知识专栏|使用Excel制作工序管理表的方法

工序管理表是指将制造现场的工序计划填写在表格中、将一连串流程可视化的工具。通过工序管理表，可以直观地确认各工序的进度情况、作业延迟情况、成为瓶颈的工序等信息。

在制造现场，“工序管理”这项工作就是要管理各项制造工序。以计划为基础，合理管理产品的数量、品质、制造时间、人员配置等，从而提高作业效率，这就是工序管理的目的。工序管理表则是工序管理中必不可少的工具。

过去的工序管理表一般书写在纸张或白板上。但是，现在使用Excel、Spread Sheets、专用管理工具等数字工具的做法更为常见。特别是Excel，由于Windows的电脑都会事先安装该软件，所以更加常用。但它也确实面临着难以共享或管理文件的问题。“想要多人同时编辑管理表”，或者认为“Excel制作表格需要大量时间”时，人们往往会采取以生产计划系统为代表的数字工具，但首先在导入工序管理表这一步时，还是推荐使用Excel制作。

工序管理表的重要性

工序管理相关的信息不透明，可能会导致团队之间合作不顺，甚至造成生产性低下、产品质量不过关等问题。最终会导致交期延迟以及客户满意度降低。使用工序管理表可以明确作业内容和时间安排的整体印象，从而保证顺利进行人员配置、精准设定交期。

使用Excel能够制作的工序管理表主要分为甘特图工序表和条形图工序表两种。接下来我们分别介绍它们的案例与特点。

甘特图工序表

甘特图工序表可以用于同时进行多个作业时。横轴中以百分比的形式记录作业进度，纵轴中记录各任务的名称和负责人。这种工序表较为简单，好处在于可以一眼确认任务的整体状况及进展情况。想要同时掌握多人的进度情况时，甘特图工序表也很有用。这样可以轻松发现计划中的延迟，迅速判断“应当将资源分配到哪里”。但是，面对突发的计划变更时，需要修正项目或重新制作。

条形图工序表

条形图工序表的横轴记录了日期，纵轴记录了任务名和负责人。虽然与甘特图很相似，但二者判断进度情况的基准不同。甘特图可以记录每个任务的进度情况，与之相对，条形图有助于掌握作业开始、结束、所需日期等信息。另外，条形图还可以以日、周、月为单位确认作业的进度情况，因此很适合以时间为主轴管理进度。

另一方面，条形图不适用于复杂的工序管理，很难掌握工序之间的连携情况，不适合“针对每个作业展开细致的进度管理”。

此外，工序管理表还分为“图形式工序表”“网状工序表”“产出额累计曲线”等种类。这些种类的表格自身较为复杂，很难读懂，需要多加练习，同时不适合确认细致的作业。首先想要导入工序管理表时，使用Excel即可轻松制作，而甘特图工序表和条形图工序表是所有人都能轻松看懂的，因此最为推荐。

使用Excel制作工序管理表时，最好使用免费的模板。模板已经在一定程度上规定好了形式，可以有效缩短制作时间，制作的管理表也更加简洁明了。

这里我们以使用条形图样式的Excel模板为前提，介绍制作工序管理表的流程。整体流程如下：

1.精炼作业内容

2.决定实施时间段

3.决定各工序负责人

4.准备模板

5.将各项信息记录到表格中

1.精炼作业内容

这一步需要精炼出填写在工序管理表纵轴中的作业内容。我们以食品加工现场的制造工序为例：

·接收原材料

·原材料入库检查

·前处理

·原材料切割

·加工处理

·成型

·加热

·装袋

·杀菌

·冷却处理

·打包

·出货

精炼出作业内容后，可以将各道工序进一步细分，列举出更细致的任务。以上述作业内容为例，如果将“接收原材料”视作“母任务”，其中就包含了从下订单到入库等各项细分的“子任务”。这里需要注意的是要将子任务细致划分到何种程度。

2.决定实施时间段

将作业内容整体精炼一遍后，需要根据作业规模，选择日、周、月、年等单位，设定作业开始日和预计结束日。期间单位或计划整体印象明确后，可以在工序管理表的横轴上记录实施时间段。

3.决定各工序负责人

接下来需要决定各工序负责人。根据人员的经验、技能、交期设定等因素设定，尽量避免工作量压到某个人员身上。工作量不平衡会导致工作过于依赖个人，从而导致负责人不在时业务整体都会停滞不前。

4.准备模板

可以从Microsoft公司的官网上下载任意的模板。下载后的模板也可以自定义。按照精炼出的工序、负责人、管理流程等因素进行调整。

5.将各项信息记录到表格中

将目前精炼出的作业内容、实施时间段、负责人等信息填写到表格中。填写作业内容时，需要注意作业内容之间的关联。作业之间的关系有很多种，有些作业可以同时进行，但有些作业需要前工序结束才能进行。用不同颜色标记出作业之间的关系，并注意统一填写方法。

工序管理表的目的是将计划整体构架、进度情况、成员作业情况可视化。以此为前提，制作工序管理表时的要点如下：

制作出的表格能让任何人都可以轻松掌握内容

制作表格时要注意，制作出的表格要让任何人都能轻松看懂。工序管理表需要多人管理并更新，如果作业内容和任务情况晦涩难懂，管理工作也会难以进行。例如，可以注意根据作业状态和重要程度区分项目的颜色、不要填充多余信息。另外，颜色数量过多会导致表格难以看清，需要注意避免，工序管理表由多人确认，因此需要注意不要使用过多专业术语，要有意识地使用那些通俗易懂的词汇。

正确区分各道工序

正确区分各道工序可以正确实现工序的可视化。使用Excel进行工序管理时，必要项目和实绩输入是手动进行的，因此可能会产生多个计划填写混乱、与预计情况不一致、不同作业的实施时间段重合等问题。这意味着资源集中在重叠的时间段，同时有多项作业进行。

这时需要在重新区分作业内容的基础上调整计划。通过将发现重复的作业内容继续细分，可以调整计划。另外，进行各道工序细分时，应当以现场负责人报告的作业所需时间为基础。

共享给所有相关人员

制作好的工序管理表需要共享给所有限相关人员，比如，不要将文件放置在各台PC的本地环境中，而是将其存储在所有人都能访问的线上存储空间里。这样一来，就能保证“所有人都能在必要的时候立刻查看文件”。“设置本地保存的相关权限”“实现决定保存场所”，设定这些规则也是十分重要的。

事先决定文件保存和更新的相关规则

Excel文件很难由多人共同管理，也很难实时更新。员工们各自管理文件，可能会导致信息正确度难以保证。因此，可以定期更新文件定期，或任命上传文件的负责人，推荐设定文件保存、新建、复制等相关规则。提前设定好规则可以防止文件存放混乱、上传错误信息、人为失误导致信息被删除等问题。

Excel可以在控制导入成本的同时制作工序管理表，是一种广泛使用的工具。但是，在工序管理较为复杂时也会产生处理速度低下以及过于依赖个人等问题。

因此，为了补全Excel的弱点，也可以探讨导入工序管理系统或生产计划系统。生产计划系统是以秒或分为单位自动制定产品生产计划的工具，可以在考虑设备及人员资源的基础上，迅速制定最优生产计划。由于它可以根据现场情况迅速制定生产计划，可以提高生产性和业务效率。

生产计划系统制定的生产计划是制造业“生产管理”中不可或缺的计划表。细致管理制造工序的工序管理也包含在“生产管理”之中，通过生产管理优化生产线整体的运转情况，也能提高工序管理的作业效率。

以“Asprova MS”为代表，Asprova公司提供3种生产计划系统。您可以探讨导入生产计划系统，作为提高工序管理业务效率的手段。