EXCEL|系统导出数据的几个简单清洗方法

进入大数据时代后，我们工作中需要分析的数据，80% 以上的数据都是各种软件或系统导出的，其中有些系统导出的数据中经常会包含脏数据，需要经过数据清洗后才能使用。本节结合以下 3 种工作中最常出现的脏数据情况，介绍经典的数据清洗方法。

①原始数据中包含多余标题行。

②原始数据中包含多余空白行。

③原始数据中包含不可见字符。

1）删除多余标题行

某企业从系统导出的 2019 年全年销售数据如下图所示。

要想删除其中多余的标题行，只保留第一个标题行，应该如何操作才最快捷呢？

第一种情况：当导出数据不多，可以很轻松筛选出重复值的情况下，没啥好说的，在选中的重复项中，从第二行开始往下直接删除就行；见以下三步走。

第二种情况：当导出的数据有几百上千行的时候，要从第二行往下选，选呀选，要跑好远才能选完，这个时候，我们可以选中第二行的重复行，使用组合键Ctrl+Shift+↓，向下选中所有的重复行，然后右键删除即可。选中后删除步骤如上图。

所以这部分内容里，重点是要记得及时使用组合键Ctrl+Shift+↓。

2）删除多余空白行

从系统中导出的原始数据中除了包含多余标题行，还可能包含多余空白行，如下图所示。

由于 Excel 的筛选功能默认是按照连续区域筛选的，空白行会将原始报表分割为多个连续区域，所以如果这时还按上一案例的方法操作，就无法筛选出所有空白行了。在上表中，如果我们选择南京路店，就是下面的效果，相当于从第四行的空白行开始的内容，是没有被选中的。所以就没有办法一次性删除整个表格里的空白行，怎么办呢？

首先选择数据类别比较少的一列（如 B 列），按Ctrl+Shift+L组合键，使该列数据处于筛选状态，如下图所示。然后选出空白选项，然后一键删除。

这个知识点里，重点就是学会用Ctrl+Shift+L组合键。

3）删除不可见字符

除了包含多余标题行和多余空白行的情况，还会遇到包含不可见字符（如空格）的原始数据，下面结合案例讲解正确的清洗方法。

某企业从系统导出的招聘信息包含不可见字符，造成格式错乱，如下图所示。

我们按照左对齐排序，就很容易看出来，有很多单元格内容的前面是有空格的。虽然看起来，内容都是一样的，但是我们知道“李锐”跟“   李锐”是不同的，急需我们清理无用空格。但是这些空格无色无味，我们一个个去识别比较费眼，所以我们可以使用组合键Ctrl+H，利用替代功能一键替换掉多余的空格。

操作如下：

替换后的效果如下图：

所以这个知识点里，用到的组合键是Ctrl+H。

好了，今天的内容是不是太水了？是有一点的。那咱下面来点需要反复记忆的。

如果数据报表的格式错乱，手动修改格式不仅效率低，还可能产生误操作而引起数据偏差，那下面就是快速规范报表格式的方法。

某企业的原始数据报表（左侧）和期望的规范格式（右侧）如下图所示。

怎么做到的？看下面的超强组合键。

• 选中 A 列，按Ctrl+Shift+`组合键，将数据转换为常规格式。
• 选中 B 列，按Ctrl+Shift+1组合键，将数据转换为千位分隔符格式；如果数据含有小数，则会将小数四舍五入只保留整数位。
• 选中 C 列，按Ctrl+Shift+2组合键，将数据转换为自定义格式中的h:mm时间格式。
• 选中 D 列，按Ctrl+Shift+3组合键，将数据转换为规范的日期格式。
• 选中 E 列，按Ctrl+Shift+4组合键，将数据转换为货币格式。
• 选中 F 列，按Ctrl+Shift+5组合键，将数据转换为百分比格式。