公文、合同、汇报,套模板比重写快

有一种活，磨人的不是写，是排。红头文件的字号行距，我是自己一格一格调过，才知道有多讲究。

先说说这种活长什么样。

给园区报材料、给合作方出合同、给员工发通知——内容每次都变，格式回回一样。标题用什么字体、正文几号字、行距多少磅，错一个数就打回来重弄。

我以前在厂里带数字化升级，往上报的申报材料就是这类格式。光标题和正文的字体字号，我照着要求调过整整一个下午。开店的老板其实一样：员工通知、租铺合同、活动方案，格式都是抄上一次的，抄着抄着就抄乱了。

那时候我就认准一件事：这种格式固定的文件，不该每次从零排。

说白了，模板就是你的「格式存档」。内容天天变，格式一年变不了两回——变的交给 AI，不变的锁死。

一、思路：别让它重写，让它往模板里填

很多人用 AI 做文档的姿势是错的：「帮我写一份通知」。写是写出来了，格式还得你自己从头排——等于活只省了一半。

换个顺序：把一份定过稿的旧文件当样板喂给它，让它照着版式装新内容。格式它是学你的，不是它编的。

操作上分三步。第一步，找一份定过稿的旧文件——就是你以前交上去、没被打回来的那份。第二步，建任务时把它和这次的新内容一起喂进去。喂法官方文档「创建任务」这页写了：可以用 @ 引用文件，可以拖拽或点击上传，也可以粘贴截图；任务描述里写清目标、输入、输出格式和约束。你要的输出格式直接说「Word」，文档原话是「输出格式：希望得到 Word、Excel、PPT 还是其他格式」。

第三步，派活。我的提示词长这样，替换文件名就能用：

给你两份文件： 1.《申报材料-定稿.docx》——只看版式，不看内容； 2.「新内容.txt」——这次要写进去的内容。  任务：按第 1 份文件的版式（标题字体字号、正文字体 字号、行距、页边距、落款位置），把第 2 份的内容 排进去，输出为 Word 文档。  要求： - 只换内容，不动版式； - 新文件命名「申报材料-新版.docx」； - 原样板文件留着别覆盖； - 拿不准的格式细节，先问我，别自己猜。

发出之后去右侧结果区等。官方文档「结果查看」这页写了，产物页签里可以预览 Word、PDF 这类文档结果；点文件旁边的「⋯」，还有「在默认应用打开」「另存为」这些操作。

「在默认应用打开」这步别省。用 Word 打开核对完，才算交付。

二、三个坑，都是真踩过的

坑一：样板本身不规范。它学谁？学你给的样板。你随手翻出一份「差不多」的旧文件当样板，错的版式会被原样复制一份，还带着 AI 的自信。所以样板必须是定过稿的那份，不是你觉得像的那份。

坑二：让它「顺便」改内容。你让它排版，它热情地帮你润色了两句、改了个数字写法——格式活里混进内容改动，你核对的工作量直接翻倍。我提示词里那句「只换内容，不动版式」就是防这个的。内容要改，另开一轮改，别捎带。

坑三：只看预览就交。预览里的字体渲染，跟 Word 里打开不保证一模一样。红头的颜色、落款的位置这种细节，一定要在 Word 里亲眼看过再交。官方文档没写「预览等于最终打印效果」，查不到的保证，我不替它说。

我实测下来的分寸是：格式它排，内容你盯。版式错不错，Word 里过一遍就知道；内容对不对，只有你自己能判断——申报材料里的数字、合同里的金额，出了错可没有「重新生成」按钮。

三、这套思路不止用在公文上

逻辑是一样的：格式固定、内容重复的文件，都值得存一份样板。员工通知、租房合同、报价单、给合作方的汇报——你手里这类文件一定有几样。

做一次样板，往后每次只喂新内容。用得越多，省得越多。

今天就能做的一件事：翻出一份你定过稿的旧文件，另存一份命名为「××-格式样板」。下次再遇到同类活，把它和新内容一起发给 WorkBuddy，让它往里填——别再从头排版了。

刘津宇 · 每天一个 WorkBuddy 小技巧

参考：WorkBuddy 官方文档 https://www.workbuddy.cn/docs/workbuddy/Overview