北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》解读与实践
北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》解读与实践
工程资料采用电子形式以后，怎样保证文件在建设过程中规范形成，又能在竣工后顺利归档和移交？这需要参建单位共同遵守一套贯穿全过程的管理规则。北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》（DB11/T 2291-2024，以下简称《规程》）于2024年7月1日发布，2024年10月1日实施。它把工程电子文件的形成、收集、整理、归档、移交和长期保存衔接起来，为工程电子文件与电子档案管理提供了具体依据。本文结合张斌、贾正芒发表于《工程建设标准化》2026年第8期的解读文章，梳理《规程》的管理要求和项目应用要点。原有的工程资料管理要求仍然适用
采用电子文件后，工程资料应当记录什么、由谁形成、谁来审核，仍要遵循现行工程资料管理标准。《规程》在这些要求的基础上，进一步规定电子文件怎样形成和管理，以及电子档案怎样验收和移交。例如，隐蔽工程验收记录采用电子形式，仍要反映实际验收的部位、内容和结论，仍由相应责任人员检查、确认。电子化改变了记录和办理方式，原有的业务职责与验收要求继续适用。这一点决定了项目实施的起点，应先明确各类资料对应的业务和责任，再把这些要求落实到电子文件管理系统中。仅把表格搬到电脑上，还不足以完成全过程管理。在业务办理过程中按职责形成文件
《规程》把管理要求落实到电子文件的形成环节。形成主体应合法合规、权责明确；文件应在履行职责或处理业务活动中，经过规定程序，依托安全可控的信息系统形成。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《全国档案事业发展“十五五”规划》提出，要加强办公自动化和业务系统的归档功能建设，并推动支撑电子档案全过程管理的应用系统相互衔接。[4]对工程项目而言，应推动电子档案管理系统与形成工程资料的业务系统融合衔接，把归档管理要求前置到资料形成和业务办理环节。工程文件经常由多个单位共同完成。以施工验收记录为例，施工单位形成记录，相关人员审核，监理人员作出确认，各方按照职责和工作流程参与同一份文件的形成。系统应当支持这种协同关系，并记录相应的办理过程。电子签名和电子签章用于确认签署主体、保障文件真实性与完整性。与实体印章对应的电子化形式属于电子印章，加盖电子印章的行为属于电子签章。使用时需要核对认证服务、签署方式和相关技术要求，不能仅凭文件上显示的名字或印章图样判断是否合规。对项目而言，应在开始应用时明确人员身份、岗位权限和签署流程，使业务办理、文件形成与归档准备同步推进。项目可通过一体化平台或系统间集成，统一文件标识、元数据和管理规则，使业务办理形成的文件及签署、版本和办理记录能够按要求归档。文件形成后的修改，也应有相应授权和记录，保留可以追溯的办理过程。图1 在业务办理中按职责协同形成电子文件示意。文件质量要求需要系统持续落实
《规程》要求工程电子文件满足真实性、完整性、可用性、安全性及可追溯性的要求。通常所说的“四性”，指前四项；可追溯性还要求能够查明文件来源及签署者等相关信息。真实性涉及文件的内容、结构和背景信息，以及形成、发送的主体和时间。完整性要求这些信息没有缺损和未经授权的改动，经过授权的注释、增删也应明确标注并可追踪。可用性要求文件能够被检索、呈现和理解，并能够体现与业务活动的直接关系。安全性要求管理过程可控、数据存储可靠，防止文件遭到破坏或非法访问。这些要求需要系统贯穿落实到文件形成、传输、办理、存储、归档和利用等环节。项目选用系统时，应关注它能否保留完整文件及背景信息、支持文件独立保存，并通过有效技术手段和管理措施保护文件。系统安全同样是实施条件。工程电子文件管理系统和电子档案管理系统应按国家网络安全等级保护制度的相关规定开展工作。权限控制、备份和迁移安排，也需要在日常管理中持续执行。图2 文件质量与可追溯性要求示意。把归档和移交要求落实到建设过程
作者在解读文章中指出，《规程》将建设过程中的电子文件管理与竣工后的电子档案验收、移交相衔接。建设阶段按要求形成和管理的文件，到验收与移交阶段，仍应按照同一套规则开展检测和确认。因此，归档范围、文件格式、签署信息和移交方式，应在项目实施过程中提前明确，并纳入业务系统与电子档案管理系统的功能和流程设计。文件形成时保存的信息，应能够支持后续整理和检测。等到竣工时再集中补齐这些信息，会增加核验和移交的困难。竣工图也有专门的形成要求。《规程》区分有施工图电子文件和没有施工图电子文件两种情况；有施工图电子文件的，还区分改绘与无改绘。项目应结合实际采用相应方式，按规定形成能够反映工程竣工实际情况的电子文件。单套制管理和移交，以电子文件、电子档案满足规定条件为基础。它需要完整的形成和管理过程，也需要落实接收机构的制度与技术要求。一个项目能否采用相应方式，要结合实际形成的文件和移交条件判断。图3 工程电子文件与电子档案全过程管理衔接示意。项目案例和推广应用
作者在原文中介绍了中关村工业互联网产业园一期、二期项目的实践。项目组织建设、勘察、设计、施工、监理等参建单位共同参与，并将检测机构、预制构件生产单位等纳入统一管理范围。各单位依托统一技术规则和首建云智慧建管信息系统，按照职责分工形成、流转和汇聚工程电子文件。原文记载，项目实现了建设过程中文件的单套制积累，并在竣工后完成向城建档案馆和建设单位的电子档案单套制交付。移交时，移交与接收双方对电子签名、电子印章的验证验签、交付方式、系统衔接和检测流程进行了反复验证与调整。这个案例说明，项目需要让各参与方遵循统一规则，并在建设过程中持续落实，才能为最终移交提供完整依据。此后，北京的应用工作又有新的进展。2026年8月18日印发的京建发〔2026〕389号通知，在此前试点基础上提出全市全面开展建设工程电子文件应用。对实施电子文件应用且能够提供完整合规电子文件的项目，相关监督和验收过程以电子文件为依据。通知同时要求，实施电子文件全过程应用的建设单位，按照城建档案管理部门的制度与技术规范，以在线或离线方式单套制移交电子档案。项目组织实施时，应把《规程》与现行资料管理标准、档案接收要求一并落实。具体到项目启动，应先约定各单位提交哪些文件、由哪些人员办理、采用怎样的签署和管理方式，并提前明确归档与移交要求。随后随工程进度形成文件、检查质量、处理缺项，使竣工档案建立在建设过程中持续积累的完整记录之上。参考依据
[1] 张斌、贾正芒．北京地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》解读与应用．工程建设标准化，2026年第8期，58-61页．DOI：10.13924/j.cnki.cecs.2026.08.012。
[2] 北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》，DB11/T 2291-2024。
[3] 北京市住房和城乡建设委员会、北京市规划和自然资源委员会．关于在全市开展建设工程电子文件应用的通知，京建发〔2026〕389号，2026年8月18日。
[4] 中共中央办公厅、国务院办公厅．《全国档案事业发展“十五五”规划》．国家档案局网站，2026年6月11日发布。
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