ERP替代不了的,是财务人手中那张烂Excel

先说个场景，你可能经历过。

公司审计指着某笔合同款问："这笔300万的收入，合同约定的验收节点是哪天？质保金留了多少？什么时候到期？"

你打开ERP，收入模块有金额、有客户、有凭证号。但"验收节点""质保金到期日"——系统里没有这个字段。

你只能翻邮件、翻共享盘、翻几个月前的聊天记录，一番手忙脚乱后把审计要的信息拼凑了出来。

又或者，你默默的打开了电脑某个名字叫“最终版-真的最终版-0930”的excel表格，从中截图了两行信息发给审计，耗时30秒。

这张表，就是我今天想聊的东西：财务手工台账。

我这里所说的财务手工台账，是指各种备查表，不是财务手工账。即便，财务ERP系统发展到今天这个地步，不管大小公司，几乎大部分的财务人员依然摆脱不了这张表。

首先，小公司就不说了，制度流程不完善，ERP系统也不是那么给力，一人多岗造成太多事情的处理依赖人而不是流程或者系统，各种备查必不可少。那么大公司为什么也需要这些呢？大公司流程规范，各种系统配备齐全，流转顺畅，为什么还需要原始落后的手工台账做补充呢？

我们先来说说ERP的偏好，能进行系统处理的东西，需要有一个共同的特性，就是可以打上统一的标签归类，比如商场货架上一模一样的商品，工厂流水线商的产品，ERP系统希望每个数据都能像士兵一样整整齐齐，就可以通过系统规则快速的统一处理，但是总有些情况不那么正常，比如跨期费用，比如关联交易，比如各种三角债....这些特殊情况不一定能在ERP系统中很好的呈现，而且越大的公司ERP系统拆分越多，需要手工辅助系统打补丁的地方也就越多。

还有一种情况，备查表用来跟踪的是事项的进度及全貌，这个是数据ERP系统无法解决的，这时候台账的定位，就是财务对业务的二次翻译，用来把财务语言，翻译成业务语言。

如何有效的利用手工台账这个工具呢？分享几点自身感受：

1、用途要清晰，不能指望一本台账解决所有问题，各种数据密密麻麻堆在一起，颜色标的五颜六色，时间久了，自己都看不懂。

2、要有清晰的索引，有关联的台账之间必须要有一个字段是一致且唯一的，方便随时做交叉比对或者综合梳理。

3、要有清晰的备注，数据来源，口径，特殊情况说明，必须做详细的批注或者备注，不能仅用颜色区分，或者随手做草稿样的过程呈现，要确保别人看到这个表也能一目了然，因为谁能保证自己三个月或者三年后看到这个表格还能明白红色代表什么意思呢？

4、记录连续过程，事态发生变化不做直接修改或删除，如果觉得太冗长，可以每月修改，但按月保存留改前的记录。

5、建立索引，方便多台账查找。

6、做好校验，要有自动检验和报错设置，保证信息准确。

台账是财务团队的组织记忆。人走了，记忆应该留下。这个，不会因ERP或者AI的到来而改变。

*本文为个人从业观察与经验总结，不构成专业意见。具体台账设置请结合企业业务特点与内控要求确定。