大家早上好!
我是你们的老朋友”一修哥们二“!
昨天临下班,公司新来的财务部门的小姑娘差点哭了。为啥?老板突然发话:“把去年12个月的工资表,全合并到一张表里,我现在就要!”
小姑娘看着桌面上密密麻麻的“1月.xlsx、2月.xlsx”……手都在抖,这要是手动复制粘贴,今晚的约会肯定黄了,搞不好还得通宵打🥚。
其实这种重复性的工作,根本不用蛮干。我过去拍了拍她柔弱的肩膀,说来吧,我可以教你一招半式,前后不到一分钟,12张表整整齐齐排好了。老板路过看了一眼,都忍不住点赞。
今天就把这个“小妙招”分享给大家,不管你是Excel小白还是进阶选手,看完这篇,以后遇到这种事,你就是办公室里最快的男人了!
为什么我不建议你复制粘贴?
很多新手小伙伴遇到合并表格,第一反应就是打开一个表,复制,粘贴到总表,再打开下一个……
千万别这么干!
1. 慢: 12个表还好,要是138个呢?
2. 乱: 复制多了容易串行列,张三的工资跑到李四头上了。
3. 累: 机械重复劳动最消磨热情,还容易出错挨骂。
我们要用的是Excel自带的一个神器,叫Power Query。听着很高大上?其实操作比煮方便面或者烧开水还简单。
一二三上实操:3步搞定
第1步:先把“菜”备好(整理文件夹)
这一步很关键,很多人容易忽略。
1. 回到电脑桌面,右键 -> 新建 -> 文件夹。
2. 给文件夹起个名,比如叫“合并数据”(别用中文名也行,但最好见名知意)。
3. 把你那12张工资表,全部拖进这个文件夹里。
小提醒:确保这12张表的格式是一样的,比如第一列都是姓名,第二列都是工号,表头要对齐。
第2步:告诉Excel去哪找数
1. 随便打开一个空白的Excel表格。
2. 看下最顶部菜单栏,点击“数据”。
3. 在最左边,找到“获取数据”(有的版本叫“新建查询”),点一下。
4. 依次选择:“来自文件” -> “来自文件夹”。
这时候会跳出一个对话框,让你浏览文件夹路径。
第3步:一键“开火”
1. 点击“浏览”,找到刚才那个“合并数据”的文件夹,点“确定”。
2. 这时候Excel会把文件夹里的文件列表展示给你看,别管那些乱七八糟的信息,直接点击右下角的“组合”按钮。
3. 在弹出的下拉框里,选“合并并加载”。
4. 紧接着会跳出一个“合并文件”的窗口。
示例文件:
随便选一个就行,比如选“1月.xlsx”。
选择表:
下面会出现一个列表,你要找那张具体表,通常就叫“工资表”或者“Sheet1”,选中它,点集“确定”。
刘谦说见证奇迹的时刻到了!
稍等几秒钟,你会发现,原本需要复制粘贴半天的12张表,已经像流水一样,自动合并到你现在的这个空白表格里了!而且是智能的,哪怕你以后再往文件夹里加第13个月的表,刷新一下就能自动更新。
给新同学的科普
这个功能在哪? 如果你用的是Office 2016及以上的版本,恭喜你,这是内置的功能,不用安装插件。如果你用的是WPS,最新版也支持类似的数据合并功能,位置在“数据”选项卡下的“合并表格”。
表头重复怎么办? Power Query非常聪明,它会自动识别表头,只保留一个,不会把每个月的“姓名、工号”都复制一遍。
出错了咋办? 没关系!只要你没点保存,关掉重来就行。或者在右侧的“查询&连接”里右键删除步骤,重新来过。
最后说两句子
职场上,效率就是生命。别人还在吭哧吭哧地复制粘贴,你已经收拾包包准备走人了,这就是差距。
这个方法不仅适用于工资表,还适用于合并每天的销售记录、各部门的考勤表、甚至几百家门店的库存表。学会了这一招,能省下多少加班的苦闷时光啊!
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