EXCEL手册-透视表

QUOTE透视表有多重要呢，五年前求职数据分析的时候，它是很多公司面试的一个专项考察项目。会用的人觉得它很简单，不会用的人学几遍都记不住，所以我试图今天一次性把透视表讲明白。

文中医疗场景均为通用举例，不涉及任何真实患者数据。

领导要各科室各月门诊量，质控要各病区药占比，运营要各院区手术量。这些需求背后是同一件事：把一张流水账，按你关心的样子重新摆出来。很多人第一次拖字段就懵了：行是什么？列是什么？值又是什么？

本文看点

先看你手上的明细表长什么样。HIS 导出的住院记录，大概是这种：每一行是一次门诊，也就是一个「事件」。这叫明细，记的是流水。

按手动的逻辑，就是先点开筛选功能，在科室列筛选出“心内科”，然后看看费用合计有多少，记下来。再把筛选科室换成“呼吸科”，再记下它的费用合计。

第一步，筛选心内科，记下求和金额

第二步，筛选呼吸科，记下求和金额

值：你要计算的那个东西

值是被计算出来的数字，不是原样照搬的。比如门诊人次——数有多少个患者ID（计数）；总费用合计——把费用加起来（求和）；平均住院日——算天数平均值。值永远是「某个指标的结果」，不是维度。

行：你想把数据维度分到多细

你是只想看到科室，还是科室下面的每一个医生？这些你想拆分的数据维度，就是需要放置到「行」的参数。比如你想「按科室看」，就把“科室”拖到行，它会变成透视表上左边的一列，每个科室占一行。

用极限思维来理解：如果「行」什么都不选，只在「值」选一个费用，效果就等同于对原数据全部费用求和：

又或者对「行」选择所有字段，只在「值」选一个费用，效果就等同于复制了一份原数据（只是附带了分类排序的效果）：

列：你想把数据摊的多开

在「行」确定了之后，如果还想对某些类型的字段展开查看，同时希望该字段参与数值计算，则应该把这个字段放置在「列」。

比如要查看每个科室在每天的费用情况，如果把“科室”和“日期”都放置在「行」，是这个样子：

如果把“科室”放置在「行」，“日期”放置在「列」，则是这个样子：

这是新手最纠结的地方。行和列都是「分类维度」，EXCEL不会限制你的操作，无论你怎么放置参数都会出来一个透视表。 除了上一小节提到的关于数值计算「行」和「列」存在一个细节差异，还有一个更通俗的考虑因素就是表的可读性。放「行」的维度，竖着一列一列往下排，适合类别多、名字长的。放「列」的维度，横着摊开，适合类别少、想左右对比的。

举个例子。你想看「各科室各月门诊量」，科室有二十多个、月份有 12 个。把科室放行（竖着排得下），月份放列（横着 12 列刚好对比趋势），最舒服。

如果再加一个维度「院区」（本院、分院两个），怎么办？放列会跟月份叠成 24 列，挤成一团。更稳的做法是：院区放「筛选」框，或者院区放行、叠在科室下面变成两级行。行可以分级，这是它比列能装的地方。

但不管怎么说，没有固定的公式，实践中取决于你需要交付的效果。你可以随意拖动字段放到「行」或「列」看看效果，直到你满意，多试几次，做表的感觉也就出来了。

你可能会问：为什么行和列上的字段只要拖进来，就能自动展开成里面的明细？根子在原数据的设计上。

一张规范的源数据表，遵守「一个字段是一列、字段名是大类、具体值都在这列下面」的原则。科室全在「科室」这一列里，月份全在「月份」这一列里——字段是个容器，元素装在里面。透视表正是靠这个结构，才能把「科室」「月份」这种字段整个拎出来，丢到行、列或筛选栏去当维度筛。

反过来想：要是你当初图省事，把「月份」直接在源表里横向摊开成 1月、2月、3月……一列一个月份（这就是二维展开表），透视表就看不到「月份」这个字段了，它只看到一串单独的列，没法再「按月份」筛选，也没法拖到行或列去分组。表一展开，维度就死了。

所以透视表能不能玩得转，一半在它自己，一半在你那张源表规不规矩。这正好接上篇说的：表格设计规范、清单表优先、别把数据二维展开。上篇把表收拾干净，透视表才出得了数。

进一步我们可以发现：放在「行」的字段，和放在「筛选」栏（也叫报表筛选器）的字段，骨子里是同一个东西的两种摆法。

把「科室」放在行，左边出现一行行科室，行标签旁有个下拉箭头，点开能勾选「只显示心内科」。把「科室」从行拖到顶部「筛选」栏，顶部出现一个下拉「科室：全部」，选「心内科」，整张表立刻只剩心内科的数据。两种操作，筛出来的数据完全一样——都是「只看心内科」。

差别只在呈现：放筛选栏时，科室这个维度从表格里「隐身」了，变成顶部一个总开关；放行并用行标签筛选时，科室还躺在行里，只是把不看的项藏起来。本质都是一句话：从这批数据里挑出一个子集。

理解了这点，你会少很多困惑：为什么筛选栏和行能互换？因为它们在透视表的模型里干的是同一类活——「把某个维度拎出来当切片」。你拖动字段在「行 ↔ 筛选栏」之间来回，数据结果不变，只是维度露不露在表里。

列呢？列标签旁边也有下拉箭头，能勾选显示哪些列，这点跟行标签筛选是相似的，区别在于「列」的筛选本质上只是你选择想多看或是少看几个字段的汇总数据，报表筛选栏并不会以「列」为对象去筛。

1️⃣按每个科室查看费用

2️⃣按每个科室每个医生查看费用

3️⃣按每个科室每个医生查看每天的费用

① 一个工作簿里的多张透视表，是「联动」的

尤其拿透视表当固定模板用时要留神：基于同一数据缓存的表，刷新会一起刷新；再用切片器连起来，一张表上选了条件，别的表也跟着变。做模板前先想清楚每张表各看什么、哪些该联动哪些该各管各的，别让一张表的筛选把另一张带跑，交上去两张数对不上。

如果前面七节你看得云里雾里，没关系，实在记不住口诀，就记这一句人话：透视表就是把「我想按 XX 查看 YY 的 ZZ」翻译成三个框——XX 放行，YY 放列，ZZ 放值。记住这句话，再回去看看第5小节的案例。

透视表没那么玄，它就是个「换个角度看同一批数据」的工具。为什么它那么重要，因为海量的数据谁都有，谁都有机会问出一句“我想看按xx分类统计的数据情况”，你很难不和透视表打交道。