《我的 PPT 一直做得丑,直到我只让 AI 干一件事》

上个月我又在赶一份汇报 PPT。晚上 9 点，我打开一个空白文档，盯着第一页看了 40 分钟。

标题那一行我早就写好了，剩下全是白的。

我是不知道该写什么吗？这个季度干了什么，我心里清清楚楚。我卡住的地方是，怎么把这些东西摆成一页一页能看的样子。

做 PPT 这件事，我做了 6 年，一直没做好。

我以前是怎么做的

我的做法很固定。先搜模板，搜出来一堆，一个个点开看，挑个顺眼的下载。

然后把内容往里塞。塞到一半发现，模板上留的框就那么大，我的字塞不进去。字号调小，行距挤一挤，实在不行就删两行。

塞完再调格式。这页的标题对齐了，下一页又歪了。调到最后，我连自己写了什么都想不起来，只记得在跟一堆文本框较劲。

交出去，还是丑。

后来我复盘了一下时间，做一份 PPT，八成的功夫花在排版上。而排版恰好是我最不擅长的部分。

第一次，我把整件事丢给了 AI

第一次我想省事，直接把要求丢了过去：帮我做一份季度工作汇报的 PPT。

它很快给了我一份大纲。

我看完愣了一下。

这不就是把"工作汇报"这 4 个字，拆成了 4 页吗。

每页标题都对，每页都没话说。它不知道我这个季度干了什么，也不知道我老板关心什么。

我又试了一次，这回把它当设计师：帮我设计一版好看的 PPT 封面。它回了一段文字，说这里放个渐变，那里放个几何图形。

照着这段文字，我做不出来。

卡点其实在我这边

两次都不成之后，我才看清问题在哪。

我给 AI 的活里，有两件是它的短板。一件是知道我具体干了什么，一件是把页面排得好看。

我这个月熬了几个夜、项目卡在哪个环节、老板上次为什么皱眉，这些只有我清楚。排版也一样，它给我的是文字描述，把文字变成页面还是得我来。

它真正强的两件事，我之前一次都没用上：把一堆乱材料理成结构，把一句话写得像人话。

我现在做 PPT 的 3 步

第一步，先倒材料。

先把这段时间干的事全部倒给它，暂时不提 PPT 两个字。用大白话，不用整理，碎一点也没关系。

我会写：这个季度主要做了 3 件事。X 项目上线了，但比计划晚了两周。Y 客户的量翻了一倍。Z 那件事没推下去，技术那边一直排不上期。

材料倒完，它才知道我手里有什么牌。

第二步，告诉它听众是谁。

同一堆材料，给老板看和给同事看，讲法完全不一样。

我会补一句：这份给总监看，他只有 5 分钟，最关心进度和风险。

然后让它给 2 到 3 个结构方案，每个方案说清先讲什么、后讲什么、为什么这么排。

挑一个，或者把两个拼一下。

第三步，一页一页要。

这一步我以前做错过。总想一口气要 15 页，拿到手一堆半成品，每页都要返工。

现在按页来。我会说：先做第 3 页，标题就叫"X 项目延期两周"，下面放 3 个要点，每个不超过 20 个字，再给我一段讲这页时我说的话。

一页给完，我看一眼，不对就当场改。15 页一页一页过下来，比我以前整份推倒重做还快。

完整的一套指令，大概是这个形状。

这套指令里，最后一句最值钱。它不知道的细节，会先来问我，不会自己编个数字填进去。

用下来是什么效果

上一个季度的汇报，我从动笔到交出去，花了一个下午。

其中真正费时间的是第一步。3 个月的事要过一遍，哪些该说、哪些不用说，只有我自己能判断。这一步 AI 替不了我。

排版我还是用现成模板。区别是我现在不跟模板较劲了，内容先在文档里定下来，套模板只要 20 分钟。

说句实话，它给的内容我改了大概三分之一。改的两类：一类是它不知道的具体细节，一类是读着很顺、读完了什么也没说的句子。

最后

"是不是审美变好了？"真没有。我到现在都分不清哪套配色是对的。

我现在做 PPT 不慌了，因为我知道自己该干哪一段。

材料和判断是我的。中间那段最累、最容易卡住的活，我交出去了。

如果你也一直觉得自己做不好 PPT，可以先不碰排版，试着把材料倒出来一次。

你做 PPT 最卡的是哪一步？是不知道讲什么，还是知道讲什么但摆不好看？