检测机构如何实施电子文档管理——程序和制度的建立
- 2026-11-07 16:00:01
随着科学技术的发展，信息化技术已经普及到我们工作和生活的方方面面，电子化的文件和档案早已经不是什么新鲜事儿了，很多单位都已经开始实施电子化的文件管理了，在这种现代科技的加持之下，机构的管理效率和管理成果同样得到了进一步的提升。
不可否认的是，电子化文件、无纸化办公是未来，是不可逆的趋势！我们应当以长远的目光、开放的态度来拥抱这项新技术。而不是在发展的浪潮之下，墨守陈规，逆势而为，这会使我们被时代所抛弃。
在我去多家单位拜访和考察时，特别当我们提出想观摩一下他们的信息化平台的时候，他们都会热情洋溢地向我们展示他们的信息化管理平台，这其中一定包含文件的电子化。当他们满怀着骄傲和自豪之情，向我们介绍他们的电子文件系统是多么的先进、便捷和高效的时候。我也常常会冷静地翻开他们的《质量手册》和《文件控制程序》，差不多十家机构里面，就有七到八家的《质量手册》和《程序文件》竟然一个字都没有提到电子文件系统，乃至于他们已经布署和实施的信息化管理系统，也是只字不提。
我们可以这么认为，管理体系的手册和程序相当于机构的法律规章。请问，一项工作、一项措施，如果没有了法律文件的支持，那它还有合法性，还能正常地实施吗？其实很多机构容易忽略这一点，他们认为这件事情是无关紧要的：“我们的信息化系统都已经完成布署、调试和培训了，在系统的管控之下，以前的诸多乱象都得到了彻底的杜绝。手册和程序改不改并不要紧——只要我们工作做好就行了。”
当我们在工作开展中应用新技术的时候，别忘了，管理也是要与时俱进的。现在，我们就来给大家分享如何用质量管理体系的思维来管理电子化的文件。
建立电子文件管理的程序和制度
第一件事情就是：建立电子文件管理的程序和制度
所谓电子文件，本质上其实还是文件——只不过是文件的一种特殊的形式和载体而已。换句话说，以前的纸质文件怎么管理，现在的电子文件就应该怎么管理。
我们不妨来看看质量管理体系对文件的管理要求是什么。就以我们检验检测机构常用的RB/T 214-2017的4.5.3条为例，条款是这么讲的：“检验检测机构应建立和保持控制其管理体系的内部和外部文件的程序，明确文件的标识、批准、发布、变更和废止，防止使用无效、作废的文件。”
由此，我们不难看出，文件管理有2个基本原则：
保持文件的适宜、正确、充分性，以保障机构的生产、技术、管理活动的顺利开展
确保相关人员能够获得正确、适用的文件，防止无效的、作废的文件被误用
那么，电子文件的管理，也要围绕着这两个核心原则来开展。
1、如何确保文件内容的适宜、正确和充分呢？
在纸质文档时代，我们对文件内容进行严格而全面的审查，对文件设置了编写、审核、批准等环节，逐一控制文件的质量。同时，还要对文件的编写人、审核人、批准人的能力和资格进行确认。
比如说，程序文件，我们有些机构就要求：由从事技术或管理工作有一定年限（例如：工作2年以上）的人员来编写；由熟悉管理体系，拥有丰富工作经验的主管人员（例如：部门负责人，或者质量负责人）进行审核；最后经过最高管理者（例如：实验室主任、公司总经理等）批准后生效。这样，文件的质量就通过对文件审查环节的设置，以及对不同环节的执行人进行管控，从而得到了保障。
那么在电子文件时代呢？其实我们也是要对文件进行充分的审查以后，才允许发布和实施。我们也要对文件的编写、审核、批准人进行能力和资格上的管控。这一点几乎和纸质文档时代的措施是一致的。
唯一不同的可能就是工作的开展形式上，以前我们抱着一大摞文件去找领导签字，现在，我们只需要在信息化系统中提交我们起草的电子版。而审核人、批准人也可以在系统中对文件进行检查和审批，省略了过程中打印纸质文档的繁琐过程。特别是文件在审核过程中反复修订的时候，更是节省了大量精力去打印纸质文档，给我们带来了不少便捷。特别是当机构还应用了电子签名技术的时候，则可以完全省略线下签字的过程，进一步提高了工作效率。
什么是电子签名呢？电子签名，不是我们看到的文件上那个长得像我们手写签名的图片，而是背后的一系列可追溯，可查询的加密和保密技术。借助于电子签名，我们既可以享受电子化带来的方便快捷，又不用担心冒名、篡改等风险。一举两得，何乐而不为呢？
以上就是如何对电子化文件进行管理，以确保文件内容的适宜性、正确性和充分性。
2、如何确保相关人员能够获得正确、适用的文件，而不会错用和误用无效的文件呢？
在纸质文档的时代，我们往往会因为各种文件发放回收不及时，文件丢失等问题，造成错用不对版的文件，以及误用作废的文件。想要管好文件，就得投入大量的人力、物力，去维持一个冗繁复杂的制度和流程，而目的却只是为了管好文件。其实，因为管理混乱而带来的错用、误用文件，才是文件管理工作中最大的痛点！
那么，在电子文件的时代，我们如何才能彻底扭转这种文件管理的乱象呢？其实只需要做好两点就足够了：
文件的电子化，当我们所有的文件都可以实现在线阅览，彻底舍弃了纸质文件以后，纸质文件常常面临的丢失、损坏、发放不及时、回收不及时的问题就迎刃而解了。设定任何人都只能阅览最新有效的文件，从而杜绝了误用作废文件的情形。但有的时候，作废文件还是有一定的参考价值，需要使用的时候，怎么办呢？很简单，给员工开放一个申请流程，允许他们在说明用途，获得批准以后，限时、限量地阅读作废的文件。满足工作需求的同时，也能将错用和误用的风险降到最低。
3、将这些电子文件的管理措施制度化
好，建立好了电子文件的管控措施以后，我们一定不要忘记，在管理体系文件中去明确电子文件的地位。我们一定要在质量手册和程序文件中明确这些内容：
电子文件系统的效力和适用范围：要明确而直白地阐明我们机构采用电子化的文件管理系统！并说明适用于哪些文件（例如：质量手册、程序文件、制度文件、作业指导书等体系文件）；
电子文件的工作流程描述：诸如：编写、修订、废止等流程是怎么开展的，有哪些过程和环节，每个环节的工作内容和要求是什么？有没有时间限制等等；
电子文件工作职责：每个电子文件的流程环节的执行人是谁？要履行什么职责？有什么任职要求？需要具备什么样的能力和资格？如果出现意外情况，谁能顶替等等；
电子文件系统地管理职责：电子文件管理系统由谁负责维护？例如：管理员是谁？他有哪些超级权限（用来应对意料之外的情况）？什么情况下才允许动用这些超级权限？等等。
做好了这些，就做好了电子文件管理的第一步：程序和制度的建立。
那么，建立好了程序和制度以后，我们还应该对电子文件的管理进行技术评价，来确保这个系统能够保障我们管理体系的有效实施，提升我们的工作效率和成果，而不是成天出问题，给我们添堵。
下一次，我们将为大家分享电子文件系统的技术评价，敬请期待！
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