EXCEL学习之路:不用打字的快速输入

    我们在处理表格数据时，当要重复输入性别、状态、单位等固定内容时，若要一直手动打字，不仅效率低，还容易出错。

    今天学习一个超级实用又简单的技巧，就是设置单元格格式。

    首先，选中需要设置的区域，如A列，单击右键选择“设置单元格格式”，或者直接按快捷键Ctrl+1。

    在弹框里，选择“自定义”，在“类型”里填写格式代码，如想录入性别，则输入[=0]"男";[=1]"女"，点击“确定”就可以了。

   后面我们再来验证一下，当在A列任一单元格里，输入1时，即显示文字“女”，输入0时，即显示文字“男”，这样的话，就不用重复录入性别的文字，既方便又捷。

    同理，如果要快速输入其它类型的内容，直接按上述步骤，在“类型”处输入相应的代码即可，比如需要输入财务部、人事部、采购部这三个部门时，将代码输成[=1]"财务部";[=2]"人事部";[=3]"采购部";

    其中，符号必须皆为英文半角，而数字和文字则由我们自行设定。不过，这里需要注意的是，这种自定义格式码最多支持4段结构。因此，这里只有三个条件，那么可以在代码最后加上@或者G/通用格式这样的条件。@是文本占位符，用来补齐第4段格式结构。

    但如果是旧的Excel和Wps版本，只能设置2个条件，想要设置3个甚至4个条件，就会提示是“无效的数字格式码”。只有新版本，才能设置。

    当然，要是数据量小的话，完全可以用替换进行处理。比如直接在表格里输入1，2，选中A列，按快捷键Ctrl+H进行替换。这应该是最常用的方法，不需要记自定义格式，能快速上手，也不会出现版本不支持的问题。

    不过局限之处在于，需要手动操作替换，不能像自定义那样输入数字就能立刻显示文字，而且替换后原始数字会被覆盖，不能再用数字进行筛选、排序或者计算。后续若有新增的单元格，需要再次替换，不能够自动生效。