学术新知|电子文件管理论坛报告笔记第一期:高屋建瓴论发展
- 2026-11-05 21:28:17
引言
“第十一届电子文件管理论坛”引发广泛关注，一周来热度不减。“事儿”在第一时间推出了中国人民大学冯惠玲教授与国家档案局付华副局长的精彩致辞，普获高度“追风”，回顾请戳↓
很多读者提出希望深入了解论坛报告的具体内容~千呼万唤始出来~本期推送为大家呈上三场重量级报告的笔记！篇幅有限，推文以要点为主。本期笔记的主题可以概括为“高屋建瓴论发展”，演讲人分别是：中央办公厅信息中心副主任童新海、中国人民大学信息资源管理学院院长刘越男、国家档案局经济科技档案业务指导司处长蔡盈芳。
童新海回顾了“十三五”期间电子文件管理进展，提出“十四五”期间电子文件管理的发展思路；刘越男列举古今中外案例说明数据管理大潮已至，指出电子文件管理面对的挑战以及应对挑战的思路；蔡盈芳指出数据管理来势汹汹，在电子文件归档中融合数据管理是档案工作的出路，并对企业电子文件管理试点工作进行了回顾与展望。
报告题目
电子文件管理“十三五”回顾与“十四五”展望
演讲人：童新海 中央办公厅信息中心副主任
一、“十三五”电子文件管理发展的回顾
（一）
法治化、规范化水平不断提升
电子文件在重要领域的法律地位和行政效力逐步确立。《党政机关电子公文处理工作办法》《中华人民共和国档案法》《关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号）等文件的出台，促进了电子文件管理的法治化与规范化。地方法规和部门规章相继出台，电子文件法规体系初步形成。标准规范体系基本建立，基础共性标准不断健全，重要领域应用标准不断扩展，部门配套工程规范相继出台。
OFD自主文件格式获得大量应用，获得显著的经济效益与社会效益，成为信息建设的基础配件。意义表现为以下五个方面：
推动电子文件凭证化应用
保护重要信息安全可靠
促进信息资源互通共享
带动大数据汇集和利用
实现技术和产品出海
标准规范体系基本建立，基础共性标准不断健全（8项），部门配套工程规范相继出台（60+）
（二）
服务效能、支撑作用日益凸显
1
电子证照助力政务服务
电子证照在“互联网+”政务服务中得到广泛应用，各地区各部门通过统一数据和文件格式实现了互联互通和互信互认，精简了审批材料，优化了审批流程，支撑了“放管服”改革，大幅改善了我国营商环境。
2
电子合同助力教育扶贫
自2016年7月至2020年11月，国开行助学贷款电子合同共办理贷款1356.5万笔，涉及金额985.85亿元，累计资助贫困学生715.3万人。
3
电子发票、电子保单助力数字经济
以电子发票、电子保单为代表的电子凭证真实记录了数字经济活动，降低了社会交易成本，在促进数字经济发展的同时，为加强数字化监管、维护市场经济秩序提供有力抓手。
4
电子凭证助力国库集中支付闭环管理
差旅报销真实记录公务差旅行为，审批中可定位、审批后可追溯，为实现差旅行为全程电子化管理、打通国库支付最后一公里、汇聚形成财政大数据、助力经济发展提供有力抓手。
5
电子文件应用支撑政务部门数字化转型
以电子公文、电子邮件、电子档案为代表的电子文件在政务部门得到广泛应用，有力支撑了各级政务部门日常办公履职活动。
（三）
资源管理、保管利用能力不断强化
1
电子报关单汇聚货物进出口数据
通过电子报关单的实时生成和归档，实现进出口货物数据的全面归集。
2
电子档案单套管理试点探索数字记忆保存
2020年，国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室联合开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作。
3
数字档案室建设
数字档案室建设在标准规范、实践探索等方面取得进展。
（四）
社会共识、社会影响力持续扩大
“十三五”期间，电子文件管理与应用的社会共识与影响力持续扩大。电子文件在数据资源中的基础地位逐步得到确立。业界普遍认识到，电子文件管理是国家信息化战略的重要组成部分，是国家治理的一项基础性工作。“十三五”期间，初步形成了“政产学研用”良性互动的局面。各行各业广泛开展电子文件管理的宣传培训。
■ 总结
电子文件管理“十三五”工作取得积极进展，圆满完成《规划》主要目标，即：提升电子文件管理能力、加强电子文件资源管理、规范业务电子文件管理、促进凭证电子文件规范应用、强化电子文件管理支撑。
二、“十四五”电子文件管理发展思路
以强化管理能力为主题、深化业务应用为主线，推进电子文件法治化管理、推进电子文件管理与国家事业深度融合，全面提升电子文件管理和应用水平。
（一）
强化电子文件法治化、规范化管理
持续推进电子文件法治化管理
持续推动电子文件标准体系建设
健全电子文件管理工作机制
建立电子文件管理与信息化协同发展机制
（二）
深化重要领域的业务应用
证照、凭证、合同、病历等电子文件管理与国家重点工程、重大战略相结合
（三）
亟需理论和技术的进一步支撑
1
进一步厘清电子文件的内涵和外延
在业界，电子文件的内涵与外延仍然存在争议。如果要修订暂行管理办法，亟需进一步明确电子文件管理的内涵与外延。
2
进一步从管理角度和应用角度来研究电子文件
从管理角度来看，应充分发挥电子文件两个最基本的价值属性，即业务凭证价值与信息资产价值。从应用角度来看，电子文件与其它的数据资源相比，天生具有其它数字资源不可比拟的四种属性，即可利用性、可追溯性、可传承性、安全性。
3
进一步提升电子文件管理技术支撑能力
技术方面，如果要建立电子文件管理与信息化协调发展的机制，就需要着眼应用，在信息系统中有机融合电子文件管理的功能。如何融合，则需要技术的进一步支撑。
报告题目
数据管理框架下的电子文件管理创新
演讲人：刘越男 中国人民大学信息资源管理学院院长、中国人民大学电子文件管理研究中心主任
一、数据管理大潮已至
1
数据呈现指数级增长
世界上的数据量呈指数增长。约90%的数据是在过去两年创造的，预计数据量每年将增长40%。——联合国网站
2
数据管理大军集结
数据管理方阵产生变动，如大量第三方信息服务商掌握了大量独有的数据、信息部门与文档部门的整合、科学数据中心的出现、多地建立大数据管理部门，在新的数据管理方阵之下，文档部门需要重新对自身进行定位。
3
数据管理技术推陈出新
版本控制、文档协作、自动转录、数据仓库、知识图谱等技术不断发展。文档部门应思考如何将这些技术应用到我们的领域中。如冯惠玲教授所说：“让文档数据成为人工智能的原材料。”电子文件管理经常提到的真实性保障的技术，如“数字签名”“时间戳”“区块链”等等，都在不断发展。
4
数据管理法规政策汇拢
最近一两年，以数据为标识的法规、标准规范在汇拢。在政务、科技、工业、文化领域，国家纷纷出台数据管理相关政策法规，推动各行各业数据管理的进展。
二、电子文件管理面临挑战
挑战1：海量/复杂数据对象的归档
电子签名作为维护电子文件真实性的可靠手段，其本质是加密的数字块。要验证则要解密，解密就需要配套的技术与机制。将来出现解不开的情况怎么办？什么时候丢？丢的时候怎么办？这都是我们要考虑的问题。三维模型，不同于以往的任何一类数据，它极其依靠软件解释数据，渲染效果。而且一份三维模型可能会对应若干份纸质文件。比如一架飞机有一个三维模型，有大量的设计图纸。这么庞大的数据量，如何保存？再比如，实验数据和观察数据的相似性与密度极高，专业性极强，我们如何挑选与保存？
挑战2：令人心痒的数据开发/管理技术
我们的行业需要技术赋能。对于文档管理工作来讲，有两个主要的需要支持的方向。一个是管控。比如对文档进行组织、选择；另一个是开发，比如做各种检索以及深度的挖掘。社会上有很多示范性的应用，我们文档如何来做呢？我们看到很多文档部门都做出有益的探索，这些探索能否成为可复制的模式、进行推广？
挑战3：层次单薄的数据管理定位
在DAMA数据管理职能框架下，文件和内容管理只是生命周期管理内使用和增强阶段的一个模块。我们如何拓展自身的领域？
国际数据管理协会给出的数据管理职能框架反映出数据管理主流话语体系对整个数据管理主要职能的理解。在这个框架中，文件和内容管理被合到一块放在使用和增强这一生命周期阶段下面。也就是说，在现在国际通行的数据管理框架中，文档管理只是和内容管理放在一起的一小块（内容管理指非结构化数据的管理，属于技术的概念）。毫无疑问，这与长期以来我们形成的关于文件档案管理的认识不符。在这样的框架下，我们如何将这样一个小模块拓展成一个更大的领域？
挑战4：艰难博弈中的国家数据治理格局
国家关于数据治理的一系列文件中，文件档案管理出现的频率非常低，有一定程度的缺位。但是，很多部门都认识到这种缺位，并做出各种努力。再如，在新鲜出炉的《科学技术研究档案管理规定》中，首次提出归档范围应该包括科学数据。科学数据管理向来自成体系，极少有文件档案管理部门的参与。从数据本身的属性来说，它是从科学技术研究活动中产生的信息记录，理论上讲属于文件，属于档案。《科学技术研究档案管理规定》释放出一个非常好的信号，即在科学数据领域，档案部门不能缺位。如何推进科学数据与科研档案的协同管理，是国家正在研究的课题。
三、应对
1
夯实基础：坚定推行电子文件管理单轨制
单轨制中积累的知识、技能和方法是电子文件管理（文件档案管理）领域在数据管理中独特、专业的贡献。
电子文件管理在数据管理中的定位：凭证性、记忆性数据的守护者
2
再识对象：作为“动态”业务数据体的文件档案
电子文件管理对象是动态生长的业务数据体。以中世纪欧洲的公证记录管理、杭州行政审批与浙江省行政审批的归档数据模型等为例，可以得出电子文件管理的以下特点：
电子文件管理对象是有选择的业务真实数据
部分要素可舍、可换、可变（如载体要素、功能要素、外观要素等）
用持续的元数据描述和补充维系业务真实记录的价值
有相对灵活的组织与展示方式
关联是文件档案数据的血脉
3
多元路线：锻造数据管理能力
结构化、数据化、语义化是文件档案管理系统发展的方向，尤其是数据化的方向。我们的管理颗粒度应从整体到局部，从完整的记录到内部不同的数据单元、知识单元。以中国石油业务系统数据归档数据为例，中国石油根据业务系统数据形成特点，将87个统建业务系统划分为综合管理型系统、经营管理型系统、生产运行型系统、连续监测型系统等四大类，对每类系统的数据归档范围、归档方式及长久保存模式制定不同方案。
4
推动协同：与既有数据管理主题同向主权
地方政府文件归档与数据共享的协同
档案局馆室的协同
科学数据管理领域的探索
......
5
打造生态：加强文件管理领域
和技术领域的对话与合作
切实推动技术赋能；促进可能的行业合作，拓展文件档案管理工作和档案学科，夯实内容（非结构化数据）管理的专业基础。
6
全向渗透：全面融入数据管理框架
数据管理中的文件档案管理框架包含技术实现层、管理活动层、文档治理层、价值实现层四个层面。技术赋能，系统驱动，推动价值实现。需求引导、价值驱动进一步推动技术与管理的发展。
报告题目
与数据管理的融合——企业电子文件管理试点工作回顾与展望
演讲人：蔡盈芳 国家档案局经济科技档案业务指导司处长
一、发生了什么
各地纷纷出台数据管理的法规政策，然而文件档案管理存在缺位。数据管理对档案工作来说来势汹汹，档案工作存在被割裂的风险。
企业档案工作不能满足企业管理的要求，所以企业要另起炉灶，建立满足自已的需求的数据管理体系。因此，档案工作要努力谋求进步、满足需求。
二、我们怎么办
电子文件归档有两大需要解决的问题，一个是“能不能把数据收集归档”；另一个是“能不能把归档的数据用起来、满足有关方面的需求”。长期以来，电子文件管理普遍重视第一个问题，而忽视第二个问题。如今归档数据的利用是我们要关注的重点。档案管理的目的不仅要考虑长期保存、凭证价值与文化价值，更要关注到数据管理的需求。数据管理需求包括以下方面：
数据资产管理需求
数据挖掘需求
数据关联需求
数据共享需求
以工业数据管理需求为例，工业数据分类分级以提升企业数据管理能力为目标，是提升企业数据管理水平的基础，是有效挖掘数据价值、实现企业生产方式变革的必由路径。而当前，我们的工作并不能满足这些需求。
出路：在电子文件归档中融合数据管理。
三、实践有解吗
1
企业信息化试点介绍
2013年4月，国家档案局会同国家发改委、财政部、国家税务总局选择部分地区和企业开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2017年4月，国家档案局会同国家发改委开展企业电子文件归档和电子档案管理试点（33家企业）。
2017年，国家档案局开展企业数字档案馆（室）建设试点（35家企业）。
2018年，国家档案局开展第二批企业电子文件归档和电子档案管理试点（27家企业）。
试点成果在抗击疫情中发挥作用。如交通银行数字档案馆有效解决数字查档需求、京东集团电子化发票电子化归档解决员工疫情期间“报销难”的问题，助力复工复产。同时，企业信息化试点的推进也助力了电子档案管理技术研究和传播。
2
试点工作介绍
中石油的试点工作为开展数据管理奠定了坚实的基础。在对数据管理中心的数据分类梳理中发现数据中心的数据基本包含在电子档案中。
（案例内容详见➡️档案实务｜如何实施数字转型、单轨切换：中国石油数字档案管理系统十问十答）
中国商飞对试点科学数据管理进行了尝试，大量试飞数据归档并得到了利用。支持《PDM系统电子文件归档和电子档案管理规范》出台。
（“档案那些事儿”也有来自中国商飞现场的报道，输入“C919”便可搜到哦～）
3
经验总结与分享
推出案例集丛书
官网及时发布
发布有联系方式的验收名单
4
试点效果总结
解决了一系列业务系统的电子文件归档问题
对基于档案的数据管理进行了尝试
有力地支撑了主营业务流程的优化
形成了一系列标准规范文稿
培养了一支电子文件管理队伍
有效地提高了档案工作的地位
下期预告
下期笔记的主题是“综合档案馆实践范例”，浙江省档案馆面对政府数字转型采取了怎样的全方位应对措施、成效如何？北京市档案馆如何实现民生档案数字资源的共享、如何保障信息安全？后续将会持续放送干货，敬请关注~
笔记系“档案那些事儿”小编根据论坛报告现场记录整理而成。专业化海量信息的整理是再次学习的过程、也是知识奉献社会的善举。如有错漏，请海涵请指出更正。
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整理：李雪彤
图片：王 健
编辑：李雪彤
