合同管理的痛点
做采购的朋友应该都有体会：每签一份合同，就得手动把合同编号、金额、供应商、付款条件这些信息抄到Excel汇总表里。
一份合同还好，一个月签个十几份，光是录入就要花掉一整个下午。更烦的是，信息录错了回头对不上，财务那边又得打回来改。
我最近试了一个办法：让AI助手来干这件事。
我的做法
第一步：告诉AI你要什么
我的需求很具体：
"请提取PDF中的合同编号、签订日期、合同金额、付款条件、供应商名称、经办人信息，然后写入Excel。Excel表头包括：合同编号、项目编号、签订日期、合同金额、发票金额、入库金额、付款金额、收票未付款金额、入库未付款、合同未付款、付款条件、供应商名称、经办人。"
关键是把你要什么字段说清楚。不是泛泛地说"帮我整理合同"，而是把每一个列名都列出来。
第二步：说明你的业务规则
光说要什么字段不够。实际的合同管理有一些"潜规则"，我也一并告诉了AI：
- 1. 项目编号按"供应商简称-数字"自动生成，比如"XX电力-001"
- 2. Excel按供应商排序，同一个供应商再按项目编号排序
- 3. 新增合同时，要判断合同编号是否已存在——存在就补填数据，不存在就插入到对应供应商最后一行的尾部
- 4. 签订日期以总经理审批时间为准，不是合同上写的签字日期
- 5. 未付款金额用公式自动计算，不要写死数字
这些规则看起来琐碎，但恰恰是让AI真正"能用"的关键。你不说，它就按自己的理解来，出来的结果十有八九不是你想要的。
第三步：甩PDF过去
规则定好之后，每次有新合同，我只需要把PDF文件丢给AI，它就自动完成：
- 1. 解析PDF——用的是MinerU这个工具，能处理扫描件和盖章文件
- 2. 提取关键信息——合同编号、金额、供应商、经办人、付款条件
- 3. 判断新增还是补填——检查合同编号是否已在Excel中
- 4. 写入Excel——插入到正确位置，公式自动带上去
整个过程，我只需要说"把这个合同也录入"就行。
实际效果
拿一份典型的采购合同PDF举例。AI解析后，会自动提取出这些信息：
- • 合同编号：直接从合同审批表抓取
- • 签订日期：取总经理审批那一栏的时间戳
- • 合同金额：OCR识别，同时和中文大写金额交叉验证
- • 供应商名称：从"对方（供方）单位"字段读取
- • 经办人：从审批表的经办人栏获取
然后自动填入Excel，收票未付款、入库未付款、合同未付款三列用公式自动算好。后续我补充了发票金额、入库金额之后，未付款金额会自动更新，不用手动重算。
用到的工具
简单列一下技术栈，不展开：
- • MinerU：PDF解析，支持扫描件、盖章件、表格提取
- • openpyxl：Python操作Excel的库，支持公式、样式、排序
- • AI助手：负责理解意图、编排流程、处理异常
对普通用户来说，你不需要了解这些。你只需要知道：把PDF丢过去，Excel自动更新。
几点心得
说清楚你的规则。 AI不是读心术。项目编号怎么编、日期取哪个、排序按什么规则——这些"业务知识"必须由你来定义。第一次花时间说清楚，后面就一劳永逸。
数据校验很重要。 合同金额这种关键字段，AI会用OCR结果和大写金额做交叉验证。如果你发现某次识别有误，告诉它，它会记住并调整。
公式优于硬编码。 让AI用Excel公式而不是直接写数字。这样你后续手动改了某个金额，相关联的列会自动更新，不用重新跑一遍。
脱敏。 合同数据是敏感信息。如果要把这个过程分享给别人（比如发公众号），记得把供应商名称、金额、经办人这些全部替换掉。本文中提到的所有数据均为虚构示例。
