【常用软件】Excel实用操作功能大总结
- 2026-11-05 12:02:13
“今天这篇文章，帮你系统梳理Excel常用功能，做你的Excel速记本。”
💡本期内容速览
| 常用快捷键 | 实用功能 | 必备函数 | 进阶技巧 |
01
—
常用快捷键
用好快捷键，键盘比鼠标快3倍。
分类 | 快捷键 | 功能说明 |
导航 | Ctrl + → / ↓ | 跳转到数据区域的边界 |
选择 | Ctrl + Shift + → / ↓ | 快速选中连续数据区域 |
编辑 | Ctrl + D | 向下填充（复制上方单元格） |
编辑 | Ctrl + R | 向右填充 |
编辑 | Alt + Enter | 单元格内换行 |
公式 | Alt + = | 自动求和 |
公式 | F4 | 重复上一次操作 / 切换单元格引用（绝对/相对/混合） |
工作簿 | Ctrl + Page Up / Page Down | 切换工作表 |
工作簿 | Ctrl + N | 新建工作簿 |
格式 | Ctrl + 1 | 打开单元格格式设置窗口 |
筛选 | Ctrl + Shift + L | 一键开启/关闭筛选 |
「小技巧」先记5个你最常用的，练熟了再加新快捷键，效率提升最明显。
02
—
使用Excel目录批量建立文件夹
如果你手头有一份人员名单、项目编号、或部门清单，想一次性在电脑里生成对应的文件夹，不需要手动新建几十次。
*类似效果，仅做演示使用
「操作步骤」
1.在Excel中写好文件夹名称A列B列（例如 序号、项目名称）
2.在C列标题改为MD，输入公式：= 序号&"-"&项目名称，得到想要生成文件夹列的内容↓↓↓
*步骤演示
3.复制C列所有内容，新建表格，右键“转置”为横向列
*步骤演示
4.在文件夹中新建一个文本文件，粘贴进去
*步骤演示
5.将该文本文件另存为，文件名改为“创建文件夹.bat”，编码选择 ANSI（否则中文会乱码）
*步骤演示
6.双击运行 .bat 文件，文件夹自动批量生成
「扩展用法」想生成多级目录，可以在路径中加入 \，例如 MD 2025\01\张三。
03
—
使用&连接符两列数据合并
工作中经常需要把“姓”和“名”合并成全名，或者把“省份”和“城市”合并成完整地址。
「公式为」
= A2 & B2
如果中间想加分隔符（如空格、逗号）：
「公式为」
= A2 & "-" & B2
= A2 & "，" & B2
04
—
常用公式计算：进阶必备函数
函数 | 作用 | 示例 |
VLOOKUP | 垂直查找 | =VLOOKUP(E2, A:B, 2, 0) |
XLOOKUP | 更强大的查找 | =XLOOKUP(E2, A:A, B:B) |
IF | 条件判断 | =IF(C2>60, "及格", "不及格") |
SUMIF/ SUMIFS | 条件求和 | =SUMIF(B:B, "销售部", C:C) |
COUNTIF/ COUNTIFS | 条件计数 | =COUNTIF(D:D, ">100") |
FILTER | 按条件筛选结果 | =FILTER(A:B, C:C="是") |
TEXTJOIN | 合并内容并加分隔符 | =TEXTJOIN("、", TRUE, A1:A5) |
UNIQUE | 提取唯一值 | =UNIQUE(B:B) |
05
—
更多提升效率的进阶技巧
1. 快速填充（Ctrl + E）
无需公式，自动识别规律
例如：从身份证号中提取出生日期、合并姓名和手机号
2. 数据验证 + 下拉菜单
限制输入内容，防止录入错误
路径：数据 → 数据验证 → 序列
3. 条件格式 → 高亮重点数据
一键标出重复值、高于平均值的数据、到期提醒等
4. 分列功能（文本→列）
快速拆分姓名和工号、日期和时间
路径：数据 → 分列（按分隔符或固定宽度）
Excel的进阶不是学会更多冷门功能，而是把高频操作练成肌肉记忆；
同时搭配飞书、GIS等软件协同使用，用更少的步骤解决更复杂的问题，避免遗忘，常用常记，常用常新!
我们也将在后续带来更多内容，敬请关注！
-END-
别错过这些精彩内容
城市更新案例精选 城市更新政策精选
