还在用 Excel 管客户?我把它搬进了多维表格
- 2026-09-22 00:51:52
还在用 Excel 管客户?我把它搬进了多维表格前几天在一个外贸论坛翻帖子，看到两个人。 第一个人自己做了五张 Excel 表：任务表、每日工作表、时间轴、库存表、业绩分析表。他说自己用的技术其实很简单，"只有一个 sumifs 的函数"，加上数据透视表。但他卡在一个地方：有些客户会先预订一批货，留着后面几个订单慢慢用，来回几次之后，"自己都搞不清楚每个预付产品的库存还有多少"。 第二个人更干脆，他去淘宝买了一份客户跟进的 Excel 模板。买回来还自己改了改：把表格第二行的"公司名"改成"跟进日期提醒"，再套用一个从百度上抄来的公式，这样就能看清楚哪天该跟哪个客户。他也留了句话：不方便的地方是，"已经有很多客户名单的整理需要花费一定时间"。那条帖子有六十多个人点赞。 我看完的第一反应不是"他们应该上个 CRM"。恰恰相反，能想到用 sumifs 算预付结存、能想到把一列改成日期提醒的人，方向是对的。他们已经在用数据库的思路管客户了，只是手里的工具是 Excel。 问题在于，这条路走到某个位置会遇到问题。 第一个是多人一起改。一个人用的时候没问题，两个业务员同时改就开始出事：他改他的那份，你改你的那份，月底合并的时候发现对不上，谁也说不清哪份是最新的。 第二个是公式越加越多。一开始只有一个 sumifs，后来加了日期提醒，再后来加了业绩汇总。加到第五个的时候，改一个字段，前面四个全报错。而且这些公式全在你脑子里，别人接手看不懂，你自己三个月后也想不起来当初为什么这么写。 第三个是手机上打不开。这个最要命。在客户那儿聊着，对方问"上次那个价格是多少"，你得回公司开电脑翻表。 这三件事，不是你 Excel 用得不够熟，是这个工具本身就管不了。 好消息是，你在 Excel 里辛苦实现的那些功能，多维表格里基本都有现成的，而且不用写公式。 我列了个对照表，可以在多维表格直接实现：
下面一个个说。 先说那位算预付库存的朋友最需要的。 多维表格里有个字段类型叫查找引用。官方文档里有句话我觉得说得特别准：它"是基于 FILTER 函数开发的字段类型"，但"提供了简单的设置界面，无需编写复杂公式"。 说人话就是：它底层干的就是你用 sumifs 干的事，只不过你不用写了，点几下就行。 具体到预付库存这个场景，你需要两张表：一张客户表，一张出入库流水表。然后在客户表里新建一个查找引用字段，设置三件事： - 引用哪张表：出入库流水表 - 引用哪个字段：数量 - 查找条件：流水表里的"客户"等于当前这行的"客户名称" 最后选计算方式。这里有原值、去重、去重计数、求和、计数、平均值、最大值、最小值可选，算结存选"求和"。 配置面板长这样： 
配完之后，流水表里每新增一条记录，客户表里的结存数字自己就变了。你不用再去维护那个 sumifs。 第二位朋友从百度抄的那个公式，是为了看出来哪天该跟哪个客户。 这个思路对，但它有个天然的缺陷：公式算出来的结果，得你自己去打开表才能看见。你不打开，它就在那儿静静地待着。 多维表格的做法反过来，让表主动来找你。 在自动化里选"定时触发"，设定每天早上九点跑一次，筛出"下次跟进日期是今天"的记录，然后发一条飞书消息给对接人。配完之后你早上会收到一条消息，告诉你今天该跟谁。 
第二位朋友提到"客户名单的整理要花不少时间"，我猜有一部分时间是花在总表和子表的对应上：客户信息一张表，跟进记录另一张表，两边靠手工对。 多维表格里用双向关联字段。在跟进记录表里加一个关联字段，指向客户表。配完之后有个很舒服的效果：点开任何一个客户，他所有的跟进记录自动挂在下面，按时间排好。 关联的时候是这样选记录的： 
三个月后你想查某个客户的来龙去脉，点一下就全看到了，不用翻聊天记录，也不用问同事上次聊到哪。 前面说的都是搬完之后的事，现在说怎么搬。 Excel 导入多维表格有两个入口： 打开多维表格，点右上角的 ··· 图标，选导入 或者在飞书客户端左侧导航栏点多维表格，在主页选导入 Excel/在线表格 
导进去之后，系统会自动识别每列的数据类型，把文本、数字这些转成对应的字段类型。 有三条限制你先对一下，别搬到一半发现超了：列数不能超过 100 列，行数不能超过 20000 行，文件不能超过 20 MB。另外还受你当前飞书版本的权益限制。 一般人的客户表离这几个数还远，但如果你那张表是好几年攒下来的流水，先看一眼行数。 提醒一下，如果要导入的时候，先别一次全导，可以先导一张看看效果。 当然并不是劝你卸载 Excel。有三种情况，Excel 到现在还是更合适： 一个人用、不给别人看的时候。多维表格的优势在协作和权限，你一个人算个数，Excel 打开就用，不用登录不用联网。 没网的时候。这个不用多说。 临时算一笔账。比如客户问一个报价，你要现场心算加权平均，Excel 拖两下就出来了，没必要建张表。 非常复杂的表。比如专业的财务的表格，里面有很多格式，很多层级，这种就还是建议excel来做。 回到开头那两位朋友。 其实他们已经做对了最难的那一步：意识到客户信息得有个地方统一管起来，而不是散在微信和脑子里。这个认知比会不会用某个工具值钱得多。剩下的只是换一个不用自己维护公式的地方。 -End-
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二、可以试试多维表格
你现在用的 | 换成什么 | 好在哪 |
|---|---|---|
sumifs 算预付结存 | 查找引用字段 | 点选设置，不写公式 |
抄来的日期提醒公式 | 日期字段 + 自动化 | 到点它主动找你 |
总表和子表手工链接 | 双向关联字段 | 点开客户就看到全部跟进 |
数据透视表做分析 | 仪表盘 | 数据变了图自动更新 |
1、sumifs 换成查找引用字段
2、日期公式换成自动提醒
3、总表子表换成双向关联
4、把excel表搬进来
三、Excel 什么时候还是更好用
最后
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