丢掉这些坏习惯,让你的Word效率提升几倍

与Excel、PPT相比，Word常常被职场人士小看。觉得Word实在是“太简单”了，所以不会刻意去学习使用技巧，一直使用原始而低效的方法做文档。

使用原始方法做Word文档没有错，但是遇到赶时间，或者是粗心大意出现小纰漏，后果不堪设想。

最简单的例子莫过于文档快做好了，却出现断电没有保存文档，如果懂一点自动保存的技巧，这种意外不是事。再例如客户针对文档问题进行询问，使用快捷键一键定位到目标内容（而不是滑动鼠标浏览十几页才找到目标内容），并有条理地讲解，既不耽误客户时间又彰显专业素质。

职场中，任何一个小错误都可能导致前期的努力付诸东流，任何一份文档都代表了职员的能力素质与公司形象。下面就来看看有哪些Word高效办公的好习惯值得学习。

1.文档名称

很多大学生的电脑文件随意放置且名称随意，其中频率出现最高的文件名称就是“新建文档”。毕业过后，可千万要改变这个习惯。

严谨地为文档取名，可以在后期需要使用时快速找到文档。更重要的是，职场中一份文档往往需要修改多次，正确的名称能让同事和领导对文档修改版本进行区分。

图1是随意的文档名称（是不是很眼熟）。左边的文档虽然勉强取了一个名叫“方案”，可是这是什么时候的方案？关于什么项目的方案？不清楚！

图1 随意的文档名称

文档命名方法有很多，一般来说正规企业都有自己的命名标准。通常的做法是【时间+内容名称+版本】，如图2所示。

图2 严谨的文档名称

2.自动保存

文档写好了却没有保存，希望读过这篇文章的伙伴都不要再出现这种人间惨案。保证文档内容不丢失的方法有两招：

首先，设置自动保存时间。单击【文件】菜单中的【选项】按钮，打开如图3所示的【Word选项】对话框，在【保存】选项卡下，设置自动保存时间。如这里设置为【5分钟】，表示每隔5分钟，文档就会自动保存一次。

设置【自动回复文件位置】，当出现断电之类的情况时，就可以到该位置下找到自动保存的文档了。

图3 设置文档自动保存

其次，一定要养成随时Ctrl+S的保存习惯。职场中办公老手都是敲下几行字就按Ctrl+S保存一下，毕竟文档丢失的亏，吃不起！

3.选择适合编辑的视图

笔记本电脑的屏幕比较小，很多人常常抱怨Word的编辑窗口太小了，影响码字效果。那么何不试试【Web版式视图】？这种视图模式下，减少了软件边缘的空白，且根据窗口大小进行匹配，内容一目了然，最大化利用了屏幕空间。

图4 页面视图

图5 Web版式视图

4.快速定位内容

一份文档动辄上万字，数十字，要在文档中快速找到特定的内容，甚至一句话，就要学一点快速定位技巧。

（1）导航定位法

导航顾名思义，可以帮助寻找特定的文档位置。使用导航的前提是，在【视图】选项卡下【显示】组中，勾选【导航窗格】选项。此时会在文档左边，出现一个【导航】窗格，在这里可以方便地进行文档查找。

图6 打开【导航】窗格

导航定位法-搜索定位

在【导航】窗格，首先可以在搜索文本框中搜索目标内容。如图7所示，搜索【专营店】，关键词，标题变成黄色，表示该关键词在这些标题节中均有出现。单击标题就可以快速定位到关键词所在位置。

图7 在【导航】窗格中搜索关键词

在上面的搜索结果中，只能看到关键词出现的标题节，但是不知道关键词出现的前后内容，从而不能快速确定，究竟哪个标题节才是最终要定位的目标。

此时可以切换到【结果】的方式，如图8所示，就会显示关键词出现的前后文，方便分析要查看的目标内容。

图8 以【结果】的方式查看搜索结果

导航定位法-页面浏览

在【导航】窗格中，【标题】浏览方式下显示了文档中所有的标题，单击具体标题可以快速切换到标题内容下。

而【页面】的浏览方式则显示文档的页面缩略图，帮助快速浏览整份文档，找到目标位置，如图9所示。注意将【导航】窗格加宽，这样能显示更多页面。

图9 以【页面】的方式浏览文档

（2）精确定位法

【导航】定位法比较方便，但是如果要精确定位内容，建议按Ctrl+G键，打开【查找和替换】对话框，精确定位内容。

如图10所示，在【定位】选项卡下，可以根据定位目标的类型进行定位，如需要定位的目标是一张图形，那么输入图形编号即可定位。

图10 精确定位

5.用好格式刷

除了Ctrl+C和Ctrl+V，恐怕最受欢迎的就是格式刷了。可是职场中，至少有40%的小伙伴不直到如何玩透格式刷。

格式刷，单击一次，可以使用一次。双击格式刷，可以无限次使用。

像图11这样，只要双击格式刷，就可以重复使用了。

图11 重复使用格式刷

6.用好复制粘贴

复制粘贴简单又轻松，可是却常常出现意外。网页中复制的文字粘贴出来就变了形？让内容搬运工情何以堪。

其实Word中的粘贴方式一共有四种：

1.保留源格式（保留文字和格式）

2.合并格式（照搬文字，并且格式与当前匹配）

3.粘贴为图片（将复制的内容转为图片）

4.只保留文本（只复制文字，放弃原有格式，粘贴网文就选这种）。如图12所示，就是【只保留文本】的粘贴方式。

图12 只保留文本的粘贴方式

如果想选择其它粘贴方式，要单击【粘贴】菜单中的【选择性粘贴】选项，打开如图13所示的对话框，再选择所需的方式。

图13选择性粘贴方式

在使用复制粘贴时，还有一种情况非常耽误效率。那就是文档中有不同的内容需要重复的复制粘贴：复制A粘贴A—复制B粘贴B—复制A粘贴A—复制B粘贴B—复制C粘贴C……

这种情况下，我只想说：打开剪贴板，效率蹭蹭就提高了！

Word中的剪贴板可以保留最近的24条复制记录，相当于一个临时的复制信息存放点。在这里，可以直接使用复制信息，不用重新复制。

也就是说，前面的工作方式可以变成：复制A—复制B—复制C。然后打开剪贴板，一口气粘贴够：粘贴A—粘贴B—粘贴C—粘贴A—粘贴B……想怎么粘贴就怎么粘贴。

图14 打开剪贴板的方法

如图15所示，将内容全部复制一遍后，这些内容就保留在剪贴板中。在文档中需要粘贴的位置插入光标，然后在剪贴板中选择需要复制的信息执行【粘贴】命令就可以了。

图15 使用剪贴板的方法