Excel - 数据验证下拉菜单

数据验证下拉菜单

录入员工信息时，「部门」这一列总有人手滑写成「生产部 」或「生产部.」。多一个空格、错一个字，后面用透视表统计就会乱成一团。与其天天盯着改，不如给单元格装一个下拉菜单，点一下选好，想输错都难，这就是 Excel 的「数据验证」。

数据验证的作用，是给单元格限定允许输入的内容，可以是指定的列表，也可以是整数、日期，甚至一段公式。做下拉菜单只是它最顺手的一种用法，几乎每张需要规范填写的表都用得上。

操作步骤

第一步，选中要设置下拉菜单的单元格区域，比如「部门」这一列的 B2:B100。点击 数据 → 数据工具 → 数据验证。

图1　数据 → 数据验证 → 设置序列来源

第二步，在弹出的「数据验证」窗口里，把「允许」设为「序列」，在「来源」框输入选项，中间用英文逗号隔开，例如：生产部,销售部,财务部,人事部。勾选「提供下拉箭头」后点确定。

图2　点击下拉箭头直接选择

第三步，回到单元格，右侧出现下拉箭头，点开直接选即可，从此告别手打错别字。

小贴士

选项太多时，可以先把选项写在工作表某列里，再在「来源」框直接选中那一列区域。以后选项有增删，下拉菜单会自动跟着变，比手打字符串更灵活，也更好维护。

进阶技巧

还可以给下拉菜单加「输入信息」提示，光标一点就跳出填写说明；更高级的「二级联动下拉」，比如先选省份再选城市，用 INDIRECT 函数配合命名区域就能实现，特别适合地址、产品分类这类多级选择的表格。

适用场景

部门、性别、地区、付款方式、是否同意……凡是需要统一填写的字段，都适合用下拉菜单。它既规范了输入，又省去了反复校对的工夫，是台账和问卷表里最实用的功能之一。