MyExcel 实战|库存管理系统使用(3):入库 / 出库 / 调拨单录入全实操

昨天我们已经完成了库存管理系统的基础资料录入和期初库存设置，今天进入核心实操——单据录入。

日常库存管理中，最常用的就是入库单（进货）、出库单（销售发货）、调拨单（仓库间调货），这三类单据直接影响库存数据的准确性。今天我们就结合具体的业务示例数据，一步步教大家录入，每一步都讲清细节和注意事项，新手也能一次性录对。

一、先明确今日演示数据（直接照搬实操）

以下是本次单据录入的示例业务数据，对应真实商贸公司日常业务，大家可跟着录入，熟悉操作流程：

1. 3月3日：从海风电器厂进货，存入主仓库

• 电视机 55A20D：3台，1150元/台
• 洗衣机 120-BZ628：3台，1300元/台

1. 3月4日：销售给天达商贸公司，从主仓库发货

• 空调 z500-1：2台，2800元/台
• 洗衣机 100-BDE658：1台，1800元/台

1. 3月6日：销售给飞扬纺织厂

• 电冰箱 201GHPG9Z：2台，2300元/台（从门店库发货）
• 电视机 56B33D：1台，1800元/台（从主仓库发货）

1. 3月8日：调拨商品

• 洗衣机 120-BZ628：1台，从主仓库调拨到样品库

二、入库单录入（采购进货，库存增加）

入库单用于记录采购进货业务，录入后系统会自动增加对应仓库的商品库存，录入前我们先核对期初库存，确保数据连贯。

1、核对期初库存： 打开【商品资料汇总】，选择全部商品，可看到期初库存（录入基础资料时设置）：

• 电视机 55A20D：主仓库 5台
• 洗衣机 120-BZ628：主仓库 5台；

2、打开【入库单】，开始录入第一条进货数据： 

备注：供应商、收货仓库均通过数据规范录入，点击输入区会自动弹出选择框，选择对应内容即可（无需手动输入，避免输错）；

3、日期修改说明： 

日期栏默认有内容，若需修改，需在日期单元格上点击鼠标右键，选择【选择】，才会弹出日期选择框，修改后确认；

4、 明细表录入（核心）： 

品名规格同样通过数据规范录入，支持多选；找到对应商品（电视机 55A20D、洗衣机 120-BZ628），双击商品名称，商品会自动添加到右侧选择框，点击【确定】，即可添加到入库单明细表；

5、录入数量和单价： 

手动录入采购数量（电视机3台、洗衣机3台）和单价（1150元/台、1300元/台），金额会由系统自动计算，无需手动核算； 

6、保存单据： 录入完成后，点击【保存】和【关闭】按钮，完成入库单录入；

7、 核对库存： 再次打开【商品资料汇总】，可看到库存已自动更新：

• 电视机 55A20D：主仓库 8台（5+3）
• 洗衣机 120-BZ628：主仓库 8台（5+3），说明入库单录入成功。

三、出库单录入（销售发货，库存减少）

注意：本系统的出库单，本质是销售出库单，不仅记录出库仓库和数量，还需录入销售单价、金额及客户信息，和“领料出库”不同（有网友留言混淆，这里重点说明）。单据上的单价、金额需手动录入，对应销售单价，不自动计算出库成本。

1、打开【出库单】，先录入主表信息： 客户、日期的录入方法，和入库单一致（客户通过数据规范选择，日期修改需右键选择）；

2、重点设置：是否允许零库存出库

• 下拉选择项，默认是“否”；
• 若选“是”，即使对应仓库无库存，也可录入出库单（适合不规范小企业“快进快出”，先开销售单、后补入库单）；
• 注意：零库存出库可能导致库存为负数，影响数据准确性，非必要不开启；若开启，后续务必及时补录入库单；

3、明细表录入：

• 品名规格：同入库单，支持多选，选择对应销售商品（空调 z500-1、洗衣机 100-BDE658 等）；
• 仓库：通过数据规范单选录入，选择后会自动显示当前仓库的商品库存量（方便核对，避免超库存出库）；
• 数量、单价：手动录入，金额由系统自动计算；

4、保存并继续录入： 第一张出库单（销售给天达商贸公司）录入完成后，点击【保存】→【填写下一张】，继续录入第二张出库单（销售给飞扬纺织厂）；5、完成所有出库单录入后，点击【保存】→【关闭】；

6、核对库存：打开【商品资料汇总】，查看库存变化（对应出库数量减少）：

• 主仓库：空调 z500-1 3台（原5台-2台）、洗衣机 100-BDE658 4台（原5台-1台）、电视机 56B33D 4台（原5台-1台）；
• 门店库：电冰箱 201GHPG9Z 3台（原5台-2台），说明出库单录入成功。

四、调拨单录入（仓库间调货，库存转移）

调拨单用于将商品从一个仓库转移到另一个仓库，录入后，调出仓库的商品数量减少，调入仓库的数量增加，不影响总库存。

1、打开【调拨单】，录入核心信息： 录入方式和入库单、出库单类似，重点选择【调出仓库】（主仓库）和【调入仓库】（样品库），其余信息（如日期）按实际情况录入；

2、注意事项： 单据上的单价、金额，目前无实际意义（本系统仅支持简单调拨，不计算调拨成本）；若有“变价调拨”业务，单价、金额才需录入，日常简单调拨，录与不录都不影响系统使用；

3、明细表录入：选择调拨商品（洗衣机 120-BZ628），录入调拨数量（1台），无需录入单价、金额；

4、 保存单据：录入完成后，点击【保存】→【关闭】；

5、核对库存： 打开【商品资料汇总】，查看调拨后库存：

• 主仓库：洗衣机 120-BZ628 7台（原8台-1台）；
• 样品库：洗衣机 120-BZ628 1台（原0台+1台），说明调拨单录入成功。

至此，库存管理系统最核心的三类单据（入库单、出库单、调拨单）录入方法，就全部讲解完成了！ 关键是记住：入库增库存、出库减库存、调拨转库存，录入时核对好仓库、商品和数量，就能保证数据准确。

明天我们将讲解各类查询表的用法，教大家如何快速查询库存、单据、销售数据，让库存管理更高效，继续跟着合集学起来～