系统上了，员工为什么又偷偷回到 Excel？
大家如果有机会去一家大公司的办公室转一圈，财务、运营、人力，随便看一台正在干活的电脑，你大概率还能看到 Excel。
这些年系统上了若干个，说不定都换了一套又一套了，Excel 更是比不少正在用它的员工年纪都大，但是它却一直没有退出办公室的舞台。
我以前在万达见过一件挺值得琢磨的事。招商系统花了大量时间调研，招商人员每天也在录进展，可招商进度会快开始时，大家仍在微信群里催报。最后投到大屏上的，还是一张 Excel。
那张表不是临时做的。
负责维护进度表的人还在微信群里催：今天哪些品牌有变化？领导见过的那一家，现在算到哪一步？这几个铺位到底有没有把握？
消息一条条回来。
有人刚和品牌加上微信，有人已经带对方看过铺位，还有一家，双方条件基本谈妥，只等品牌总部审批。
最难标的是另一种。
大领导已经出面，和品牌方口头达成了合作，就差书面协议签订。系统里还不能点“已落定”，招商进度会上也不能把它当成普通的“洽谈中”。
维护表格的人只能加一句备注，再换一个大家都懂的颜色。
颜色改完，招商进度会可以开始了。
以前在万达，各个广场、城市公司、大区，甚至全国，都有这样的招商进度控制表。哪个铺位准备引进什么品牌，正在谈谁，谈到了哪一步，哪个品牌已经落定，一行一行列在里面。
不同状态用不同颜色标识，所以也叫“四色图”或者“五色图”。说白了，它就是一张招商项目进度总控表，只是用颜色标出每个铺位谈到了哪一步。
开招商进度会、催进度、向上汇报，靠的都是它。
系统每天都在录，开会却不敢直接用
这套系统不是摆设。招商人员每次谈了哪个品牌，谈到什么程度，当天有什么进展，都要录进去。
白天见品牌、打电话、谈条件，回来以后更新系统。可是到了招商进度会前，指定人员还是要在微信群里重新问一遍，再把最新情况合进四色图。
线上系统记录一遍，微信群确认一遍，Excel 再汇总一遍。
会开完，表格里的结果还要再补回系统，不然线上状态和会上确认的口径又对不上。
没有人公开说系统不能用。
只是到了必须向上汇报、必须给出明确进度的时候，没人敢直接拿系统里的数开会。
系统记下了动作，四色图留下了判断
招商进度很难被几个标准状态说清楚。
同样是“洽谈中”，刚加微信、看过铺位、正在谈租金、等待品牌总部审批，离真正落定差得很远。
大领导已经出面、双方口头答应合作，但协议一天没签，谁又敢在系统里点“已落定”？
点早了，合作最后没成，录入的人要解释。点晚了，招商进度会上看起来又像毫无进展。
Excel 的颜色、批注和微信群里的那句说明，把这种说不清、又必须拿来判断的状态暂时接住了。
系统里每天都有记录，管理层看到的是“过程已经在线”。可真要判断一个广场能不能按期开业、哪些铺位需要继续追，还是要找维护表格的人问一句：这个颜色到底是什么意思？
他在，进度能说清楚。
他一休假或者调走，别人拿到那张表，未必知道哪些颜色代表正常进展，哪些背后有领导承诺，哪些只是为了会上暂时有个说法。
系统管住了录入，没能替代那张表里的判断。
这件事不只发生在招商。
销售预测、库存、项目进度、财务预算，很多公司都有类似的表。员工不是不会用系统，而是系统里的数据，还不能直接支撑下一场会议。
你可以想一下自己公司：
如果明天不允许再用那张 Excel，哪场会议就开不下去了？
你肯定也见过这样的表，可以匿名告诉我：
① 什么系统；② 哪张表；③ 谁维护；④ 哪场会必须靠它；⑤ 表里有什么是系统没有的；⑥ 不用这张表会出什么问题。然后我继续拆解，当然不一定是马上停用这个Excel表，与大家一起找方法？
