Excel电子表格检验记录验证方案

Excel电子表格检验记录风险控制

1 目的

将常规电子表格进行风险控制使其能成为符合预定用途、具有特殊功能的电子表格，满足实验室具体需求。

2 适用范围

本文件适用实验室于Excel电子表格检验记录的风险控制。

3 概述

我部门部分检验记录涉及比较复杂运算，普通手工计算占用分析人员较多的时间，且计算过程与结果需经较多复核才能保证准确无误，不利于工作高效开展。计划将部分检验记录设计成电子表格。

优势： 可以大量节约分析时间，缩短复核、审核过程提高工作效率。劣势： 常规的电子表格记录存在风险。为保证电子表格从设计到应用的整个过程均准确、可靠、安全、有效，需要对电子表格检验记录风险加以控制，形成特殊功能的电子表格检验记录以符合实验室具体要求。

4 人员资质与职责

风险评估小组成员资质

1. 具备有组织、协调、组建风险评估小组的权力与能力。
2. 对风险评估小组成员的资质负责。
3. 负责对各阶段工作进行组织与协调。
4. 负责对风险控制效果进行总结与评价。

设计人员

5 内容

风险管理按如下流程组织开展工作。

风险识别

通过对电子表格的常用情况调查分析，认定能够影响常规电子表格的安全性、有效性、准确性及完整性的因素可视为风险。如下表所示：

风险分析

采用适当的工具对风险的影响因素成因进行分析。准确性采用因果图较为合适。下图有助于准确性及逻辑判定的成因分析。对分析出的影响因素的危害程度暂不进行风险评估，分别在与设计与应用方面探寻有效的预防与控制措施。

风险控制

分别在应用与设计阶段采用有效的预防与控制措施对风险进行实际控制。下表提供部分控制措施与方法。更多的控制方式与接受方式以文件形式列出。（需求说明、操作SOP、验证方案）

组织实施列出详细需求说明及验证

控制效果评价

分别对电子表格检验记录设计阶段的安全性、准确性、有效性及完整性进行评价，确认控制效果能够符合预期要求。

• 评价应用文件的准确性、完整性。
• 评价表格的可操作性。

剩余风险

剩余风险是指运用了控制和风险管理技术以后而留下来的风险。剩余风险采用其它可行的管理办法。以下类型为可能存在的剩余风险。

6 评价意见与建议

见报告

Excel电子表格检验记录需求说明书

1 目的

本文件的执行将记录和证明我公司质量控制部门关于Excel电子表格检验记录需求的具体内容。相关部门应以此标准为依据对Excel电子表格检验记录的设计、安装、使用、及变更进行必要的确认、验证和控制。

2 范畴

本文件用于规范我公司质量控制部门的Excel电子表格检验记录，以符合实际应用需要。

3 定义

• 原始数据： 任何实验室工作表，记录，备忘录，笔记副本均属于原始数据。也包括照片，微缩胶片电脑打印、磁介质，口述资料及自动化仪器记录数据（天平称量、LC、GC、UV等）。
• 二级数据： 二级数据指计算过程与结果产生数据，利用原始数据（标准品、样品的称样量，稀释倍数，稀释因子等）产行的结果，也包括观测数据，如出现错误可以重新建立。为验证二次数据，填入电子表格的原始数据需要手工输入，验证的结果需要记录并签字确认。
• 手工计算： 操作人、复核人或审核人用电子计算器或windows附件中计算器对原始数据、二级数据按照规定的计算方式进行计算。

4 需求说明

我公司部分检验记录涉及比较复杂运算，普通手工计算占用分析人员较多的时间，且计算过程与结果须经多次复核以才能保证准确无误，不利于工作高效开展。将部分检验记录设计成电子表格可以大量节约分析时间，缩短复核、审核过程。

常规的电子表格记录存在风险，为保证电子表格从设计到应用的整个过程均准确、可靠、安全、有效，对电子表格检验记录加以风险控制并提出如下要求（*项目与风险控制相关）。

基本要求

Excel电子表格验证记录设计应简单明了，结构清晰，内容准确；录入数据集中，便宜复核、审核；安装位置固定，安全可靠，使用方便。

4* 要求

录入单元格应“不锁定”，非录入单元格的均应“锁定”。要求

其它要求

5 参考

• Good Laboratory Practice (GLP) Regulations
• USP 21CFT part 11

6 未尽事项

详见

附录01

HPLC外标法电子表格检验记录

1. 需求说明

电子表格检验记录除了应符合正文部分的基本要求和其它要求外还应符合以下要求。

2. 具体要求

表格分为普通表格和电子表格两部分

• 普通表格： 无任何自动计算功能的电子表格部分。
• 电子表格： 可自动计算的表格。

普通表格要求批号、来源、色谱条件及供试品制备必须手工填写，其余部分可手工填写，也可提前录入。

电子表格内容要求

3 计算

响应因子：  

百分含量

标示含量

Excel电子表格检验记录验证方案

1. 目的

证明实验室Excel电子表格检验记录在整个设计到应用的过程中准确、可靠，符合预定要求。

2. 适用范围

适用于实验室含HPLC量测定电子表格检验记录的确认与验证。具体如下：

职责

4. 概述

我公司部分检验记录涉及比较复杂运算，普通手工计算占用分析人员较多的时间，且计算过程与结果须经多次复核才能保证计算无误，不利于工作高效开展。现有部分记录设计成电子表格能大量节约分析时间，且缩短复核过程。为保证电子表格在整个设计到应用的过程中准确、可靠，符合预定要求。根据公司验证相关规定，对电子表格检验记录的设计、安装、使用、及变更进行确认、验证和控制。本方案验证涉及的引用标准和专业术语如下：

引用标准Excel电子表格检验记录需求说明书

术语

• 手工计算： 操作人、复核人或审核人用有统计功能电子计算器或windows附件中计算器对原始数据、二级数据按照规定的计算方式进行计算。
• 单元格： 表格中的最小单位，可拆分或者合并。单元格是表格中行与列的交叉部分，它是组成表格的最小单位，单个数据的输入和修改都是在单元格中进行的。
• 函数： 即预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。

5. 内容

设计确认

文件设计信息、内容类型设计、数值单元格设计、计算函数公式单元格内容格式、逻辑判定单元格及插入对象等详细信息应符合设计要求。需求说明书进行逐项比对。需求说明书要求。

安装确认

需求说明书确认安装环境。需求说明书确认文件安装符合性。

运行确认

在数值单元格区域录入原始数据、二级数据，表格可实现自动计算，数据有效性判断，逻辑判定等功能可自动实现。详细要求参考Excel电子表格检验记录需求说明书，确认文件运行符合性。

安全性验证

数据有效性验证需求说明书不一致的数据应提示出错或标示红色。

准确性验证（外标法）

计算式：

计算式：

电子表格函数：= Average（响应因子单元格范围）

计算式：

电子表格函数：=Average(Array1)

计算式：

电子表格函数：=stdev(Array)/average(Array)

计算式：

有效数值修约参照Excel电子表格检验记录需求说明书电子表格自动修约应与人工修约一致。

逻辑判定在符合要求情况下人工判定应与电子表格判定一至。在不符合要求情况下，输出空单元格。

6. 验证实施进度

见报告说明

7. 验证培训

验证前对验证小组成员进行验证内容培训，培训记录附于验证报告后。

8. 异常处理

验证过程应按Excel电子表格检验记录需求说明书要求进行验证，期望项目出现不符合要求时，应明确是否可接受；必须项出现不符合要求时应分析并找出原因，采取正确的处理措施，使其符合要求。

9. 验证结果结论

详见验证报告

XXX电子表格检验记录验证报告

1 概述

根据验证有关规定及风险控制的要求，对电子表格检验记录的设计、安装、使用、及变更进行确认、验证和控制；以保证电子表格在整个设计到应用的过程中准确、可靠。符合预定要求。

2 说明

本次验证属于首次验证，验证确认范围包括设计、安装、使用和控制四个部分。设计确认函盖外观式样、功能设计和逻辑判定。验证部分包括数据有效性，安全性，计算和逻辑判定准确性。管理控制部分为文件的使用权限、变更要求。（带*号项目与风险控制相关。）

3 验证结果汇总

设计确认

确认

确认人\日期：

确认

确认人\日期：

确认人\日期：

确认人\日期：

录入单元格应“不锁定”，非录入单元格的均应“锁定”。结果符合要求。

确认人\日期：

确认

确认人\日期：

安装运行确认

确认人日期：

确认人日期：

验证 (*）

(*）

确认人\日期：

1

确认人\日期：

4 验证后需修订的文件汇总

新增 XXX 电子表格检验记录

5 评价分析

无

6 结论

XXX 电子表格检验记录经过设计、安装运行确认及安全性、准确性、有效性验证，符合预定要求，满足本实验室实际需要。

7 建议

计算式、逻辑判断、有效数值修约和安装位置未发生变更不需要进再验证。计算机发生故障、软件硬件变更及系统恢复后，经过评估后对表格进行再验证。

8 批准意见

质量负责人：

附录01

单元内容图示T - 单元格内容为文本V - 单元格内容为数值F - 单元格内容为计算式L - 单元格内容为逻辑判断空白处为空单元格

数值单元格

计算函数公式单元格

逻辑判断单元格

XXX电子表格检验记录风险控制报告

1 概述

为保证XXX电子表格从设计到应用的整个过程均准确、可靠，对电子表格检验记录进行了风险控制。控制要求见需求说明书XXXX带*项目，控制结果详见XXX验证报告XXXX带*项目。

2 人员资质

风险评估小组

设计人员

3 控制效果评价

设计效果评价

通过对XXX电子表格检验记录的验证。表格在安全性、准确性、有效性及完整性可能存在的风险进行了有效控制。达到预期的目的。

应用效果评价

电子表格检验记录使用SOP简单易懂，操作人员能够正确理解及使用。

4 剩余风险

可能存在如下剩余风险。

6 建议

XXX电子表格检验记录自身可能存在的风险得到有效控制，与此相关的剩余风险也有有效的预防管理措施，未引入新的风险。建议关闭风险、批准使用。

7 批准意见

质量负责人：

电子表格检验记录使用 SOP

1 目的

规定电子表格检验记录的使用方法。

2 适用范围

适用于实验室电子表格检验记录的使用。

3 职责

• 理化检验室主任： 负责保证此文件的执行。
• 检验员： 负责按此规程使用电子表格检验记录。

4 定义

单元格： 表格中的最小单位，可拆分或者合并。单元格是表格中行与列的交叉部分，它是组成表格的最小单位，单个数据的输入和修改都是在单元格中进行的。

5 编订依据

无

6 内容

电子表格使用

对照品峰面积(A)、对照品溶液浓度（C）。

注意事项

“Backspace”或“Delete”键，不可以使用“剪切”操作。否则计算公式会出错。

数据录入

预警提示

输入的原始数据或过程的二次数据单元格出现红色数据提示说明该数据超出预定范围，应查明原因。