML文件转换、COM和COLD等技术。

1.4.1  系统建设类

目前，我国电子档案系统建设相关标准已出台12份，最早的一份是发布于2012年的《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。参与起草的单位涵盖档案主管部门、高等院校以及信息技术开发商，如国家档案局、中央档案馆、北京市档案馆、清华大学、中国人民大学、为者常成网络科技有限责任公司、沈阳东软系统集成工程有限公司等等。

表 4  系统建设类标准

1.4.2特定技术应用类

最早的特定技术应用类标准发布于2008年。大部分特定技术标准为档案行业标准，仅有三份为国家标准。起草主体方面，国家档案局为核心起草单位，有较多技术研究院所、技术开发商参与其中，如清华大学光盘国家工程研究中心、北京北大方正技术研究院有限公司、沈阳东软系统集成工程有限公司等。

表 5  特定技术应用类标准

整体而言，我国电子文件单轨制标准发展历程呈现出从较为明显的缓慢增长，到中速增长，再到高速增长的特征。从1999年到2013年，国家与地方陆续有标准出台，内容涉及电子文件归档、电子文件封装、电子文件长期保存等各个文件管理环节，为电子文件单轨制实践奠定了良好的规范基础。但是这一时期的标准出台较为缓慢，部分年份甚至无相关标准推出。自2014年至2018年，我国电子文件单轨制导向标准推出速度加快。这一时期，每年都有三部及以上标准出台，且标准规范内容更为广泛，覆盖档案信息系统、电子文件元数据、电子档案存储、电子档案检测、电子证照、电子印章等诸多内容。值得关注的是，虽然2016年出台了16部标准，也是这一时期标准出台数量最多的年份。但整体而言，这一时期的标准增长还是以一种较为平缓的速度进行的。从2019年开始，无论是国家层面还是地方层面，标准出台的速度均显著加快，2019年至2022年这四年共有39部相关标准出台。

其次，我国电子文件单轨制相关标准的发布主体主要是国家有关主管部门，起草单位方面则呈现出政府、学界、业界多元参与的特点。从前述表格可见，相关国家标准的发布主体主要是国家市场监督管理总局、中国国家标准化管理委员会和国家质量监督检验检疫总局；相关行业标准的发布主体是相关行业主管机构，如国家档案局、住房和城乡建设部等；相关地方标准的发布主体主要是各省市场监督管理局、质量技术监督局、住房与城乡建设厅等业务主管部门。而在起草单位上，除有关档案部门，近年来，越来越多的高等院校、科研机构以及专业性技术公司都参与了相关标准的起草，比如由国家市场监督管理总局、中国国家标准化管理委员会于2021年发布的《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021），其起草单位便涵盖国家档案局、清华大学、北京市档案馆、中国人民大学、为者常成网络科技有限责任公司、深圳市荔园评测技术公司这六家单位。

就电子文件存储格式、载体而言，电子文件单轨制标准体现出面向多形态电子文件进行研发的特点。无论是国家层面还是行业层面均有相关标准对照片、光盘、磁带、磁盘等特殊存储载体进行规范，例如，2019年国家档案局出台的《档案数据存储用LTO磁带应用规范》（DA/T 83—2019）和《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75—2019）分别对磁带、磁盘类电子文件做出规范。

通过整理各标准的内容关键词，小编发现，现行使用的单轨制导向的我国电子文件管理相关标准虽面向不同格式的文件对象提出，仍更集中在文书类电子文件、建设项目工程文件与党政机关电子公文的对象范围内。多达15份标准都仅针对文书类电子文件相关管理问题提出，如《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70-2018）《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》（GB/T 31913-2015）等；12份标准对建设项目工程文件归档作出指导，如《建设工程电子文件与电子档案管理标准》（DB37/T 5177-2021）、《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》（DA/T 66-2017）；11份标准属于党政机关电子公文归档标准，如《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）、《党政机关电子公文标识规范》（GB/T33477-2016）。

图1 单轨制导向的我国电子文件管理相关标准关键词词云

内容方面，电子文件归档与电子档案管理是电子文件单轨制标准中的突出主题，且电子文件归档是其重点关注的管理环节，对于保证电子档案的内容真实性及载体有效性起着十分重要的作用。因此，国家及地方层面均有针对归档这一环节的标准出台。如2020年国家市场监督管理总局、中国国家标准化管理委员会针对党政机关电子公文系统产生的电子公文推出《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）。安徽省、上海市等地区的市场监督管理局也分别推出《高速公路建设项目电子源文件同步归档指南》（DB34/T 4095-2022）、《政务服务一网通办电子文件归档管理技术规范》（DB31/T 1152-2019），对本地区特定领域电子文件归档做出规范。总体而言，不同标准对不同类型电子文件归档规范略有不同，但在归档范围、归档时间、归档要求等方面存在部分一致。对于归档范围，多数标准规定将具有保存价值的电子文件及元数据一齐归档。对于归档时间，单位根据有关规定进行定期或实时归档。对于归档要求，强调归档电子文件应已经过四性检测。

此外，相关标准的“数据”导向逐渐增强，愈加强调电子文件元数据规范以及数据管理规范。部分标准全面地认定了元数据的定义、结构与作用，并提出了具体管理建议。电子文件元数据由内容、背景、结构组成，对于保证电子文件的真实、完整、安全、可用提供着重要支撑作用。例如，《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）规定了文书类电子文件元数据集及元数据元素关系间的逻辑架构，指明了电子文件管理流程中元数据设计、捕获、著录的一般要求。另一方面，部分标准聚焦于原生档案数据的安全存储操作以及标准化描述，如《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》（DA/T 82—2019）关注数据库的字段检索、存储、拆分合并等操作以及备份恢复；而《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T 57-2014）和《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）主要规范了元数据信息及其描述问题。

作者：张茜雅 郑婉晴 苏依纹

资料收集：张茜雅 郑婉晴

指导：王宁老师

编辑：殷名 张茜雅