揭开电子文件的面纱

指公司在日常经营管理活动中，业务部门通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的由文字、图表、图像、音频、视频等不同形式表现的信息记录；包含但不限于：公司内部各种信息、专利技术、项目管理、经验总结、培训资料、通信信息等。

时代大势所驱：新时期互联网+、大数据、云计算等信息技术深入发展，电子文件得到越来越广泛的运用。国际上，欧美国家也在着力开展电子文件管理研究和实践；国家层面，国家于2010年成立“国家电子文件管理部际联席会议”，着力解决电子文件发展问题。全国电子文件全面铺开。

国家战略规划：电子文件管理做为国家战略，已经提上日程，《国家电子文件管理“十三五”规划》中明确提出，到2020年，电子文件的法律地位和行政效力得以确立，国家对核心电子文件资源的管理将进一步加强，电子文件管理在重点领域和重要信息系统将得到广泛应用。电子文件管理和应用日益成为国家治理和公共服务的重要手段。

企业发展必须：比亚迪很早就开始运用电子文件开展研发、生产、管理工作，有效支撑了企业生产运营，加快了信息的传递，效率的提升，也产生了海量电子文件，企业已经不自觉地走上无纸化的大道，对电子文件管理进行系统、有效的管理， 成为企业发展中不可忽视的重要部分。面对电子文件时代带来的挑战，企业应当积极应战，建立电子文件管理体系，以合法合规的制度基础为电子文件管理的发展保驾护航。

业务人员根据业务活动的需要，借助于一定的办公软件创建的文件。如：各业务模块的管理过程文件、管理过程资料、生产过程文件、技术资料、项目成果、各类数据报表/报告、邮件、会议记录等。

外单位移交的文件（包含但不限于法律法规/政府发文/体系标准、客户或供应商移交的文件）。

按信息形式，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件。

按功能划分，可分为支持性文件、辅助性、工具性文件。

电子文件元数据是描述电子文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

元数据不仅描述了文件本身，也描述了文件的整个管理过程，在文件生命周期的不同阶段，会产生具有不同特点和功能的元数据。

电子文件元数据保证了文件的真实性、完整性、可读性，同时在电子文件信息的组织和查询、电子文件的安全管理以及文件管理流程的集成与优化过程中具有重大意义，是电子文件管理的重要工具。

按适用性，可分为通用元数据、个性元数据。

按来源，可分为业务系统元数据、非业务系统元数据。

电子文件管理系统是形成、处理和维护电子文件或电子记录的业务系统。

目前公司电子文件管理系统包含不限于：内容管理平台、PLM系统、云平台、其它业务系统等。