管好电子档案,先搞懂电子文件:定义·分类·三要素

随着数字中国、数字政府建设持续纵深推进，政务服务、企业运营、日常办公等各类场景产生的电子文件呈爆发式增长，电子文件已渗透到人们日常工作生活的方方面面。2024年，国家档案局印发《电子档案管理办法》，以加强和规范电子档案管理。深圳市档案馆将展开系列科普，以帮助读者更好地了解电子文件全生命周期，更好地开展电子档案管理工作。

作为系列科普的首篇，我们先从最基础的概念说起——到底什么是电子文件？它又是如何分类的？

电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成，按照不同的划分标准，可以分为不同的类型。

这"三要素"究竟指什么、各自包含哪些内容？我们将在（二）中逐一拆解。

电子文件内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子文件的主题信息，是电子文件所包含的信息主体。

电子文件背景是指电子文件形成、传输、使用和维护的框架，包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。

电子文件结构是指电子文件的内容组织和存储方式，包括逻辑结构与物理结构：

· 逻辑结构是电子文件内容各信息单元之间关系的描述；

· 物理结构是电子文件在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。