正确使用「合同模板」的6个要点
- 2026-10-30 19:24:37
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有时客户并未提出该项需求，但根据律师对该业务的了解，需要经常签署某类合同，制作相应合同模板可提高效率、降低风险时，也可主动向客户建议专门制作合同模板。 作为公司常年法律顾问或法务，需要主动的、定期的为客户制订和更新合同模板版本。 02. 合同模板应避免成为格式合同（格式条款）
1. 合同模板有可能是格式合同，但不必然是格式合同。 在消费领域，重复使用的合同模板一般属于格式合同。 2. 从合同模板制定与使用方的角度，应适当避免成为格式合同。 避免对方主张该模板是格式合同而带来不利后果。 这表现在：页眉页脚最好不要加上LOGO；封面不能显示出由我方制定。 实务中，有的单位的合同封面会写上“××公司2018年版”，甚至是“××公司监制”，显然，合同对方可以此主张该文本系由该公司制定的格式合同，进而主张部分条款应根据格式条款相关法律规定认定无效、不属于合同内容，对该公司产生不利。因此遇到这些不当情形时，律师应主动修改，尽量删除这些内容。 不仅如此，合同模板中还可以进一步添加“非格式条款”说明，以避免对方当事人主张该文本为格式合同（格式条款）。该条款并非能确保该文本不构成格式合同，但会有一定作用。 相关条款：3763 非格式条款 不仅如此，在与对方通过电子邮件等沟通合同签订事宜时，也不宜直白的表达“该模板系由我单位制订、不能修改”这种意思。相反，可以有意识的采用“根据贵我双方的多次沟通，我方拟订附件合同条款”之类表述。 03. 合同模板可考虑“专用条款+通用条款”的特殊组合 合同模板的使用方式决定了既要固定的、重复的使用，又要一定程度上允许填写、选择个性化的信息。像对方信息、标的、价款、联系方式等不可避免是要作为个性化的信息来填写的，有时对方可能还有特别的要求要写在合同中。换言之，合同模板必然由固定化的条款和个性化的条款两类组成。 也正因此，合同模板往往采取“专用条款+通用条款”的组合。具体为： 1.合同中需要填充的条款、个性化条款集中放在“专用条款”版块。 显然，如果合同共10页，其中第1页、第4页、第7页、第9页、第10页各有几处要填写，就会给实际签署带来不便，很有可能漏填。可以想象实际负责签署合同的人（包括合同对方当事人）为追求效率，只会重点核对一下需要填充的内容，其他部分则大致浏览，把填充选择部分放在一处能提高其工作效率，而且能避免不小心漏填漏选，降低风险。 2.“专用条款”可以填充或修改，“通用条款”不允许修改，有利于合同审核和企业合同管理。 实务中企业需要避免具体业务人员随意修改、添加合同条款，从而避免不可控的风险，为此将需要修改填充的地方归为一处，其他地方不允许修改，这有利于控制风险，便于合同审核（审核人员就只需要审核专用条款部分）。 专用条款往往是项目、标的、价款、工期等特定交易信息，可填入所需内容或选项，通用条款则无填充内容。 3.一般专用条款会放在前面，通用条款放在后面。 4.在专用条款部分（特别是在有补充条款时），一般要专门说明“专用条款部分与通用条款部分不一致的，以专用条款为准”。 不过从道理上讲，即使没有专门说明，专用条款特别是专门补充的条款也应该优先于通用条款。 相关模板：9053 商场商铺租赁合同 04. “专用条款+通用条款”在实务中的多种表现形式
包括： 1.合同协议书+附件“通用条款”。 即把专用条款部分体现为一份简短的合同，后面是签名盖章。通用条款则作为合同协议书的一个附件。 实务中，消费类合同常常是这种形式：正面是合同协议书,背面是通用条款。纸质快递一般属于这种，快递单背面就是通用的、不太重要的格式条款。 相关模板：19703 典当合同 2.专用条款+通用条款+合同签署。 即把整个合同分成专用条款、通用条款两大版块，专用条款放在前面，最后统一签署。 相关模板：19262 融资租赁（直租）合同 3.通用合同+专门附件。 例如用人单位的劳动合同模板可能采取这种形式：所有员工签订的劳动合同都是基本一致的（除了姓名、劳动合同期限等以外），但会通过不同岗位的不同附件来约定岗位、薪酬标准、工作内容等。如果员工变更了岗位，那么劳动合同无需重签，重新签署一份岗位附件取代之前的岗位附件即可 。 4.合同协议书+通用条款+专用条款或补充条款。 建设工程领域的示范文本“菲迪克工程合同（如2017版红皮书）”“建设工程施工合同（住房城乡建设部2017版）”就是这种形式。 其中：“合同协议书”说明工程基本情况，可根据实际需要进行修改；“通用条款”是普适性、共通性的条款，在使用中不作任何调整与填充，有时在当事人使用的合同文本中甚至不列通用条款内容，只指明“本合同通用条款适用GF-2017-0201建设工程施工合同示范文本”；“专用条款”则用于对“通用条款”进行补充修订，与通用条款编号对应。 这样使得不同的工程都能以同一个模板为基础——这正是合同模板要满足重复使用需要的特点体现。
这种做法一般适用于复杂的、长篇的合同模板。相当于把“专用条款+通用条款”中的专用条款进一步拆分成了两块，形成“合同协议书（专用条款中的主要交易条件）+通用条款+专用条款（专用条款中相对次要的、对通用条款的补充及修订）”三个版块的结构。后面这个专用条款，也常常体现为一个“补充协议”。 这种情况下，合同协议书中所填写的也就是当事人信息、标的、价款等基础的、模式化的信息，一般没有作出额外、补充约定的空间。如果需要额外、补充约定，则必须写在“专用条款”或“补充协议”中，便于合同审核。 05. 可采用适当技术手段限制业务人员对模板的编辑
06. 合同模板与法天使文档功能
“中国合同库”实际上就是中国法律环境下可以重复使用的模板的汇总。这意味着“中国合同库”也同样要考虑合同模板“固定化的条款+个性化的条款”两类构成的问题。“中国合同库”所采用的“法天使文档功能”是通过条款组和填空项来实现的。 1.条款组：用户可以根据提示，在已经设定的多个条款中多选或单选其中一个条款。 2.填空项：用户可以根据提示，填写合同主体、金额、日期、违约金等各种需要填写的内容。 条款组与填空项都是可以由用户进行编辑的，用户也可以自己创建条款组、插入填空项，自己填写使用说明。 法天使文档有快捷生成模式，在这种模式下，用户只需要按顺序对已经设定的条款组和填空项进行选择、填充，就能将合同模板填充为一份完整的、可供下载签署的文本。如果与其他人员共享该模板，同时只给其他人员“生成”权限，这就意味着其他人员只能在合同模板的基础上按照引导“生成”供签署的合同，而不能直接修改合同模板。 通过这些功能，用户就能把经常要使用的合同模板保存在“中国合同库”中，随时方便快捷的用合同模板生成供下载签署的合同文本。 -END-
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编者按：
合同模板需要重复使用，在形式上需要有适当考虑。一方面要避免成为格式合同，另一方面要便于实际签署，并兼顾安全。 “中国合同库”实际上就是中国法律环境下各类合同模板的汇总，方便用户快捷生成并下载所需的合同文本，特推荐使用。
01.
了解需要审查或起草的是否为合同模板
本合同的全部内容由合同双方平等协商一致，共同起草制定，非一方事先拟定，不属于格式条款。
实例：某《商铺租赁合同》主要结构
合同首部：合同双方信息。 第一部分“专用条款”： 1.包括租赁房屋、用途、租赁期限、装修期、租金、各项费用标准等条款。 2.该部分条款需要根据具体租赁情况填写，一般只需要填数字、名称、地址等。 第二部分“通用条款”： 1.包括定义与解释、租金支付方式、房屋交付、装修、商业运营管理、物业管理、承租人权利义务、转租转让等条款。 2.该部分条款没有需要填空的内容，实际使用时也不允许修改（如确需修改，则在第三部分进行处理）。 第三部分“补充条款”： 1.包括合同修改部分与合同补充部分。 2.合同修改部分大概表述为：原条款： ××× 修改为： ××× 3.补充条款最后一条说明：租赁合同（包括其附件）与本《补充条款》不一致的，以《补充条款》为准；本《补充条款》未作修改的，租赁合同（包括其附件）继续有效。 4.实务中部分租赁合同会将“补充条款”单独作为一个合同附件（可名为“××租赁合同补充约定”）来签署，即其他部分都是一般通用的条款（只有填空、选择项）。需要特别约定、补充的条款，放在该部分。如果并不存在需要特别补充的，就不需要拿出该附件来讨论和签署了。 第四部分“合同附件”： 包括房屋平面位置图、商业物业消防责任书、授权书等。
如前所述，企业为降低风险需要适当避免或控制业务人员对合同内容的随意修改，为此在技术上可采取下面这些方法：
1.仅提供不能编辑的版本或纸质版本。
有的公司会只提供PDF版本给业务人员以及对方当事人。实际签约时只能打印出来在指定填空项上面填空，而无法修改合同。
此时在合同条款中，还可以考虑特别加上“清洁打印文本”条款。例如，本合同正文中除指定填空项目以外，如双方对此合同正文有任何修改及补充均应另行签订补充协议；否则对合同正文的任何修改及补充均不发生效力。
2.利用WORD的限制编辑功能。
WORD中有限制编辑功能，可以限制对整个文档的编辑（可设定为只读、只能用修订模式修订、只能批注等模式），不仅如此，还可以同时对某部分内容设置“例外”（这一部分是允许编辑的）。利用这个功能，企业就可以将合同模板（WORD格式）中不允许修改的部分设置为只读（或只能批注等），而对允许填写、补充的内容设置为“例外”。
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