【档案管理】电子文件与纸质文件归档的主要区别是什么?
- 2026-11-09 14:15:47
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电子文件是信息时代政府管理、经济运行、社会运转和历史传承的重要工具和载体，是国家的核心战略资源。
1 什么是电子文件？
电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。具有真实性、完整性，安全性和有效性等特征。
2 与电子文件归档相关的规范要求
3 电子文件归档要求
电子文件的归档包括电子文件及其元数据的收集、电子文件格式转换、归档数据包组织和存储等工作。
电子文件归档与纸质文件材料归档的主要区别是增加了电子档案必须具有真实性、可靠性、完整性、 可用性的“四性”要求。
真实性要求电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致；
可靠性要求电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实；
完整性要求电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失；
可用性要求电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解。
达不到真实性、可靠性、完整性要求的电子档案就不能与纸质档案一样具有法律效力；达不到可用性要求的电子档案是没有保存意义的档案。总之，达不到"四性"要求的电子档案就不是真正意义上的电子档案。
保证电子档案"四性"的目标是格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。落实这个目标主要依靠统一电子文件格式和保存电子档案元数据。
2016年发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894--2016）比较全面、明确地提出了各类电子档案归档的格式要求。
电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。
版式文件格式可采用 PDF、PDF/A 格式。
以文本、位图文件（由无数色彩点组成的图像）形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档∶电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。电子文件及其组件可按顺序合并转换为一个版式文件。
在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档∶二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档;三维矢量文件，需永久保存的应转换为 STEP 格式归档，其他可根据需要按二维矢量文件的格式要求转为二维矢量文件归档。
以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为 ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档，或参照纸质表单或电子表单版面格式将应归档数据库数据转换为版式文件归档。照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档;录音类电子文件以 WAV、MP3等格式归档;录像类电子文件以 MPG、MP4、FLV、AV等格式归档。珍贵且需永久保存的可收集、归档一套 MXF 格式文件。公务电子邮件以 EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。
专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。
元数据是描述电子文件、电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。许多人把元数据称为"数据的数据"。元数据可以体现电子档案的真实性、可靠性、完整性，以保证文件的证据力；元数据还可以描述文件的特征，精确定位文件在数据库系统内的位置，为用户提供多途径检索，并保证电子档案的可用性。
8号令规定"机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档"。10号令也规定"企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档"。《机关档案管理规定》第三十条规定∶电子文件应当连同元数据一并收集。
元数据至少要有以下内容∶题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据;记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。
声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。
END
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