搞定:无压工作的艺术PPT课件

搞定：无压工作的艺术

目录

01 搞定：通向从容之道02 远离压力，提高效率03 三个关键原则

我们正在面临的问题……

工作量与日俱增相比二十年前，因为信息化的进步，工作量的增长呈指数级，过多的选项和机会会带来决策和选择的压力。

工作不再有清晰的边界知识性的工作相比过去的按部就班就能完成的体力工作，边界已经非常模糊，成果也越来越难以界定。

工作（生活）不断变化我们大多数人在过去 72 小时里经历的生产变革、项目规划、以及工作内容重心的变化，比父辈们 1 个月甚至 1 年内经历的还要多。

旧模式和习惯已让人力不从心日程表和任务清单，已经不足以应付现如今大量的邮件和即时消息带来的巨大的工作量。

传统的时间管理方法没有效果的原因……

传统的时间管理方法的本质是，要求我们认清主要目标与价值观，进而为工作赋予先后次序。然而，实践中却不尽如人意，原因有以下三个方面：01.在处理每天、每小时要完成的事情时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们无法集中足够的精力去关注更重要的问题02.由于个人管理系统方面存在缺陷，引发一种下意识的抵触情绪，所以在面对棘手的项目和目标时，这种情绪会阻碍具体行动的实施。03.一旦提出了更高一级的要求和价值观，我们原有的标准和着眼点也将随之提升，这会让我们认识到有更多的事务尚未完成。这通常只会在我们肩上再加一把稻草，让我们更加不堪重负。

知识工作的本质

在知识工作中，没有人指派任务，需要由工作者自己确定。“这项工作的预期成果是什么” 是一个有助于提高知识工作者工作效率的关键性问题，这个问题可能会导致一些极具风险性的决定。通常，没有正确的答案，只有不同的选择。想要获得高收益，一定要确认预期结果。

—— 彼得・德鲁克

本课程所倡导的时间管理方法

管理你的行动决策在某个时间，应该做什么，才是最重要的。事务极少由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动。

采用自下而上的方法从当前活动和任务的最底层入手来处理事务，对提高个人工作效率最具实用价值，而不是传统认为的自上而下。

对行动的横向管理和纵向管理横向是把涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏的加以执行。纵向是对每个具体主题项目进行思考和协调，并跟踪其进展。这样做的目标都是帮你解除心理负担，并把事情做好。

● 最重要的技巧：把一切事物赶出大脑通常，盘踞在你脑海中的问题的数量与解决问题的效率成反比。

掌控生活：横向管理工作流程的 5 个步骤

第 1 步：收集引起我们注意的事物和信息

百分百收集一切未竟之事大脑中的未竟之事会折磨你的心志，从而分散你的注意力。你需要将所有未竟之事放入一个外部“储存器” 中。

工具：有形文件夹、纸质记事簿、电子设备、邮箱或短信、其他。

影响成功收集的因素

尽量减少收集工具的数量：你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。把一切赶出大脑：每一件悬而未决的事，必须储存在你的收集系统中，而不是在你的大脑中。定期清空收集工具：你必须定期清空这些工作篮，否则堆积如山的材料会让工具失去作用。

第 2 步：理清每个项目的意义和相关措施

这是什么？含混不清的信息会导致遗漏和不当处理。澄清这个基本问题是首要的。

是否需要采取行动？面对需要采取行动的材料，你要决定两件事：①你承诺完成哪些工作？达成哪些目标？②下一步需要采取什么行动？

下一步行动是什么？“下一步行动” 是指那些可执行、可操作的具体行动，并且只有将其完成之后，才能推动整个事情向着既定目标发展。

第 3 步：组织整理结果，提出选项

材料 (stuff)→工作篮问题 1：这是什么？问题 2：是否需要采取行动？→不需要行动：垃圾、将来 / 也许备忘录、参考资料→需要行动：下一步行动是什么？→两分钟内能做完：立即执行→不能两分钟做完：指派别人 / 延迟处理

对下一步行动进行归类：

两分钟立即执行的立即着手完成 ta，因为保留、跟踪 ta 所花的时间，比立刻完成 ta 更长 —— 所以立即执行 ta 可以提高效率。

需要持续跟进的【日程表】归纳需要在某一指定日期或时间里执行的行动。【下一步行动清单】无法指派他人的下一步行动都应记录在清单中。与日程表一起，构成每日行动管理组织和导向的核心结构。

【日程表】是一块神圣的领地，一旦在那里标记了某个行动，你就必须在那个特定的时间完成，而在别的时间根本不考虑这个行动。

对无需付诸行动的事务：

垃圾扔掉，不要留着，不然会损害其他正常的行动。

将来 / 也许清单保存目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。拥有这个清单，会让人倍受鼓舞。比如：创建自己的网站、乘坐一次热气球、出版我的回忆录……

参考资料具有重要价值的信息，在需要的时候查看，将这些信息以书面或电子形式加以保管，注意要进行归类，以便需要的时候可以快速索引。

第 4 步：思考回顾

1.楼视野至少每周回顾一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，快速清理自己面临的行动和决策。

回顾顺序从“日程表” 开始，然后是 “下一步行动清单”，最后是 “等待处理清单”

回顾时机和内容关键的成功因素是：每周回顾。并完成以下任务：收集和加工处理所有“材料”，回顾整个系统，更新各类清单，做到彻底、清楚、实时和完善。

第 5 步：选择行动

选择行动方案的三种方法

四标准法（确定某一时刻具体行动）

按顺序，分别对以下四个标准进行评估分析：1、情境2、有多少时间3、有多少精力4、重要性

三分类法（确认每日工作）

确认工作的三种类型：1、执行事先安排好的工作2、处理突发事件3、安排自己的工作

六层次法（总体检视工作）

5 楼视野：目的和原则4 楼视野：愿景3 楼视野：目标2 楼视野：关注点及责任范围1 楼视野：当前项目0 地面：当前行动

掌控项目：纵向管理项目的 5 个阶段

选择正确的计划方法

计划得越深入，形式越随意自然，效果就越理想，同时，也能释放更多压力。

自然计划模式

人的大脑面对任何任务时，都会经历的 5 个思考步骤：1、定义目标和原则：你的内心充满促成某件事的冲动2、展望结果：你设想着可能的结果3、头脑风暴 / 集思广益：你冒出一个又一个可能的想法4、组织整理：你对它们进行归纳整理，并纳入到一个系统中去5、明确下一步行动：你为实现目标，确定了下一步的具体行动

反应式计划模式

实际工作中，有太多人一上来就进入了“谁有好主意？” 的阶段，这就是一直处于遇到问题就直接反应的模式，往往导致混乱。

自然计划法的技巧

阶段 1：目标用这个问题来明确你的目标：“为什么？”

阶段 2：原则主动与别人交流并澄清你的原则，有利于蓄积力量，并减少抵触和冲突。

阶段 3：前景 / 结果当你的大脑中产生了一个清晰的景象，描绘出你渴求的结果，并专注于这个景象时，你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了。

阶段 4：头脑风暴不判断、不质疑、不评估、不批判，追求数量不求质量，把分析组织置于次要位置

阶段 5：组织整理明确事件的重要组成部分，整理分类，足够详细的描述。

确定下一步行动

● 针对当前这项工作进程中的每一个环节，确定下一步行动。● 如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案。

抓住关键

在一件事的诸多头绪中，总有某个部分是我们必须率先完成的，事情的其他部分的进展都有赖这部分完成的结果。也就是说，你总能找到唯一的“下一步行动”，而这个行动正是其他行动的关键条件。

2.1 准备工作：确定时间、空间和工具

下定决心，全力以赴！通过行动让自己感觉良好，要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。

预留时间

对于大多数人来说，理想的做法是安排出两整天的时间。最好是周末或节假日。如果是工作日，确保这个时间内无人打扰。

对于你的工作效率和精神健康来说，专门腾出两天的时间来启动这个管理计划，其价值会翻倍。

如果你抽不出两天的时间，也不要因此一再推迟你的行动，任何行动都会使你受益，不论你投入的时间是多还是少，两天并不是必须的。

准备工作区

你必须准备一个专门的、私人和独立的工作区—— 在家里、在工作场所，如果可能的话，甚至在旅途中也要有个工作区。

工作区最基本的要素，包括一张桌子和一个可以放置工作篮的空间，或许对大多数人来说，还需要一个容纳核心数字工具的空间。

工作区的实用性是至关重要的。还要提醒的是，不要共享工作区。

准备好你需要的工具

提升个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有你乐于实用的管理工具。

如果资料归档系统失控，它就会阻碍你的工作流程，使你的工作环境再次变得杂乱无章。

如果你的资料归档系统在速度、功能和趣味性方面有所欠缺，整个信息收集过程就会令你苦不堪言。

2.2 收集阶段：归拢材料

外在的收集工作

搜索周围的环境，检查一下哪些事项还没有做到位，把它们通通放入工作篮。

顺序：办公桌面→办公桌抽屉→柜子、台子的表面→柜子、台子的内部→地板、墙壁和书架

注意事项不要掉入打扫和整理的误区不要陷入这个时间处理具体事情的误区如果发现垃圾，别犹豫，立刻扔掉！

内在的收集工作：清空你的大脑

把你大脑里的事情，写下来！并放进工作篮！

注意事项为了后续便于整理，每张纸只写一件事不用遵循特别的顺序，你想到的记得的，不论大小，都写下来宁滥勿缺，关注数量，不要遗漏。

对照“引子清单” 回忆，可以帮你减少遗漏

[引子清单]

职业方面：项目、交流、回应、对他人的承诺、会议、材料、计划、组织发展、职位、系统、场地、着装。个人生活：项目、对他人的承诺、餐饮、交流、回应、纪念日、设备、休闲活动、财务、宠物、法律、家庭活动、物业、健康、交通、服装、社区、杂事

2.3 理清阶段：清空工作篮

处理工作篮事务的基本原则

首先处理工作篮最上面的事务大多数人喜欢先在工作篮或电子邮件里搜索最紧急的、最有趣的或自己最喜欢的事情来做。虽然紧急搜索的方式有时也是必要的，但是不应该是一个常规的做法。你必须养成从一端开始，按顺序处理事情的习惯。

一次一事大脑的模式是一次可控制能处理一件事，当你想要并行处理很多事时，其实只是在多件事情之间来回切换，这只会消耗你的经历，并且每次切换，大脑总要经历重新适应新任务的过程，这让效率更低。

永远不要把事务再放回工作篮你的大脑会“认知疲劳”—— 即你做出的每一个无论大小的决定都会消耗脑力，决定对这个事务不做处理，本身也是一个决定，消耗了你的精力，却没有得到任何进展，这就是一个糟糕的习惯。你需要做的是，当你把一件事务从工作篮中取出，就应该立即判定它的实质和处理方法。

处理过程的关键问题：“下一步行动是什么？”

如果不需要付诸行动，该怎么办？

垃圾把生活中的各种事情汇集到一起的时候，你会对自己的情况有更加清醒、更全面的认识，知道哪些事情是必须做的，哪些事情是不必做的。定期审查和清理过时的信息，在处理归档资料时问自己“我这么保存有必要吗？有用吗？能否确保在必要时通过互联网或其他渠道获得？”

酝酿工作篮中存在这样一些资料，目前没有什么可做的，但是也许今后有用，比如一封邮件预告了一个两周后的商务演讲，你希望去参加，但是目前你无法确定两周后的时间。这些情况，要么“把它计入将来也许清单”，要么 “把它提示的内容写入日程表或者备忘录”

参考资料建立一个文件归档系统，来保存你的参考资料和辅助信息。“少于 60 秒”、“让你乐于使用”、“就在手边”、“一般性归档” 是让归档系统全速运转的重要因素。

如果需要采取行动…… 那么具体行动是什么？

下一步行动必须是可执行的具体行动“开会” 并不是下一步行动，下一步行动应该是发邮件或打电话召集人员。“决定这件事应该如何处理” 并不是下一步行动，下一步行动应该是一个具体的能让你的决策变得简单或可以立即执行的动作，例如获取一些相关的信息（给 A 打电话问问她的看法）或自行思考（进行头脑风暴）。

一旦你确定了下一步行动● 立即执行（两分钟内可以完成）● 委派他人（如果你自己不是完成任务的最佳人选）● 推迟执行，把任务放在你的 组织系统中，日后再做

开阔视野

当你做完前面说的，就是说已经处理完“工作篮” 中所有的材料，你还需要进行最后一步 —— 开阔视野。将你的注意力从每个独立行动的具体细节提升到更宏观的方面，即你的项目。审视你的“下一步行动” 是否帮助项目朝向目标的方向前进。

2.4 组织整理：建立好清单

拥有完善的组织整理系统，你才有精力去放眼更宏观的问题，大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得以释放。但是，前提是，你的组织整理系统必须比你的大脑更可靠，这样你才能信任它、依赖它。

界限分明必须对事务进行分门别类的保存，无论是视觉上、具体形式上、还是心理上。如果彼此混淆，系统就失去了意义。

只需要清单或文件夹清单或文件夹是指一群具有相似特征被归为同类的事情的混合。

组织整理需要尽快完成的行动提示信息（ASAP 行动）

ASAP：As-Soon-As-Possible 的缩写，意思是 “越快越好”

根据情境进行分类情境的意思是指，完成该行动所需要的工具或地点或情形。比如“电脑”、“电话”、“外出”、“办公室”、“在家”、“议事日程”、“阅读 / 回顾” 等。

使用原始信息作为自身的提示减少誊抄和重新填写信息，可以减少整理的工作量。如果可以，使用数字化的信息管理工具，会更便捷，因为随时调整也不需要重新抄写。

如何在清单中列出项目和子项目，完全取决于你自己，你只需要确保自己知道变动内容的所处位置，并根据需要经常回顾，将他们清出你的大脑。

2.5 回顾阶段：保障系统的有效运行

为什么要进行回顾？

● 假如你有一个打电话的清单，但如果有一些必须打的电话却没有被列在这个清单上，你的大脑就不会再相信这个电话清单，从而导致你的大脑在完成这个低脑力要求的活动时，也无法感到轻松。结果，你的大脑又不得不重新负担起记忆、加工处理和提醒的责任，从而又像从前一样低效运转。

● 所以，你的系统必须要保持有效运转，就不可能处于静止不动的状态。

● 这个系统必须实时更新，紧跟事态发展，这样才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择，这也正是回顾过程的主要目的。

要回顾哪部分的内容？在什么时候进行？

只要你能保证在适当的时间查阅适当的资料，那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟。首先看看日程表，然后看看行动清单，最后根据情境选择恰当回顾的内容。

每日回顾

每周回顾再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段—— 收集、理清、组织、回顾所有哪些待定的承诺、意图和倾向 —— 知道你能够确认：我已经完全掌握了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。

2.6 执行阶段：选择最合适的行动

选择行动的三种方法

四标准法（确定某一时刻具体行动）

1、情境：由于行动清单是按情境分类的，所以依然当你所处情境不同时，你需要选择最适合的行动。2、时间：如果你的行动清单在哪个罗列的行动非常全面，那么她就能提供更多的选择、更全面的信息，从而使你更加轻松地根据当前的空闲时间来选择恰当的行动。3、精力：即便是你精神疲惫，依然可以拿出一些需要极少精力就能完成的小事来做。4、重要性：除非你对工作了如指掌，否则你不可能对抉择感到胸有成竹。

三分类法（确认每日工作）

确认工作的三种类型：1、执行事先安排好的工作2、处理突发事件3、安排自己的工作

许多人对第 2 项活动纠缠不清 —— 似乎对付出乎意料的事情更容易些 —— 而对其他两项置之不理，这种做法绝对是弊大于利！

许多人借口处理这些不断出现的突发事件，来逃避安排工作、管理清单的责任。

面对意外出现的工作时，一定要冷静地考虑清楚它是否值得你停下其他工作，千万不要为了忙碌而忙碌。

六层次法（总体检视工作）

5 楼视野：目的和原则4 楼视野：愿景3 楼视野：目标2 楼视野：关注点及责任范围1 楼视野：当前项目0 地面：当前行动

采用自下而上的方式处理工作。

重新设定一个愿景或者目标轻而易举，但要以一种简化、协调和无压的方式去具体落实，却必须经过学习和实践。

不要担心哪个层次的视野或者哪种生活内容是最优先处理对象，只管处理当前情况，一旦这么做，你会跟更有效地发现并解决对你言真正重要的事项。

原则一：养成收集的习惯

收集习惯给个人带来的好处

铲除消极情绪焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作，而是由于你撕毁了同自己的约定。要做而未做，这种自我违背的情况，让你不断的消耗内在能量。有一份客观、完整的工作清单并进行定期回顾，可以让你更加轻松并理直气壮的说“不”。

收集习惯给团队带来的好处

提升团队效率作为一个成功的组织，他的内部必须创建这样一种文化—— 每个人都可以坦然面对超出自己能力的工作量，对于哪些无法及时完成的工作，可以对其重新协商、制定计划。

原则二：确定“下一步行动”

在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成易操作的小任务，然后立即实施其中第一项内容。

—— 马克・吐温

原则三：学会关注结

结果和行动是紧密联系、相互影响的。

只有当你对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有你知道该如何行动的时候，结果和现状才能联系起来。

生活中，只存在两种问题：1、你知道你想要达到什么目标，但你不知道如何达成它。2、你不知道你的目标到底是什么。

那么，也就只存在两种解决方案：1、找到你的目标（结果）2、找到具体的办法（行动）

总结

通过运用本课程的技巧，能体会到“心如止水” 的境界，并施展出你的创造才能。你更可以在应用中调整，让这个工具更适合自己。

祝你拥有更美好的人生！

核心：为自己提供有关事情的适当线索，以便自己在适当的时间予以关注，这是无压力工作效率的核心做法。

心流：你每次只能有意识的关注一件事情，如果那是唯一吸引你注意的事情，你就处于沉浸状态。

外脑价值：你的大脑是用来获得想法的，而不是用来保存想法。