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Excel – 制作可以按关键字搜索的下拉菜单,两种方法任你选

2026-04-06 12:09:42

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下拉菜单的制作和使用，在工作中非常普及，很多人都会。

但是，如果下拉菜单选项列表过多，每次选择的时候要不停地拖动、寻找，这会非常浪费时间。

所以，今天就教大家做一些优化：制作带模糊查询功能的下拉菜单。也就是说，在保留原有功能的基础上，还可以通过输入关键字，搜索菜单项列表。

下面就来看制作方法。

案例：

基于下图 1 的数据表制作查询表格，要求：

将“姓名”制作成下拉菜单
根据“姓名”查询出“与投保人关系”
下拉菜单具有关键字模糊查询功能

效果如下图 2 所示。

解决方案：

今天教大家两种解决方案，先说优劣。

解决方案 1：

优点：

公式相对简单，更加容易上手

缺点：

“姓名”列必须排序，如果顺序打乱，查询结果会出错
只能从姓名的第一个字开始，依次输入关键字查询；比如，如果查询“美”，结果会出错

解决方案 2：

优点：

“姓名”列不需要排序
不需要从第一个字开始查询，查任何位置的关键字都能出正确结果，这才是真正的智能查询

缺点：

公式相对复杂一些，对部分同学来说理解较困难

解决方案 1：

先看一下最终效果。

先将表格按“姓名”重新排序。

1. 选中 A1 至 B15 区域，选择菜单栏的“数据”-->“排序”

2. 在弹出的对话框中按以下方式设置 --> 点击“确定”

勾选“数据包含标题”
主要关键字：姓名

现在数据表按照姓名的拼音升序排列了。

接下来开始制作下拉菜单。

3. 选中 D2 单元格 --> 选择菜单栏的“数据”-->“数据验证”

4. 在弹出的对话框中选择“设置”选项卡，进行以下设置：

允许：序列
来源：=OFFSET($A$2,MATCH("*"&$D$2&"*",$A$2:$A$14,0)-1,0,COUNTIFS($A$2:$A$15,"*"&$D$2&"*"),1)

公式释义：

OFFSET(起始单元格,要偏移的行数,偏移的列数为 0,要引用多少行,引用 1 列)
MATCH("*"&$D$2&"*",$A$2:$A$14,0)-1：在 A2 至 A15 区域模糊查找包含 D2 内容的单元格，找到后返回行号，将该行号 -1，即需要偏移的行数
COUNTIFS($A$2:$A$15,"*"&$D$2&"*")：统计 A2 至 A15 区域中，包含 D2 内容的单元格个数，即需要引用多少行

5. 选择“出错警告”选项卡 --> 取消勾选“输入无效数据时显示出错警告”--> 点击“确定”

最后设置 E 列的查询公式。

6. 在 E2 单元格中输入以下公式：

=IFERROR(VLOOKUP(D2,A:B,2,0),"")

现在就已设置完成，以下是演示效果。

解决方案 2：

相比前一种方法，效果更佳，不需要排序“姓名”列，还可以查找姓名中间的任何一个字。

1. 将 G 列用作辅助列，在 G2 单元格中输入以下公式 --> 按 Ctrl+Shift+Enter 使数组公式生效：

=INDEX(A:A,SMALL(IF(ISNUMBER(FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$15)),ROW($A$2:$A$15),4^8),ROW(A1)))&""

公式释义：

A:A：在 A 列中查找
CELL("contents")：返回单元格的值
FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$15)：查找该值在“姓名”列表中是否存在，存在会返回一个位置数值，不存在则返回错误值
IF(ISNUMBER(FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$15)),ROW($A$2:$A$15),4^8)：用 isnumber 函数判断 find 结果是否为数值；如果是，就返回其行号；如果不是，则返回 4^8
SMALL(...,ROW(A1))：依次取出数组中第 n 小的值，这个 n 就是 row() 函数返回的值
最后用 index 函数根据行值，查找出姓名
&""：去除无意义的 0 值