述职报告不是工作总结,混着写现场就哑火

每年这个时候，都有人拿一份写好的年终总结来问我：这个能不能直接当述职用？

我的回答一律是：能用，但会吃亏。

这两样东西看着像，其实不是一回事。总结是交上去的，述职是站在那儿讲的。交上去的可以慢慢看，讲的只有几分钟，而且下面坐的人会当场问你。

混着写，最典型的现场就是：你照着总结念了十分钟，念到第三页，主持人抬头看了你一眼。

01 三个本质区别

给谁看，不一样。

总结是给单位和档案看的。它得全，得有台账支撑，将来有人翻，能查到。

述职是给在座的人听的。它得抓人，得有重点，五分钟里让人记住你干了一件什么难事。

多长时间，不一样。

总结没人限字数，你写八千字也有人看（虽然可能只看三行）。述职一般五到八分钟，一千二百字上下。你按总结的密度念，念不完，还得跳着念，跳着念就显得乱。

凭什么给你分，不一样。

总结看的是"全年工作是否完整"。述职看的是"这个人在关键时刻顶不顶得上"。

这是最容易被忽略的一条。同样的材料，总结要写全，述职要写透一件。

02 述职的三段结构

我给人改述职稿，一般按这个比例切：

前面：我干了什么。

不要从"在领导关心下"开始。第一句话就给人一个画面。

比如："今年我主要干了一件事：把群众来访的办理时限从 15 天压到了 7 天。"

一句话，全场就知道你要讲什么了。

中间 ：难在哪，怎么破的。

这一段是分数区，也是绝大多数人写废的地方。

大部分人写的是过程："多次协调""反复沟通""加班加点"。这些话在书面材料里可以，在会上讲，听着像在说自己辛苦。

要讲的是具体的难和具体的破。

我见过一个写得好的：

最难的是数据打不通。三个系统,三个部门管，谁也不愿意先动。我先找了其中一家，把它那个环节单独做出来，跑通了两个月，拿着结果去谈另外两家，才把口子打开。

这段话有对手、有动作、有结果。听完你就知道这个人能办事。

最后：下一步。

一句就够。不要展开，不要表态，不要"请领导和同志们批评指正"讲三遍。

"下一步主要是把这个做法推到另外两个科室，上半年完成。"

干净收住。

03 现场最容易被追问的五句话

述职真正拉分的地方，往往不在稿子里，在问答上。

我整理过这几年听过、也被问过的五个问题，基本跑不出这个范围：

"这项工作为什么推进慢了？"

这题不是要你认错，是要看你怎么面对问题。

接法：先说事实，再说客观原因，然后立刻转到"我做了什么"，最后一句给下一步。四句话，不超过一分钟。

千万别说"因为别的部门不配合"。这一句出去，你就把所有人变成了对手。

"这里面你个人做了什么？"

科室的活是集体干的，但述职是述你。很多人一开口全是"我们"，答完等于没答。

接法：先给集体成果，再明确切一句"我具体负责的是XX环节"，然后讲这个环节你做的两三个决定。

"你说的这个创新，跟别人有什么不一样？"

不要重复稿子里的形容词。给一个对比：以前怎么做，现在怎么做，差多少。

"明年打算怎么干？"

给一件事，不要给五件。给五件，等于没想。

"还有什么不足？"

准备一个真实的、你已经动手在改的短板。别答"学习不够"，那是把问题推给时间。

04 一个提醒

述职这件事，容易走偏。

有的人把它写成自我表扬，通篇都是"我牵头""我推动""我协调"，听着不舒服。有的人反过来，通篇"我们"，把自己藏起来。

我觉得分寸是这样的：事是大家一起干的，话要说清你那一份。

说清你那一份，不是抢功，是让别人知道这件事落到你手上，是能办成的。

这跟总结是一个道理。总结是把一年的活儿理清楚，述职是把一件事讲透。

一个求全，一个求深。搞混了，两边都不到位。

你被追问过最狠的一句是什么？留言说说，我下次专门写一篇怎么接。