从0学Excel VBA编程 · 进销存管理系统 第1篇：系统设计与初始化——先把四张表搭起来

学习目标

1. 搞懂进销存三件事：进货（进）、卖货（销）、剩多少（存）
2. 会用 VBA 一键建好系统的四张标准表，并写上表头
3. 会往商品表录入数据、并对库存做"低于下限就报警"的检查

知识点精讲

进销存就是小店每天都要算的三笔账：

• 进：从供应商进货，库存变多
• 销：卖给客户，库存变少
• 存：现在仓库里还剩多少，够不够卖

电脑怎么管？不用一个花里胡哨的软件，用 Excel 加 VBA 就够了。核心就四张表：

最重要的一条规矩：三张业务表都用「商品编号」来关联，绝不用商品名称。编号像身份证，永远不重样；名称可能写错、改名，一改就乱套。

本篇先不急着算库存，把架子搭稳：建表、录商品、做预警。后面几篇再填进货、销售、自动算库存。

【SVG 示意图】

3 个实战案例

案例 1：一键建好四张表（最简单，先把架子立起来）

功能说明：运行一下，自动在当前工作簿里建出「商品信息、进货入库、销售出库、库存汇总」四张表，并写好表头。再点一次会先清掉旧的再建，不会重复。

Sub 案例1_初始化进销存表()    Dim 表名 As Variant, 表头 As Variant    Dim i As Long, j As Long, sht As Worksheet    表名 = Array("商品信息", "进货入库", "销售出库", "库存汇总")    表头 = Array( _        Array("商品编号", "商品名称", "规格", "单位", "进价", "售价", "库存下限"), _        Array("入库单号", "日期", "商品编号", "数量", "单价", "金额"), _        Array("出库单号", "日期", "商品编号", "数量", "单价", "金额"), _        Array("商品编号", "商品名称", "当前库存", "库存下限", "库存状态") _    )    ' 先删掉已存在的同名表，避免重复建    Application.DisplayAlerts = False    For i = 0 To UBound(表名)        On Error Resume Next        ThisWorkbook.Sheets(表名(i)).Delete        On Error GoTo 0    Next i    Application.DisplayAlerts = True    ' 建表 + 写表头    For i = 0 To UBound(表名)        Set sht = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))        sht.Name = 表名(i)        For j = 0 To UBound(表头(i))            sht.Cells(1, j + 1).Value = 表头(i)(j)        Next j        sht.Range("A1").CurrentRegion.Font.Bold = True    Next i    MsgBox "已创建四张表：" & Join(表名, "、"), vbInformationEnd Sub

操作步骤：

1. 新建一个 Excel 文件，打开 VBA 编辑器（Alt+F11），插入模块。
2. 粘贴上面代码，按 F5 运行。
3. 回到 Excel，看到多了四张表，第一行都是表头，加粗了。
4. 想重来就再运行一次，旧表会被清掉重建。

案例 2：往商品表追加一个商品（中等，带自动编号）

功能说明：每运行一次，弹窗问你商品名称、规格等信息，自动生成「P001、P002…」这样的编号，追加一行到商品信息表。编号永远不重复，不用手填。

Sub 案例2_添加商品()    Dim ws As Worksheet, 新编号 As String, 新行 As Long    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("商品信息")    新行 = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1    If ws.Cells(1, 1).Value = "" Then 新行 = 2   ' 表是空的时候从第2行开始    新编号 = "P" & Format(新行 - 1, "000")    ws.Cells(新行, 1).Value = 新编号    ws.Cells(新行, 2).Value = InputBox("请输入商品名称：", "添加商品")    ws.Cells(新行, 3).Value = InputBox("请输入规格：", "添加商品")    ws.Cells(新行, 4).Value = InputBox("请输入单位：", "添加商品")    ws.Cells(新行, 5).Value = Val(InputBox("请输入进价：", "添加商品"))    ws.Cells(新行, 6).Value = Val(InputBox("请输入售价：", "添加商品"))    ws.Cells(新行, 7).Value = Val(InputBox("请输入库存下限：", "添加商品"))    MsgBox "已添加商品：" & 新编号 & " " & ws.Cells(新行, 2).Value, vbInformationEnd Sub

操作步骤：

1. 先运行案例 1 建好表。
2. 粘贴本代码，按 F5。
3. 依次在弹窗里填：名称（如"笔记本"）、规格（"A5"）、单位（"本"）、进价（"8"）、售价（"12"）、库存下限（"20"）。
4. 多运行几次，商品信息表就填满了，编号自动 P001、P002 递增。
5. 顺手在「库存汇总」表把对应商品的「当前库存」「库存下限」也填上行（下一案例要用）。

案例 3：库存低于下限就报警（实用，老板最爱看）

功能说明：遍历库存汇总表，凡是「当前库存 ≤ 库存下限」的商品，在第 5 列标红写"需补货"；够的标绿写"正常"。一眼看出哪些要进货。

Sub 案例3_库存预警()    Dim ws As Worksheet, 最后行 As Long, i As Long    Dim 当前库存 As Double, 下限 As Double    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("库存汇总")    最后行 = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row    If 最后行 < 2 Then MsgBox "库存汇总表还没有数据，请先录入", vbExclamation: Exit Sub    For i = 2 To 最后行        当前库存 = Val(ws.Cells(i, 3).Value)        下限 = Val(ws.Cells(i, 4).Value)        If 当前库存 <= 下限 Then            ws.Cells(i, 5).Interior.Color = vbRed            ws.Cells(i, 5).Font.Color = vbWhite            ws.Cells(i, 5).Value = "需补货"        Else            ws.Cells(i, 5).Interior.Color = vbGreen            ws.Cells(i, 5).Font.Color = vbWhite            ws.Cells(i, 5).Value = "正常"        End If    Next i    MsgBox "预警检查完成，红色为需补货！", vbInformationEnd Sub

操作步骤：

1. 确保「库存汇总」表已有数据（至少填了商品编号、名称、当前库存、库存下限这几列）。
2. 粘贴本代码，按 F5。
3. 看第 5 列「库存状态」：绿底"正常"、红底"需补货"一目了然。
4. 以后每次补完货改一下当前库存，再点一次就刷新预警。

本篇小结

• 架子最重要：四张表（商品信息 / 进货入库 / 销售出库 / 库存汇总）是整套系统的地基。
• 编号是纽带：所有表靠「商品编号」连起来，这是后面自动算库存的关键。
• 本篇三件事：一键建表 → 自动编号录商品 → 库存预警，已经像一个迷你系统的雏形。

下一篇预告

进销存管理系统 第2篇：进货入库模块——录入一张进货单，自动给对应商品的库存加数量、自动算金额，并写进进货入库表和库存汇总表。敬请期待。