普通人的AI手册 · 第07期

PPT不会做？告诉AI你要讲什么，它帮你想结构

先想清楚再动手——这件事想清楚了，后面全顺

场景实战篇职场提效

📖 阅读前需要知道的事

• 提示词（Prompt）：就是你对AI说的话——你让AI帮你做事时说的那一段话，就是提示词。简单说，就是你"问AI的方式"。
• 追问：AI回答之后你继续提问。好的使用方式是不断追问，不是一次问完就结束。
• 上下文：AI在同一段对话里记得你说的话，所以不要每次都重新解释背景，直接接着聊就行。

01 那个对着空白页发呆的时刻

你有没有经历过这个时刻—— 打开PowerPoint，新建一页，盯着闪烁的光标，完全不知道该写什么。 "标题写什么？这一页要放几个点？后面接什么内容？" 半小时过去了，封面做完了，内容页还是一个字没敲。

你以为是排版问题，你以为是工具问题，你以为是设计问题。其实都不是——是你从一开始就卡在了最关键的地方：你想清楚要讲什么了吗？

02 先看看差距在哪里

❌ 没有结构的PPT（大多数人现在做的）

大多数人

Q3工作汇报

一、本季度工作情况

本季度完成了多个项目，包括A、B、C等。与相关方进行了多次沟通。下阶段将继续努力，做好相关工作。

——听君一席话，如听一席话。看完了不知道他做了什么、做到了什么、有什么价值。

✅ 有清晰结构的PPT（聪明人的做法）

聪明人

本季度核心成果（3件最重要的事）

① 主导X项目从0到上线，上线首周留存率38%，超预期15个百分点

② 推动Y流程优化，将审批周期从7天压缩至3天，预计每月节省约40小时跨部门协作时间

③ 独立完成Z客户续约谈判，续约率100%，合同金额同比增长22%

下季度关键目标（3件最重要的事）

① X项目推出2.0版本，目标留存率提升至45%

② Y流程在集团内复制推广，已申请试点名额

③ 开拓A行业新客户，目标Q4新增2个标杆案例

——一目了然。做了什么、结果如何、下一步做什么，清清楚楚。

两份PPT，内容丰富程度完全一样，差距只在结构。

核心认知：PPT最难的不是排版，是结构。结构是PPT的地基。地基不对，再好看的排版也救不回来。而"想结构"这件事，恰恰是AI最擅长、最能帮到你的地方。

03 完整流程，3步搞定PPT内容结构

• 1

  告诉AI你要讲什么（1分钟）主题（一句话说清楚）+ 受众（给谁看）+ 目的（看完希望他们做什么）

• 2

  让AI生成完整大纲（3分钟）输入提示词，AI输出：标题建议 + 章节结构 + 每章核心观点 + 内容类型建议

• 3

  把大纲交给AI一键生成PPT（3分钟）Gamma / AiPPT / Copilot，粘贴大纲，选择模板，自动生成排版精美的PPT

第一步：告诉AI你要讲什么

这一步是整个流程的地基，也是最多人跳过的一步。很多人直接说"帮我做一个PPT"——AI不是你肚子里的蛔虫，它不知道你要给谁讲、讲什么目的。

你只需要给3样东西：

① 主题：一句话说清楚（比如"Q2季度工作汇报"）② 受众：这份PPT是给谁看的？（老板？客户？跨部门同事？投资人？）③ 目的：看完之后你希望他们做什么？（了解进度？批准预算？同意方案？）

小技巧：目的越具体，AI给你的结构越对路。"让领导知道我在做什么"和"让领导批准我的方案"，PPT结构是完全不同的。

第二步：让AI生成完整大纲

打开Kimi或者任意一个AI，复制下面的提示词，把【方括号】里的内容换成你自己的情况：

我要做一个PPT，请帮我规划内容结构。  

## 基本信息 

主题：[比如"Q2季度工作汇报"或"新产品竞品分析汇报"]

受众：[比如"公司领导层（5人）"或"潜在投资人"]

时长/篇幅：[比如"10分钟汇报"或"控制在15页以内"]

语气偏好：[比如"简洁专业，数据说话"或"有温度，像讲故事"]

## 请帮我输出 

1. 标题建议（主标题 + 副标题，一个抓注意力，一个补信息） 

2. 完整章节结构（建议3-5个章节，不要超过5个） 

3. 每个章节的核心观点（用一句话说清楚这个章节要传达什么） 

4. 每个章节建议放什么类型的内容（数据图表/案例故事/对比分析/引用背书） 

5. 开头和结尾页建议怎么设计（如何开场、如何收尾）  

## 额外要求 

- 如果我告诉你的信息不足以支撑一个好结构，请告诉我缺少什么 

- 如果大纲中某个章节逻辑不通，请直接指出并优化

发出去之前，多说这一句话："如果我是受众，听完这个大纲，会有什么疑问？请帮我提前想好。"这句话会让AI帮你预判逻辑漏洞，大纲质量立刻上一个台阶。

第三步：把大纲交给AI一键生成PPT

大纲确认后，你有三个工具可以选择：

Gamma.app

在线AI生成，模板最多，视觉最精美

最推荐

AiPPT

国产工具，中文友好，操作最简单

备选

Copilot

PowerPoint内置，已订阅Office可直接用

备选

Gamma操作步骤：打开 gamma.app → 新建演示文稿 → 选择"导入文本"模式 → 把AI生成的大纲粘贴进去 → 选择模板主题（推荐"Minimal"或"Editorial"）→ 点击生成，3分钟完整PPT自动出来。

04 3个常见问题，逐个解决

大纲生成得很宽泛，感觉"说了等于没说"

是你给的信息不够具体。试着补充：· "我们公司的业务是XX，行业是XX"· "这次汇报的背景是XX（比如季度末总结/项目立项/融资路演）"· "领导层最关心的3件事是：XX、XX、XX"给AI的信息质量，决定了AI输出的质量。

AI给了大纲，但我不知道怎么填具体内容

这是正常的，大纲只是骨架。继续让AI帮你：

帮我针对第3章节写一段50字的内容介绍，要数据说话，体现对比优势。

AI帮你写初版，你补充真实数据和细节，两个人配合完成。

做好了PPT，但不确定演讲时会不会被问住

让AI模拟Q&A，提前备课：

这是一份关于【主题】的PPT提纲，如果我是受众，开场可能会问哪5个问题？请模拟最刁钻的提问，帮我准备答案。

AI不只是帮你做PPT，它还能帮你备课。

05 一个让PPT越做越快的习惯

学会了流程，再给你一个真正能省力的习惯：

每次做PPT之前，先用AI生成结构，再动手做内容。

不要一上来就打开PowerPoint新建空白文件——那是你最容易卡住的时候。

正确的顺序是：① 先在AI里把结构想清楚（大纲确认）② 再打开工具开始制作（有了骨架，心里不慌）

很多人恰恰做反了——打开PPT，一边做一边想，结果做完了发现逻辑不对，重来。

用AI先想结构，可以把这个返工的概率降到最低。

今晚就试

不用等到下周汇报。今晚就打开Kimi，用上面的提示词试着生成一个PPT大纲。你不需要真的做PPT，你就试着把大纲生成出来，看看AI给你的结构跟你自己想的有何不同。

你会发现——PPT最难的那一步，从来不是排版，而是想清楚要讲什么。这件事，AI比你更擅长。

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