沿用的合同模板不能改?这样跟业务沟通才能被理解

一般大型的企业出于提高交易效率的考虑，会在惯常的业务模式中制定各类型格式合同模板；或是与固定的客户或供应商长期沿用特定的合同条款。相信不少法务同仁都会遇到下面这个问题：当发现格式合同模板确属需要修改时，往往会被业务部门所不理解，需要大费周章地去沟通，甚至会遇上障碍、不配合等问题。法务人员时常听到的一句话是“法务也是半个业务”，要学会从公司业务开展的角度思考问题，但本质上来说，法务和业务看问题是截然不同的。业务往往注重审批速度，以促成更多的交易；而法务需要从风险点出发，审查合同约定内容是否有“埋雷”，否则后续出现问题还是要法务“背锅”。笔者现任职于一家在全球均有开展采购和销售业务的独角兽企业，法务部门人数较为精干，一年度的合同审核量十分庞大，时有遇见合同模板需要修改的情况，需要付出大量的时间与业务部门就合同条款内容进行沟通。笔者试着从工作经验出发，浅析几条与业务的惯常沟通话术。

针对这一条理由，法务乍一听难免迟疑，毕竟是负责业务的公司领导都看过，再提出修改意见是否合适？业务人员常会拿领导来“压人”，但其实仔细分析，业务领导和业务人员看待一项交易或一份合同的角度是类似的，即一般是审核操作层面的内容以及出于促成交易的角度来审批流程。这时候，只需要向业务仔细阐述若合同不做修改时可能存在的风险点，一旦出现纠纷时业务部门可能面临的麻烦，则一般可以说服业务接受对合同模板的修改。再者，领导的时间都是有限的，审批合同时很难逐字逐句仔细阅读，有一些细微的差错没有发现也实属正常。笔者曾遇到在经过业务领导审批完的合同中，发现较为低级的错别字或数字错误的情况；这并不能说明业务领导没有尽到审核义务，而是恰恰验证了领导一般从宏观角度着眼审核文件。因此，业务领导已审批同意并不是拒绝合同模板再做修改的理由。

其实，从来就没有一成不变的合同模板，合同条款的内容总是在无数的交易经验中逐渐完善的。但与此同时，当面对业务提出上述的“拷问”，如何回答也很考验“人情世故”。若公司之前未设置法务部门或法务人员，完全可以理直气壮地回复称，公司先前沿用的合同模板是未经过法审的，目前经过审核存在几个风险点，如不修改会给公司的业务带来哪些危害。如果公司已经有法务人员，而自己是新入职的，则不妨先与部门同事确认修改的必要性，确实需要修改的，则结合自己的新视角与业务部门沟通，这时候则可以展现属于自己的价值。如果合同模板是自己之前已经审核过的，则目前一般是结合业务情况的新变化或吸取一些新的纠纷或诉讼的教训，要对合同模板进行更新；例如，笔者根据目前公司因为上游客户项目变更的原因而需要时常与下游供应商停止采购的情况，统一在合同模板中加入我方单方解除合同的免责条款。如果能结合业务情况的变化与公司其他部门的同事沟通，往往能获得理解。

通常是业务部门而不是法务直接对接合同的对方，因此业务部门是比较在意与合同对方的沟通成本的。而且业务部门出于提高交易效率和维护客商关系的原因，不太情愿就之前沿用的合同模板或者格式合同与对方做过多的协商或者谈判。再者，业务人员一般也只是充当一个传话的角色，有关信息经常地被交给对方的法务人员去做分析或决策，这样子也延长了沟通的时间。遇上这种情况，法务部门不妨适时从“后台”中走出来，同业务部门一道直接与对方甚至是对方的法务人员沟通；这样子可以提高沟通的效率，一些出于法律角度提出的问题可以直接地沟通解决，也让业务部门不再充当没有效率的“传声筒”角色。同时，考虑到市场供需关系的变化，同样一项交易中的双方，在不同时间段的谈判能力往往是不一样的；例如我公司在采购业务中出于买方市场的周期，则可以货比多家进行采购，对于我方不利的合同条款过去没有提出的，则完全可以抓住我方处于相对强势地位的机会提出修改合同工条款，例如取消首付款、增加质保金的比例等；通过灵活地运用市场思维，可以在合同谈判中为公司争取得到更优的条件。

若是法务发现合同模板确实存在一些非关键性的、可待完善的瑕疵，但就本项交易流程的审批而言，再做修改属实是来不及了；那么在这个时候，可以在确认风险可控的前提下，先审批过流程但同时做风险提示，再在交易流程审批完之后做复盘时，及时统一修改合同模板中的瑕疵并更新、发布。由此引申出来，笔者通过工作经验中发现，在公司内部建立格式合同文本库可以极大地提高公司业务开展的效率；上述合同文本库应当是全公司人员可查阅、可下载且有具有强制效力的。而且上述合同文本库应当不定期地做审视和修改，以不断符合业务的实际情况。以我公司为例，目前我们法务人员针对合同需求较大的销售和采购部门，会定期收集上述部门的需求，并整理出可以新编纂或者可以进一步完善的格式合同列表；在编纂或修改完成后首先与需求部门确认条款内容，确认好后便可以在系统上发布并替换掉以前的版本。能够做好“格式合同资料库”这一点，将能够直接体现法务也能为促成交易“创造价值”，同时在公司中增强自己的“存在感”，并为公司的交易安全、效率和风险管控做出重要的贡献。

在公司内部，法务和业务部门的关系往往是十分微妙的，两者既是相互支持的关系，但是在许多操作和审批上却是持着两者相反的思维模式；如果稍有沟通不畅的情况出现，对于公司的经营效率会带来极大的阻滞。因此，拿法务工作中最日常也是最重要的合同审核工作来说，必须掌握好和业务部门沟通的技巧；既不能纯纯地搬法条、讲法言法语，也不能蛮不讲理，拒绝沟通。希望笔者的总结能够起到抛砖引玉的效果，让法务同仁们在遇上本文提及的问题时，都能和业务部门沟通顺畅。

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