加班调休不用再记Excel了:我用多维表格做了一张申请表,加班自动攒、请假自动扣
- 2026-11-07 16:04:59
加班调休不用再记Excel了:我用多维表格做了一张申请表,加班自动攒、请假自动扣小周在一家50人左右的贸易公司做行政。公司加班要提前跟主管报备，加了几个小时就记几个小时，以后用来调休。账记在一张Excel里：谁要加班，先在群里说一声，加完她记一笔；谁要请假，她再减一笔。 麻烦出在请假那天。仓库的老陈发微信问她："我还能休几个小时？"小周把老陈这两个月的加班一行行加起来，再减掉请过的假，算出来6.5小时。老陈说不对，他记得是8小时。两人对了半天才发现，有一次加班主管在微信里回了"可以"，小周没看到，也就没记上。账对不上，问题出在加班和请假都靠人转述、靠人手动加减。 所以我在想，能不能把加班和请假放进同一张表单，员工自己提交，上级在飞书里点一下就算批了，余额不靠谁去加减，从审批通过的记录里自动算出来。这篇用一个多维表格做了这套加班调休申请表：员工交申请，上级收到消息直接点「通过」或「退回」，员工点开链接只能看到自己的余额和申请记录，每周、每月加了多少班，打开视图就能导出。以前每一笔加班、请假小周都要手动记一行，员工每问一次余额她就要算一次，现在这两件事都不用她做了。 员工打开表单，先选加班还是请假，再填开始时间、结束时间和事由。时长不用自己算，时间填完，表单里就显示出这次是几个小时。 
提交以后，上级的飞书里会收到一条审批消息，写着这次申请几个小时、提交时还剩多少可调休，底部有「通过」「退回」「打开记录」三个按钮。点「通过」或「退回」，审批结果就写回了表里。 
员工表里每人一行，已批加班、已批调休、可调休余额都是自动计算的。 
这套表只有两张：员工表一个人一行，记录这个人是谁、上级是谁，以及他的余额；申请记录表一次申请一行，加班和请假都记在这里。两张表用一组双向关联连起来，员工表的「申请明细」里能看到这个人提交过的所有申请。 （1）员工表：第一列「员工」是人员字段，直接选这个人的飞书账号，显示出来就是他的名字。另外要填的是「上级」，它决定审批消息发给谁，必须填。已批加班、已批调休、可调休余额这三个字段都是公式，第三节细讲。 （2）申请记录表：字段多一些，但员工自己只填四个，其余由系统、工作流、上级或公式补上：
「类型」是单选，两个选项：加班、请假。「审批结果」三个选项：待审批、通过、退回，默认值设成待审批，员工新交的申请自动就是待审批。 
时长是这套表里所有数字的源头，余额、每周统计都从它算出来。规则我定得比较简单。 
加班按结束时间减开始时间算，按半小时取整，18:00到20:30就是2.5小时。请假如果在同一天，同样是结束减开始，但最多算8小时，9点到18点算8小时。请假跨了几天，就按天数乘8小时，从开始那天数到结束那天。 公式如下（字段名按你表里的实际名称写）： 
跨天的请假中间如果有周末或法定节假日，公式不去扣，而是请员工拆成几条提交。比如周四请到下周一，周四、周五交一条，算16小时；周一单独交一条，算8小时。如果想让公式自动扣掉周末和节假日，可以把跨天那一行换成NETWORKDAYS函数，再建一张节假日表，每年把放假安排录进去。 余额用公式算：把这个人所有审批通过的加班时长加起来，减去所有审批通过的请假时长。待审批和退回的都不算。改了申请时间，时长跟着变，余额也跟着变；对任何一个数有疑问，顺着「申请明细」就能找到是哪几条申请。 员工表里的「已批加班」： 「已批调休」把类型换成请假，其余一样。「可调休余额」就是两者相减： 
在申请记录表里新建一个表单视图，题目放类型、开始时间、结束时间、事由四个，都设成必填；再把「时长」也放进表单。时长是公式，员工改不了，但填完开始和结束时间就能看到这次算几个小时。 
表单页面每个人看到的都一样，显示不了某个人自己的余额。所以在表单描述里写清时长怎么算、跨周末要拆开提交，再放一个员工表的链接，员工点进去查自己的余额和申请记录。点进去只看得到自己，靠的是第六节的高级权限。 还有两处设置： 第1步：点表单右上方【填写设置】，打开【填写需登录验证】。不登录的话，表里记不到提交人，工作流就找不到这个人。 
第2步：点【分享表单】，选【组织内获得链接的人可填写】，复制表单链接发到公司群里。 
一共两条工作流，一条管提交，一条管审批结果。 第1步：设置触发条件。选【添加新记录时】，数据表选申请记录表。 第2步：添加【查找记录】，在员工表里找到这个人。条件是「员工」等于第1步的「提交人」，查找内容勾选「上级」和「可调休余额」，未查找到记录时选终止。员工表里没登记的人提交了申请，流程就停在这一步。 第3步：添加【修改记录】，把信息写回这条申请。修改第1步的记录：「员工」选第2步找到的记录，「上级」和「提交时余额」分别引用第2步查到的上级和可调休余额。 第4步：再添加一个【查找记录】，重新读一遍这条申请，查找内容勾选「时长」和「余额提醒」。工作流里要用公式字段的值，需要先用【查找记录】查出来，下一步才能引用；「余额提醒」又要等第3步写进提交时余额才算得出来，所以放在第3步之后。 第5步：添加【发送飞书消息】，接收人引用第2步的「上级」，内容引用类型、开始和结束时间、时长、提交时余额、余额提醒和事由。打开【添加底部按钮】，加三个按钮：「通过」和「退回」点击后执行修改记录，把审批结果分别改成通过、退回；「打开记录」执行跳转链接，链接引用第1步的记录链接。 
这里出现的两个字段多说一句。「提交时余额」是员工交申请那一刻还剩多少，写进去以后就不变了，员工表里的可调休余额会一直变。模板里9月25日那条搬家请假，提交时只剩4.5小时，上级照样批了。过几个月有人问起，翻这条记录就有答案。「余额提醒」只看请假，时长超过提交时余额，就显示超出余额： 它只提醒，不拦截：余额不够也能交、也能批，批不批由上级决定。 第1步：选【修改记录时】，数据表选申请记录表，监听「审批结果」，条件设成审批结果为通过，或者为退回。 第2步：添加【修改记录】，把「审批时间」设成当前时间。 第3步：添加【发送飞书消息】，发给第1步的「提交人」，内容带上审批结果、时长和审批意见。 
消息里只能点按钮，写不了审批意见。要写意见就点「打开记录」进表里写，先写审批意见，再改审批结果；顺序反过来，员工收到的通知里就没有意见。 表单描述里放了员工表的链接，员工要打开它，得先有这个多维表格的权限。直接给阅读权限的话，每个人都能看到同事的余额和请假事由。所以要开高级权限，单独建一个「员工」角色，只让他看到和自己有关的那几行。 第1步：点多维表格右上角的【多维表格高级权限】图标，点【开启高级权限】。 第2步：在【自定义角色】下点【添加角色】，命名为「员工」。员工表和申请记录表的数据表权限都设成【仅可阅读】。 第3步：在【记录权限】里，可阅读的记录范围选【满足特定条件的记录】。员工表的条件设成「员工」包含【访问者本人】，申请记录表设成「提交人」包含【访问者本人】。 第4步：点右上角【添加成员】，把员工加进这个角色。上级和行政、人事用编辑者，能看到所有人的数据，也能改审批结果和审批意见。 
申请记录表里建了四个视图。「全部申请」按提交时间倒序；「待审批」只显示待审批的申请，上级积了好几条的时候，打开这个视图逐条处理。 另外两个是给行政、人事做统计用的。申请记录表里有两个辅助公式：「所在周」算出这条申请那一周的周一是几号，「月份」算出年月，两个分组视图就按它们分组。「按人按周」只显示审批通过的记录，先按员工分组，再按所在周、类型分组，每一组列出对应的申请。「按人按月」同理，把所在周换成月份，模板里9月份审批通过的加班有5条、请假有2条，10月份加班有3条。月底要汇报或者核对时，打开视图导出为Excel就行。 
这是一个轻量的加班调休申请表，规则比较简单，适合中小团队。如果公司的调休规则很复杂，比如有有效期、按半天计算，多维表格不一定能完全覆盖，可以考虑专业的考勤系统。 小周现在不用再给人算余额了。老陈想请假之前，先点开链接看一眼自己还剩几个小时，再去交申请。 公司里管加班调休的如果不是你，可以把这篇转给行政或人事的同事。 这套加班调休申请表我整理成了模板，回复「调休」领取。同时可以获取更多免费的多维表格模板和教程。
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加班时间换成调休的公司，最常问的一句是"我还能休几个小时"。这篇用两张数据表做了一套加班调休申请表：员工用一张表单提交加班或请假，上级在飞书消息里点「通过」或「退回」，可调休余额由审批通过的记录自动计算，员工只看得到自己的余额和申请记录，每周、每月的加班按视图导出。
先看效果
目录
1. 两张表的字段设计
2. 时长公式：加班按半小时取整，请假每天最多8小时
3. 可调休余额：从审批通过的记录算出来
4. 表单：员工提交加班和请假申请
5. 工作流：提交后通知上级，审批后通知员工
6. 高级权限：员工只能看到自己的记录
7. 视图：按人按周、按人按月统计加班
8. 改造前后对比
一、两张表的字段设计
谁来填 | 字段 |
|---|---|
员工 | 类型、开始时间、结束时间、事由 |
系统自动记录 | 申请编号、提交人、提交时间 |
工作流 | 员工、上级、提交时余额、审批时间 |
上级 | 审批结果、审批意见 |
公式 | 时长、余额提醒、所在周、月份 |
二、时长公式：加班按半小时取整，请假每天最多8小时
IF(OR(ISBLANK([开始时间]),ISBLANK([结束时间])),0,IF([类型]="Overtime / 加班",ROUND(MAX(([结束时间]-[开始时间])*24,0)*2,0)/2,IF(TEXT([开始时间],"YYYY-MM-DD")=TEXT([结束时间],"YYYY-MM-DD"),MIN(ROUND(MAX(([结束时间]-[开始时间])*24,0)*2,0)/2,8),MAX(ROUND(TODATE(TEXT([结束时间],"YYYY-MM-DD"))-TODATE(TEXT([开始时间],"YYYY-MM-DD")),0)+1,0)*8)))
三、可调休余额：从审批通过的记录算出来
[申请明细].FILTER(AND(CurrentValue.[审批结果]="Approved / 通过",CurrentValue.[类型]="Overtime / 加班")).[时长].SUM()[已批加班]-[已批调休]四、表单：员工提交加班和请假申请
五、工作流：提交后通知上级，审批后通知员工
第一条：新申请提交后，通知上级审批
IF(AND([类型]="Leave / 请假",NOT(ISBLANK([提交时余额])),[时长]>[提交时余额]),"⚠️ Over balance / 超出余额","")第二条：审批结束后，通知员工
六、高级权限：员工只能看到自己的记录
七、视图：按人按周、按人按月统计加班
八、改造前后对比
人工登记（Excel） | 加班调休申请表 | |
|---|---|---|
记一笔加班或请假 | 员工在群里说一声，行政手动记一行 | 员工交表单，自动进表，行政不用记 |
上级审批 | 微信回一句"可以"，表里没有痕迹 | 消息里点通过或退回，结果和审批时间写回表里 |
员工查余额 | 问行政，行政把加班和请假逐行加减 | 点链接自己看，只看得到自己的 |
每周、每月统计 | 行政按人、按周手工汇总 | 打开视图导出 |
余额不够还想请假 | 当面问，口头定 | 记录上标出超出余额，上级决定批不批 |
最后
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