长表格打印不再愁,表头分页显示技巧Excel和WPS通用!

如何打印表头每页都有

工作中打印表格时 经常遇到表格太长需要分页的情况 这时候最头疼的就是第二页没有表头 翻页后根本分不清哪列对应什么数据 今天手把手教大家怎么让每页都显示表头 不管是Excel还是WPS表格都能用

先说说Excel里的操作 打开需要打印的表格文件 用鼠标选中表头所在的行 比如表头在第一行就选中第一行 如果表头占了两行 比如第一行是主标题 第二行是具体列名 那就同时选中这两行 选中后右键点击 在弹出的菜单里找到‘设置单元格格式’这个选项 点击进去

在弹出的窗口里 切换到‘对齐’选项卡 这里能看到很多文字对齐方式的设置 但别被这些干扰 直接看窗口底部 有个‘跨页断行’的选项 把它前面的勾去掉 这一步是防止表头在分页时被拆开 比如表头有两行 如果不取消这个选项 可能第一页显示一行表头 第二页显示另一行 取消后就能保证表头完整显示

接下来点击页面顶部的‘页面布局’选项卡 这里能找到‘打印标题’的按钮 点击后会弹出‘页面设置’窗口 在窗口里找到‘工作表’选项卡 这里有个‘顶端标题行’的输入框 把鼠标光标点进这个输入框 然后回到表格 用鼠标选中表头所在的行 比如第一行 选好后输入框会自动显示‘$1:$1’ 表示第一行作为标题行 如果表头有两行 就显示‘$1:$2’ 设置好后点击确定

设置完成后 别急着打印 先预览一下效果 点击左上角的‘文件’选项 选择‘打印’ 在右侧的预览窗口里能看到表格分页后的样子 翻到第二页 第三页 看看表头是不是都显示出来了 如果没问题 就可以点击打印按钮正式打印了

再说说WPS表格的操作 其实和Excel差不多 打开表格后 同样先选中表头所在的行 右键点击选择‘设置单元格格式’ 在‘对齐’选项卡里取消‘跨页断行’的勾选 这一步和Excel一样 都是为了保证表头完整

然后找到页面顶部的‘页面布局’选项卡 点击‘打印标题’按钮 弹出‘页面设置’窗口后 切换到‘工作表’选项卡 在‘顶端标题行’输入框里选中表头行 比如第一行 输入框显示‘$1:$1’ 设置好后点击确定 再预览一下效果 确认每页都有表头后就可以打印了

如果表格特别长 分了很多页 打印时还可以调整页边距 让表格内容更紧凑 在‘页面布局’选项卡里找到‘页边距’按钮 点击后可以选择预设的页边距 也可以自定义 把上下左右的边距调小一点 这样每页能显示更多内容 减少分页数量

另外 打印前最好检查一下表格的列宽和行高 如果某列内容太多 可能会导致分页时表头和内容错位 可以调整列宽 让内容完整显示在一行里 或者适当调整行高 让表格整体更整齐

这些操作都很简单 多试几次就能熟练掌握 以后打印长表格时 就不用再担心第二页没有表头的问题了 看数据更方便 工作效率也能提高不少