工作:关于年终考核PPT制作和汇报的一些感想

      今天单位进行了年终总结考核汇报工作（每位职工PPT汇报），每年都会组织进行，汇报完预示着一年任务完成，回老家早的职工可以和领导请假走人了，算是新年前的最后一项重要工作；说重要首先是因为在会全体职工面前展示自己一年来的工作情况，其次是大领导、中层领导和各部门职工给每位汇报者打分，打分不仅是分数，更是和年终绩效挂钩，各部门最前者为优秀，优秀和打分靠前的获得更多绩效（人民币），所以大家应该会很重视的，但其实不然，每年PPT汇报都会有一些问题，拿今天考核来说，有一人PPT无法打开播放只能重新拷贝、有四个汇报超过2分钟的（汇报屏幕有计时显示）、还有的图片颜色黑看不清（电子屏显示照片要比电脑上黑）、有的PPT文字太小坐后面的看不清、有的字太大、有的写了大段文字而图片很少，这些PPT问题虽然不大，但是影响个人的汇报效果。

      其实PPT问题可以很容易的避免，就是提前准备好幻灯，对于每年必做的，提前准备好不捉急，且提前拷贝、检查播放效果、进行微调，大概几分钟就可以搞定；有人说最近年底天忙了、幻灯赶出来的，其实考核通知每次都是提前几天发，考核会前一天下午办公室人员会群里提醒大家将PPT拷贝在会议室电脑并试播，但总有人要在汇报当天早上才拷贝，今年竟然有十多位同事没有完成、晚上加班，办公室同事不得不在汇报当天早点七点就准备好会议室设备、通知未拷贝的同事早点去拷，在距离考核开始还有十分钟时，还有三四人围着等拷贝，当然没时间试播，此时领导和同事们都坐好了，能感觉到等拷贝的同事很不好意思，拷完快速溜回座位，好在八点五分时都拷完了，会议开始。

制作PPT需要很多时间吗？我大概用了多半天（22张幻灯、普通职工5分钟汇报）、轩爸说他不到一小时搞定（中层领导8分钟汇报），我们部门的年轻同事说她花了三天时间，轩爸代表了一类，是大部分中层管理者或某些课题组负责人，为什么完成很轻松，是因为他们每年要进行好多次的PPT汇报，如各个科研项目年度总结汇报、部门年度总结、作为专家给所里或其他部门讲课、参加国内外学术会议做报告、帮领导制作各种PPT汇报材料等，这些积累基本涵盖了一年的工作和成果，让他们可以小时内轻松搞定年终PPT；我属于第二类，没太多PPT积累，但是日常有积累，如完成每项工作后，我会有总结记录（WORD版）、文件扫描件和很多相关照片，年终做起PPT来也会很顺，我的4任直属领导年终总结前都会和我要相关工作照片和我的幻灯（单位工作17年、呆过3个部门），我的照片也常被最大领导们采用（向上一级单位述职汇报，比如去年新大领导带了建设维修资金来单位的，我负责部分建设管理和家具电器等购买，我拍了几百张照片，PPT放了十几组单位住宿和办公环境在项目前后的鲜明对比照，汇报时大家就惊叹出声，大领导说照片挺好、会后发给我）；最后一类是缺少积累，平常不用做PPT、无工作总结记录、无相关工作照片等，这样做PPT就有些费时了。

      当然有更多PPT制作的非常好，文字大小合适、图片清晰生动、工作总结精要、成果和亮点突出、PPT模板配色和样式美观舒适，有的还插入了制作精美实验或生产实践的视频，真的是让观者赏心悦目。

    上面是PPT相关问题，我发现其实汇报也有讲究，我们是大会议室，一排排桌椅，大家正对面墙上是很大幅的电子显示屏，显示屏前约2米有长桌、桌上右侧有电脑和激光笔。汇报时一些同事站在桌角面向大屏幕、全程背对大家讲，听众听到的声音会小，尤其有的女生本来声音小，就更听不清了；更多人是桌角侧位站、既可以看屏幕，又可以偶尔和听众交流，但声音容易出现高低；还有人是在电脑后测、背对屏幕面向观众站立，汇报时像脱稿一样、与听众交流很方便、视线略低就可以看电脑上的PPT文字，这样汇报效果较好，再有一些同事很厉害、基本全程脱稿，还会讲某张照片背后有趣的经历，声情并茂、富有感染人的热情，汇报时间会卡的很准，结束时获得的掌声也格外多。