干货分享|电子文件的整理归档相关要求

电子文件的整理归档相关要求

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电子文件的归档是指将具有保存价值的电子文件赋予其档案属性并纳入档案管理范畴的过程。归档后的电子文件获得了“档案身份”，需要在一个相对独立的物理或逻辑空间存储和管理，以免被篡改、丢失或损坏。

电子文件归档与实体文件归档并没有本质上的区别，从电子文件生命周期全过程看，电子文件归档虽然不完全像传统实体档案归档一样，载体一定要从形成部门转移到档案部门进行集中管理，即不一定实现实体转移，但是归档作为一个独立的工作环节，意味着管理要求、管理方法与管理权限的改变。

当然，电子文件自身的技术特征、多种多样的载体形式以及计算机管理系统的特殊要求，使得电子文件归档的方法发生了一些变化。总体来说，电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

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（1）按照电子文件实际的存储位置，电子文件归档方式包括逻辑归档与物理归档。

物理归档是一种类似于传统实体文件的归档方式，业务部门把电子文件通过网络或者下载到可脱机保存的载体上，保存进电子文件管理系统，这个系统通常由档案部门负责维护管理。逻辑归档是指具有档案价值的电子文件在归档之后仍然存储在业务系统中，通常要求将其元数据移交到电子文件管理系统中，档案部门也可以委托业务部门对这些归档文件进行保管和提供利用，并对其管理工作进行指导和监督。

（2）按照归档电子文件的传输方式，电子文件归档方式分为在线归档与离线归档。

在线归档是指通过计算机网络，将电子文件及其元数据向电子文件管理系统（档案部门）移交。逻辑归档必然是在线的。离线归档是指将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上，向电子文件管理系统（档案部门）移交。当电子文件的形成系统没有在线归档功能，或者当电子文件形成机构与电子文件归档管理机构不同时，较多地采用离线归档的方式。

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（1）在行使本机构职能活动（包括专门职能和通用职能）过程中形成的、有纸质对应物的电子文件。可参照执行传统实体档案归档范围的相关规定，如国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定。对于需要保存草稿及过程稿的电子文件，需要按照版本管理的要求添加版本号，并同正本一并归档。

（2）在行使或拓展本机构职能活动过程中，利用新的应用系统产生的无纸质对应物的新类型电子文件。如网站、电子邮件系统、微博系统中生成的电子文件。

（3）有助于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关信息。如电子文件的元数据、说明性材料等。

（4）在双套制的情况下，需要归档电子文件及其相关纸质文件，并在电子文件管理系统或档案管理系统中建立二者的关联。

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（1）真实性。要求归档电子文件必须是当时当人当事形成的，版本准确。在归档时需要由电子文件形成部门对归档电子文件内容的可靠性、稿本的准确性以及双套文件的一致性确认。归档时经过格式转换的文件，如果发生形式上的变化，需要认定这种变化不影响电子文件内容的真实。

（2）完整性。要求归档电子文件及其相关文件齐全，元数据完备，且文件与相关文件、元数据的连接手段有效。具体包括：传统意义上的文件及其关联文件齐全，如正文和附件、请示与批复等；保证描述电子文件及其形成过程的元数据齐全完整；根据具体情况收集电子文件长期可用性的特殊软件及硬件等。

（3）可用性。要求归档电子文件尽可能采用符合要求的标准格式，能够被打开并有效表现所载内容；此外，归档文件还必须经过整理，文件命名符合要求，关键词揭示主题特征，以方便日后查询利用。

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双套制是针对同样内容的文件，同时存在电子文件和实体文件两套文件形式。双套制是信息技术应用过程中出现的一种普遍现象，存在多种可能的情况，比如电子文件打印成纸质文件，两者完全一致；纸质文件扫描成电子文件，两者完全一致；电子文件和纸质文件内容一致，但是纸质文件有签字盖章，电子文件没有签字盖章等混合状态。

双套制归档特指内容相同的文件的电子版和纸质版同时归档，主要包括如下两种情况：

（1）先形成纸质文件，之后根据办理、存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化一般有两个时间点：一是在业务活动过程中对纸质文件实施数字化，如收文的数字化、保险合同的数字化等。二是归档之后的数字化，主要针对办理完毕并且履行了归档手续的纸质文件。

（2）在业务活动中用计算机直接生成电子文件，之后将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点：一是电子文件创建（制作、接收、拍摄等）之后立即打印输出，此后两个版本的文件同时流转、办理，或者其中之一单独流转、办理；二是电子文件在归档时打印输出。即文件以电子的形式独立完成全部流转、办理过程，只在归档时为电子文件制作拷贝（纸质文件或和缩微件）。

在不同的双套情况下，电子文件管理的要求不尽相同。比如在业务过程中被数字化的文件在归档时需要同时提交一些业务元数据，而归档之后才数字化的文件不会携带此类元数据。

不论哪种情况，电子文件归档时都要满足真实、完整和可用的要求，并且与相应纸质文件内容保持一致并建立关联。

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电子文件的归档时间有两种：实时或定期

实时归档是指电子文件形成后即刻归档，定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间后再向档案部门移交。《电子文件管理暂行办法》规定：“电子文件归档应在第二年6月底前完成。特殊类型的电子文件，如CAD文件，财务电子文件，可以参照专门文件的归档时间并结合电子文件的特点确定其归档时间。”实时归档一般都采取在线归档方式，定期归档可以是在线的也可以是离线的。

根据业务需要和电子文件管理要求选择适宜的归档时间点。例如电子公文可以在流转或发送完毕之后立即归档，工程文件则可在工程或子工程结束之后归档。

在双套制归档过程中，电子文件最好与纸质文件同时归档。很多单位中电子文件可以实时归档，而打印出来的纸质文件可能是定期归档。在这种情况下，可将实时归档的电子文件先放入暂存区，在纸质文件归档时一并正式归档，以保持文件之间的一致性和关联性。