如何写好一份PPT

先说如何汇报。

汇报的时间长度：20秒，2分钟，20分钟。

做一个事情的汇报，大概会有三个时间长度。

20秒左右的汇报：

内容：用来描述一个事情的中心思想，类似小学生作文的中心思想。不必把所有的要素都汇报清楚。重点是项目的自身价值和标杆价值。 

场景：通常在电梯里面遇到领导，或者其他需要一句话抓住听众的耳朵的情况。

2分钟左右的汇报：

内容：提纲挈领描述。可以按照时间的进度，或者要素展开，或者其他维度的展开。大致上所需完成中心思想所需的行动或者要素的支撑等。但，也有一种是中心思想加上一个重点要素展开的介绍。

 场景：用来做例行的汇报，整体把控和重点的强调的情况。

20分钟左右的汇报：

内容：用来做相对完整的介绍。虽然将内容做彻底的展开也不够，但是通常用来介绍细部的情况。这些细部的情况指的也是特色。 

场景：用来做比赛，项目陈述等完整内容。往往是给客户或者项目外的人士。

以上时间是一个不同详略层级的汇报要求。

可以理解为：中心思想=》提纲=》内容特色。

“总-分-总”的作文格式

似乎回到了小学时候学习写作文的样式。先写一个题目，然后在写提纲，再写内容，然后用一些具有文学语言的词汇去修饰内容。

除了写散文之外，基本上老师都是建议大家写“总-分-总”的格式。

在职场中，几乎所有办公场景中的汇报，一样拿“总-分-总”格式汇报也是最好的。例如一个领导发言，先点赞表扬队伍，然后提三点要求，再总结希望再接再厉，似乎是一个标准无误的样板。

因为“总-分-总”格式是非常清晰的表达观点和传递观点，对于信息传递和接收是最有效的。

散文格式也有，不过通常是商务局的时候，信息的接收和领悟反馈的程度是不那么固定的场景。商务局中，如果按照总分总的格式说话，就会觉得不那么正常。

如何写PPT。

PPT的英文是“PowerPoint”，中文是“演示文稿”。

翻译是有问题的，PPT意译应该是“有力量的观点”。看小米，华为的发布会，其PPT都是非常简单的信息，然后通过发布会的发言人进行内容阐述。

因为演示文稿的翻译问题，很多员工在写PPT的时候，总希望多演示一下自己的工作内容和强度。基本是做到“铺开P+铺满P+太费劲了T”，也是一种PPT，但是其实没人去看，没人关心的。

首先要有中心思想。

请问大家还记得华为的任何一场发布会的内容不？或者小米的任何一场发布会的内容不？

基本上没人记得吧，但是又那么印象深刻。

早期华为发布会的内容，中心思想用四个字形容“遥遥领先”。至于是什么遥遥领先，不重要；为什么遥遥领先，不重要；领先多少，不重要。重要的是发布会把这个“简单而有力的：遥遥领先”的思想传递给观众。

小米的发布会的内容，中心思想用一个字形容“送”。至于送什么，不重要；送和买有什么区别，不重要；送和应该有的区别，不重要。重要的是发布会把“丰富的送的内容”传递给观众，或许本身用一个营销语言去描述了其“应有的东西”，换句话说，“送很多”至少代表“有很多”。

有人来用PPT做项目汇报，我都会问：你能不能不打开PPT，用一句话描述这个项目吗，说说重点和特色。

基本上不用思考太多的项目经理，其项目的重点和特点就很显著，项目本身价值也很高，后续也很容易拿奖。而很多想了很久，也在反问自己，我这个项目的特点是什么的，代表项目本身似乎会那么平平无奇。

包含我们去做一些质量奖项申报资料的编写时，WORD格式的报告，也是一句话的总结。我都是希望项目经理给出。

先每一页一句话总结写成纲领。

然后我会让每个人再去写每一页的总结。

每一页写一句总结放在这一页的最上面，或者PPT的备注中。希望10秒内可以看到这一页的核心思想。

基本上在PPT的汇报中，一个30页PPT的汇报，最多也就15分钟，平均一页只有30秒。如果有一些页面需要展开，那么每一页最低的用时要控制在20秒以内。这是用念的，而看的速度要超过念的速度。20秒念完一页的核心思想，那么10秒内要看完一页的核心思想是一个不过分的要求。

如果尚未完成的PPT，先把每一页纲领写一下，然后再去写内容。如果已经写完的PPT，可以总结一下每一页的总结纲领。但是暂时不用去修改每一页的详细内容，后续还需要串联成故事。

把每一页的纲领串成一个故事。

每一页的内容总结完成后，就只念每一页的总结的内容，看看能不能串联成一个完整的故事，以保持汇报的顺畅。故事性的描述不一定是时间顺序的，可以是其他要素顺序，核心是顺畅的汇报与顺畅的理解。

大致上，不顺畅的原因有几种。

问题一：思维的跳跃与反复。

作为听众，在听到一个内容的时候，往往会对下一部分的内容产生既定的预设的期待。但是听到一半发现事情描述又回到之前的部分。 这个就需要进行重新排序，基本上自己练习汇报一下即可，只汇报总结。

问题二：突然出现的支线。

在没有提示关联的情况下，突然出现一个全新的内容。这些内容往往是作者希望观众去了解的。 如果确实无关紧要，可以删掉。如果重要的，应该加上前后关联的伏笔。

有时候在汇报的时候，听众并不会看PPT，而是在看自己电脑办公。听的感受会大于看的感受，如果能串联成功，成功一半了。

如果需要修改和调整的每一页的总结，应该在串联故事此时完成。

以上，能有一个中心思想，并每一页10秒钟看到重点，并把每一页的重点完整的串联表达这个中心思想，在一个公司内已经领先80%的报告。基本在公司内部已经可以获奖了。

依据纲领修改每一页的详细内容。

当每一页的总结串联成功后即可定稿，然后就可以去基于总结进行展开每一页的详细描述。这里的详细描述就根据写报告时间和素材的丰富程度去丰俭由人了。

在排版上，通常会有三个类型的问题：

问题一：一页内堆砌内容多，导致与总结偏差。

作者往往想表达的内容太多，导致缺乏总结性。尤其是在一些给外行看的PPT中，堆砌了大量的专业的内容的详细科普，而科普本身是冗长且需要一定基础的，导致读者并不关心。 每一页是“总-分”结构，即一句话是总，其余内容是这句话的展开。

问题二：一个总结的内容拆分成两页或者多页。

一句话总结的内容是有的，但不是当前页面的总结。当前页面总并没有完整的展开总结的内容，只有一部分；下一页有一样的总结，然后是剩余的展开。导致其实在汇报中，都不会那么一气呵成，需要解释一下，卡顿一下。 其实不如作一个“总-分-再分”的结构，或者“总-分-补充”的结构。或者把当前页面的内容的总结即可，不需要跨页面的总结。

问题三：把多个内容放在一页，有多个总结。

有时，为了节省页面，或者内容比较空旷，把不同的内容放在了一页，真的也没内容可以放。这个也是错误的。 一页就是一个内容，没东西放的内容可以直接空着。

要做到每一页的一句话总结和当前页面内容保持一致。一定不要再去增加版面后者减少版面，除非重新串联。

每一页的内容就看所展现素材的表达了，在不同的内容中，其技巧是不一样的。外部获奖的部分就在这个差异上。

每一页汇报时间的计划。

通常在准备一个报告的时候，会找项目需要重点论述的页面，进行重点打磨，而其他页面并不需要大量费时间。

30页的PPT，往往汇报时间15分钟，大部分页面只有20秒不到的时间，呈现的内容没必要过于详细。除非这个PPT本身是例行周报等，有固定样式和内容要求的，专门给内部相关人士作为信息传递用途。

非重点汇报的页面，一张图表大致就够了。通常说的是“图表不分家”，指的是作图的时候，其数据也需要展现。左图右表已经可以把一页内容描述。或者两个图表足够。页面可以拥有大量的留白。

重点汇报的页面，可以用到四分格，或者其他排版，其内容应该相对丰富一些。但是尽量避免以大量文字堆砌的描述，可以采用“总-分-再分”的逻辑。还是要10秒钟看到重点的基本要求。

方法优势

这套总分总的方法在上小学时已经学过，但小学生的方法也是方法。

这个方法大概有两种效果：

首先，短时间内可以写完一个PPT。质量还可以。 

其次，基于短时间内完成的PPT进行丰富，很有效的达成获奖的水平。

辅导过的同事，非常惊叹这套方法的“邪修”。

因为生产企业会有大量的工程师是不具备丰富的时间写报告的，所以不太希望去占用大家本身并不富裕的时间。追求性价比的报告。 

同时又在已有的报告中可以筛选出一些精雕细琢的项目更进一步。 

同时，这套方法也具备很强的普适性，大致上，三天就可以辅导一个项目报告的完成。 

且这套方法产出的报告，对于非专业的听众非常友好，我们也拿这套方法产出的报告，获得了很多奖项。

一句话总结：

小学方法，先中心思想，后提纲，再内容。内容汇报“总-分-总”最佳。