不可不知的Excel公式小技巧
不可不知的Excel公式小技巧
在编辑工作表中的数据时，可以利用【选择性粘贴】命令在粘贴数据的同时对数据区域进行计算。例如，要将销售表中的各产品的销售单价快速乘以 2，具体操作步骤如下。选择一个空白单元格作为辅助单元格，这里选择 F2单元格，并输入【2】，单击【开始】选项卡【剪贴板】组中的【复制】按钮 ，将单元格区域数据放入剪贴板中。2.选择粘贴命令。
选择要修改数据的 B2:B7 单元格区域，单击【剪贴板】组中的【粘贴】按钮 ，在弹出的下拉菜单中选择【选择性粘贴】命令。
3.打开【选择性粘贴】对话框，在【运算】栏中选中【乘】单选按钮，单击【确定】按钮。4.经过上步操作，表格中选择区域的数字都增加了 1 倍。在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】栏中可以通过设置，更改粘贴的数据类型、格式等，在【运算】栏中除了可以选择运算方式为【乘】外，还可以选择【加】【减】【除】3种运算方式。
日常工作中制作的表格都具有一定的格式，如工作表每一列上方的单元格一般都有表示该列数据的标题（也称为【表头】），而公式和函数的计算通常也可以看作是某一列（或多列）与另一列（或多列）的运算。为了简化公式的制作，可以先将各列数据单元格区域以列标题命名。在 Excel 中如果需要创建多个名称，而这些名称和单元格引用的位置有一定的规则，这时除了可以通过【新建名称】对话框依次创建名称外，还可使用【根据所选内容创建】功能自动创建名称，尤其是在需要定义大批量名称时，该方法更能显示其优越性。例如，在工资表中要指定每列单元格以列标题为名称，具体操作步骤如下。选择需要定义名称的单元格区域（包含表头），这里选择A2:N14单元格区域，单击【公式】选项卡【定义的名称】组中的【根据所选内容创建】按钮。打开【根据所选内容创建名称】对话框，选择要作为名称的单元格位置，这里选中【首行】复选框，即 A2:N2 单元格区域中的内容，单击【确定】按钮，即可完成区域的名称设置，将 A3:A14 单元格区域定义为【编号】，将 B3:B14 单元格区域定义为【姓名】，将 C3:C14 单元格区域定义为【所属部门】，依次类推。定义名称后，就可以在公式中使用名称来代替单元格的地址了，而使用输入名称的方法还不是最快捷的。在 Excel 中为了防止在引用名称时输入错误，可以直接在公式中粘贴名称。例如，要在工资表中运用定义的名称计算应发工资，具体操作步骤如下。1.将定义的名称用于公式。
选择I3单元格，在编辑栏中输入【=】，单击【公式】选项卡【定义的名称】组中的【用于公式】按钮 ，在弹出的下拉菜单中选择需要应用于公式中的名称，这里选择【基本工资】选项。
2.查看计算结果。
经过上步操作后即可将名称输入公式中，使用相同的方法继续输入该公司中需要运用的名称，并计算出结果。
构建公式时，输入一个字母后，Excel 会显示一列匹配的选项。这些选项中也包括名称，选择需要的名称后按【Tab】键，即可将该名称插入公式中。
在公式中引用某个单元格或单元格区域时，若曾经为该单元格或单元格区域定义了名称，在编辑栏中即可查看在公式中自动以名称来代替单元格的地址。虽然这项功能可以使公式作用更清晰，但在某些情况下，可能并不希望采用名称代替单元格地址，此时可以进行一定的设置取消自动应用名称。Excel 中并没有提供直接的方法来实现不应用名称，也就是说使用名称代替单元格地址的操作是不可逆的。然而，可以通过在【Excel 选项】对话框中设置来实现此操作，具体操作步骤如下。打开【Excel选项】对话框，选择【高级】选项卡，在【Lotus 兼容性设置】栏右侧的下拉列表中选择需要设置 Lotus兼容性参数的工作表，选中【转换Lotus 1-2-3 表达式】复选框和【转换Lotus 1-2-3公式】复选框，单击【确定】按钮完成设置。2.返回 Excel 表格中，再次选择公式所在的单元格或单元格区域并进行编辑，即可看到虽然在公式编辑栏中公式还是使用的名称，但是在单元格中则显示单元格地址。
逐步查看公式中的计算结果，有时非常耗时间，在审核公式时，可以选择性地查看公式某些部分的计算结果，具体操作步骤如下。选择包含公式的单元格，这里选择 L3 单元格，在公式编辑栏中移动鼠标指针，选择该公式中需要显示计算结果的部分，如【I3 * 0.15】。在选择查看公式中的部分计算结果时，注意要选择包含整个运算对象的部分，例如，选择一个函数时，必须包含整个函数名称、左括号、参数和右括号。
2.查看公式所选部分的计算结果。
按【F9】键即可显示出该部分的计算结果，整个公式显示为【=IF(I3>6000,1620,0)】。本书以最新Excel 2021版为操作平台，从财务工作中的实际工作需求出发，系统、全面地讲解了Excel 的相关基础知识和实战操作技能。同时，本书通过结合最新人工智能技术，为读者提供更加智能化的回答和解决问题的思路，对于财务人员来说具有重要的参考价值。
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