电子文件归档怎么做?方式、格式、流程三大实操要点解析
- 2026-11-06 23:36:55
“文件办完了，归档该怎么归？”“PDF、OFD、WPS到底该用哪个格式？”“提交归档后档案部门说检测没通过，问题出在哪里？”——这些是电子文件归档实操中最常遇到的困惑。归档方式选不对，文件传输可能出问题；格式用不对，长期保存可能打折扣；流程走不对，四性检测通不过，归档就卡在最后一步。GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T 22—2015《归档文件整理规则》、DA/T 70—2018《文书类电子档案检测一般要求》以及2024年施行的《电子档案管理办法》，共同构成了一套完整的归档方式、格式与流程规范体系。本文逐一拆解这三方面的核心要求，帮助档案工作者把归档操作走通、走对、走稳。
归档方式：在线与离线、逻辑与物理，
怎么选？
（一）
四种归档方式的概念厘清
电子文件的归档方式可以从两个维度来划分：按照存储位置是否改变，分为逻辑归档和物理归档；按照传输方式，分为在线归档和离线归档。
1.逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。简单说，文件还在原来的系统里，只是管理权限从业务部门转到了档案部门。
2.物理归档。指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。文件要从业务系统中“搬出来”，存到光盘、磁带或硬磁盘等载体上。
3.在线归档。通过电子档案管理信息系统或接口，在网络上完成电子文件及其元数据的归档传输。根据《电子档案管理办法》，归档应通过系统接口在线完成。
4.离线归档。将电子文件集中保存到可脱机保存的移动存储介质（如光盘、移动硬盘等），通过物理载体向档案部门移交。
两组概念之间存在交叉：逻辑归档通常通过在线方式实现，物理归档既可以在线完成（下载到指定存储空间），也可以离线完成（下载到移动载体）。
（二）
在线归档的两种接口方式
电子文件及其元数据归档接口通常包括两种形式：
1.WebService归档接口。适用于业务系统与电子档案管理系统之间通过标准Web服务协议进行数据交换的场景，具有跨平台、松耦合的优点。
2.中间数据库归档接口。通过中间数据库实现业务系统与电子档案管理系统之间的数据对接，适用于两套系统数据结构差异较大的情形。
无论采用哪种接口，均应结合系统运行网络环境以及本单位实际确定，并作出书面说明。
（三）
方式选择的核心原则
1.优先在线归档。基于安全的网络环境实施电子文件归档，是当前法规标准的基本导向。在线归档可以实现归档过程的自动化、可追溯，减少人工干预带来的差错风险。
2.离线归档作为补充。对于不具备在线归档条件的情况，可采用离线归档方式，将电子文件集中保存到可脱机保存的移动存储介质上。但离线归档需要额外注意载体的安全管理和检测。
3.在线归档与离线归档不重复执行。通过在线方式归档的电子文件，不再需要进行离线方式归档。
归档格式：开放、通用、可转换的
技术逻辑
（一）
格式选择的基本原则
《电子档案管理办法》第十六条规定，电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。这五项要求构成了归档格式选择的基本准则：
1.格式开放。不依赖于特定厂商的专有格式，确保在技术环境变迁后文件仍然可读。
2.不绑定软硬件。文件不依赖于特定的操作系统、应用软件或硬件设备才能打开。
3.显示一致性。文件在不同环境下打开时，版式、字体、排版等视觉呈现保持一致。
4.可转换。能够转换为其他通用格式或长期保存格式，不因格式固化而无法迁移。
5.易于利用。便于检索、浏览和提取信息，不因格式复杂而影响利用效率。
（二）
各门类电子文件的归档格式要求
1.文书类电子文件。电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47—2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿，可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。
2.照片类电子文件。以TIFF、JPEG格式保存，可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素数不低于300万。
3.录音类电子文件。重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。
4.录像类电子文件。以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。
5.长期保存格式。需长期保存的文本（表格）文件应采用PDF、PDF/A、OFD、OFD/A等格式；图像文件采用JPG、JPEG、PNG、TIF、TIFF等格式；视频文件采用AVS、AVI、MPEG2、MPEG4、FLV、MXF等格式。
（三）格式转换的实操要点
1.以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
2.同一批档案应采用相同的存储格式，避免因格式混用增加长期保存的复杂度。
3.格式转换应在归档前完成，归档信息包中不应包含需要依赖特定软件才能打开的非通用格式文件。
4.归档格式应支持向长期保存格式的平滑转换，转换后须校验内容一致性与信息可用性。
归档流程：
从文件整理到归档接收的
完整链条
（一）
总体流程概览
电子文件归档流程从电子文件办结开始，到档案部门接收归档信息包结束，主要包括收集、整理、清点、检测、登记、编目六个阶段。按照归档信息包的流转过程，可划分为“形成部门整理移交”和“档案部门接收登记”两个责任段。
（二）第一阶段：
文件整理与组件
1.收集。应在办公自动化系统、业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件及其元数据的收集。同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致。
2.组件与分类。电子公文一般以件为单位进行整理，存放至归档文件夹中，件内文件的构成以及件内文件排序应符合DA/T 22—2015的要求。对完成组件的电子公文，按照DA/T 22—2015的要求进行分类和排序，并编制档号。
3.编号。件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。电子档案文件夹一般以档号命名，内容数据按照“档号”+“-”+“××”（××指两位件内顺序号）的方式命名。
（三）第二阶段：
归档信息包封装与固化
1.归档信息包的结构。归档信息包中一般包含同一批次归档的多份归档电子文件，电子文件应以DA/T 22—2015规定的分类方式为依据进行组织。归档信息包一般包含内容数据、元数据和说明文件三部分。说明文件以XML文件方式存放信息包的元数据信息，包括信息包标识、信息包类型、创建者、创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等。
2.封装方式。常见的封装技术包括ZIP压缩包（广泛用于归档信息包，支持文件与元数据整体打包）、OFD/PDF/A版式文档内嵌元数据（将结构化元数据嵌入文档内部，保障内容与描述一体）、XML封装（通过标准化XML文件描述档案结构与关联关系）。封装可参照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48—2009）执行。
3.固化处理。封装完成后，应使用数字签名、数字摘要、时间戳等技术手段对归档信息包进行固化。生成的固化信息可单独保存，并建立与归档信息包的关联。
（四）第三阶段：
移交检测与登记
1.移交检测。电子文件形成或办理部门提交归档前，应按照DA/T 70—2018的要求以及档案部门的接收要求，对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，检测合格后方可提交归档。
2.移交登记。提交归档过程中，应清点、核实电子文件的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》。
3.提交归档。将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档。
（五）第四阶段：
档案接收与入库
1.接收检测。档案部门接收归档电子文件之前，应按照DA/T 70—2018的要求对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回。
2.接收登记。档案部门接收归档电子文件时，应清点、核实电子文件的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》。
3.接收确认与编目。档案部门接收符合要求的归档信息包并确认，完成归档流程。随后应对归档电子文件的元数据进行解析自动生成归档文件目录，在此基础上对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核、确认和修正。完成整理编目后，应将电子档案及其元数据归入电子档案管理系统正式库。
四性检测：归档流程中不可少的技术关卡
（一）
四性检测的定位与触发环节
四性检测是对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性开展技术检验，是电子档案移交进馆的硬性门槛。四性检测贯穿归档环节和移交接收环节。在归档环节，由形成部门提交归档前进行自检，档案部门接收时进行复检；在移交接收环节，由移交方向档案馆移交前进行检测，档案馆接收时再次检测。此外，电子档案归档后每年至少进行1次检测。
（二）
四项检测的具体内容
1.真实性检测。主要检测电子档案的固化信息是否有效，包括数字摘要、电子签名、电子印章等技术的有效性验证；电子档案内容数据中包含的电子属性信息与元数据中记录的信息是否一致；元数据与内容数据的关联一致性。
2.完整性检测。主要检测电子档案元数据中记录的数量和字节数与实际的数量和字节数是否相符；元数据项是否齐全完整，具有连续编号的元数据项是否有漏号现象；内容数据是否齐全完整。
3.可用性检测。主要检测电子档案内容数据是否可以被正常打开和浏览，是否利于长期保存；元数据是否可以被正常访问；软硬件环境是否适合继续长期保存。
4.安全性检测。主要检测系统环境中是否安装杀毒软件，归档信息包是否包含计算机病毒；载体是否安全可靠；系统是否存在隐含的安全漏洞。
（三）
检测频次与周期要求
1.归档环节和移交环节必须进行四性检测。
2.归档后每年至少进行1次检测。
3.原则上每两年对长期保存电子档案进行一次全面检测；每季度对长期保存电子档案进行抽检，抽检比例不低于5%。
4.在发生系统更新、数据迁移、格式转换等影响电子档案元数据和内容数据的行为时，需要进行全面检测。
（四）
检测未通过的处理
检测完成生成检测报告，可以查看每条档案检测项的检测结果，未通过的检测项可以点击查看未通过原因。根据四性检测结果，对未通过的档案进行整改、修改后重新提交检测。检测合格率达到100%方可通过。
单套归档：
方式、格式与流程的特殊要求
（一）
单套归档的适用条件
来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。实行电子档案单套管理应首先满足五项前置性条件：
1.电子文件形成、归档和电子档案管理均通过安全可信的系统或电子设备实现。
2.具备满足电子档案管理需要的信息化基础设施和必要的管理制度与规范。
3.配备必要的经费和人员保障。
4.建立有效的协调机制。
5.建立持续的培训机制。
（二）
单套归档对方式与流程的特殊要求
1.归档必须通过系统接口在线完成，禁止以移动介质离线交付代替在线归档。
2.电子文件在形成和流转过程中，应一直在系统监控下流转，不存在脱离系统监控的情况。
3.归档应通过归档接口由办公自动化系统向电子档案管理系统推送，由电子档案管理系统完成登记并赋予档号。
4.未通过可行性评估的，应继续实行双套归档。
归档方式、归档格式、归档流程，是电子文件从“文件”走向“档案”必须走通的三条技术通道。方式决定了文件“怎么过来”——是在线的接口传输，还是离线的载体移交；格式决定了文件“以什么面貌留下”——是开放的版式文档，还是可能被淘汰的专有格式；流程决定了文件“怎么走完全程”——从组件编号到封装固化，从移交检测到接收登记，每一步都有标准可依、有规范可循。而四性检测，则是横贯这三条通道的那道“质量闸门”——无论采用哪种方式、哪种格式、哪个环节，真实、完整、可用、安全这四条底线都不能失守。把方式选对、把格式转好、把流程走全，电子文件的归档才算真正完成，电子档案的凭证效力才有坚实的技术支撑。
来源：CN档案管理培训
编辑：潘雪莹
校对：苏春谊
审核：罗奇军
