国企审计来查账,我靠一张Excel表躲过一劫

前面的文章有提到过，我靠做好工作台账在审计查账的时候，成功避免了背锅。在国企或者大厂待过的都知道，上级会不定时地派几个审计来查账，被抽到就算倒霉了，审计一般都是吹毛求疵的。

当时审计查到我经手的一笔账，A某月中离职了，要求把前半个月的工资直接发给他，但是国企不是私企，工资都是财务统一时间发的，那怎么办呢？没办法，A某的直接主管B某先垫付给他，后面写一份情况说明，说明垫付的前因后果，A某签字画押。我这边的单据上面当事人是A某，理由是给A某提前发工资,转账付给了B某，这里其实有更好的办法，就是直接写明B某垫付，当时确实没有想得那么周到，后面将资料一起拿去审批，最后转账给B某。由于每天经手的单据特别多，这张单据渐渐就忘记了，审计查到的时候，我还一度怀疑自己转错人了，冷汗直流地打开工作台账，找到了那份情况说明的扫描件，当时看着那份情况说明，那一瞬间觉得女朋友都没它可爱，后面审计也认为这笔账没问题，我整个人放松下来，后背已经湿透了。

说到这里，那么什么是工作台账，简单来说就是帮助你工作的账本，你的另一个脑子。我先给大家看看我的工作台账是什么样的：

我在这里给大家介绍，首先，“序号”和“备注”是钉子户，不要依赖表格自带的行数序号，备注的作用是当这个单据出现一些问题，但不至于新立一列，就可以放在备注里，例如前面说到的转账给B某。

“单据类型”是因为单据有采购、补发工资、合同等等不同类型，方便筛选；

“单据编号”是因为例如26年第一单采购就编号采-001，第二单就采-002，以此类推，这个主要用于找纸质资料的时候用，因为往年的纸质资料特别多，而编号一般在纸质的左上角，纸质按顺序存档，找到时候就可以通过编号快速找到，不用一张张去翻，不要小看国企的档案量；

“姓名”、“所属部门"、“金额”这是单据必要项，也方便年底统计各个部门在不同类型审批中花了多少钱，进行数据分析；

“当前进度”是方便提醒自己这张单据批到哪个人了，因为在审批的过程中会遇到某人不在，某人不签，最大的领导需要先放在行政部门再统一拿去办公室，不记录的话，单据一多，有时候会忘记哪张单据正在批。

除了上面说的审计查账之外，工作台账经常帮到我，例如有同事过来，问我某张单据批到哪了，我可以立刻说出进度以及为什么卡在这一步，还有同事过来说他之前给我的那些资料，问我做好单据审批没有，我一查根本没有这些资料，他不相信，我直接将台账给他看，几百张单据就是没有他的，以及年底做统计的时候，什么类型的单据今年做了多少张，金额多少，哪些部门审批的比较多的，我都可以直接拿出来。

其实做台账也不是来国企之后学会的，在之前我曾经做过跨境电商运营岗，产品靠海运，周期长，产品上架后要根据销售情况补货，每天头晕脑胀，像在做数学题。为了方便，我用excel表格登记产品信息，确保自己不会遗漏哪个，后面渐渐地发现，一个产品的销售速度、库存、海运时间、进货速度、海外仓上架时间这些在表格上面设置好公式，每天只要输入网店上面的库存，就知道要补多少货。当时也不知道这东西是工作台账，那时候也没有AI这些东西，有的话可能更快哈哈哈。

工作台账这东西，开始做一定不会是完美，只有在工作中不断去完善，时间久了对于你自己来说就是完美的工作台账，网上很多XXX表模板，虽然方便但是不一定适合自己还要花钱。

再跟大家说一个工作台账的作用：假如你是刚毕业或者刚进入一个新行业、新工作，对于工作内容不熟悉的朋友，可以简单建立这样一个表格，写下你遇到的情况，然后请教同事，第一步第二步。

除了这种实操流程，台账思维也可以帮你快速积累任何新岗位的经验。比如：

台账或许不会让你升职加薪，但它能让你在被问住的时候，不那么慌。