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Myexcel基础数据的设计方式

Myexcel基础数据的设计方式

基础数据是系统构成的基本数据，也是企业内部管理的关键数据。系统主要围绕这些数据进行日常维护、收集、汇总分析、提炼，以取得所需数据。基础数据的准确性和是否完善，很大程度影响着系统最终运行效果的好与坏。

基础数据是预先设计好的静态数据。何谓静态数据?

这是相对于动态数据而言。顾名思义，动态数据，就是经常变动的数据，如今天采购电脑1台，明天又采购打印机1台。这两条数据可以说是动态数据。

而静态数据是一经设定，就比较少进行更改的。如产品信息，客户信息，计量单位、货币等等。

我们在使用Myexcel设计软件时，对于基础数据的模板设计会有三种模式可以选择：

一、使用重复数据项表(明细表)录入基础数据

这种方式可能是初学Myexcel最常用的一种方式，因为这是沿袭了Excel使用习惯的一种用法。我们在Excel中用数据有效性做下拉列表，录入基础数据时，都是这样来操作的。

就是建一个模板，主表只保留“表名”一个字段，所有基础数据信息的都录入在明细表上，如下图。

这种设计方法的优点：

但从长期使用来说，这样设计也有缺点：

无法确定每条数据的新增、修改时间，因为填表时间和修改时间两个系统字段只有主表中才有，当我们每次打开这个基础数据表进行数据修改时，这个时间都会改变，而我们无法知道本次操作是新增、修改了哪个数据，不利于问题查找。
如果录入的基础数据量比较大，打开和保存数据表时，速度会变慢。
不利于以后系统的扩展，比如示例中的“客户信息”表，如果我们现在给“客户信息”表增加“联系人及联系方式”，但是一个客户可能有多个联系人，每个联系人的联系方式又不一样，这种情况下，模板修改就比较麻烦。

所以，从原来使用Excel的角度来看，这样的基础数据表很好用，但是在Myexcel中如果这样设计，是有缺陷的。

这是在Myexcl是使用最多的一种设计方式，大多标准化管理软件，其实都采用这种方式，这种方式是每个基础数据项是一个主表字段，一张单据只录入一条基础数据。

日常查看基础数据，需要在数据中心进行。

这种设计，因为每条数据都是一张表，所以填表日期，修改日期都是针对每条信息的，我们可以方便的查看该条数据是什么时候增加、修改的。

而且Myexcel在数据中心对数据显示做了优化，采用“分页显示”的方式，不存在影响速度的问题。

针对上面的“客户信息扩展联系人数据”的问题，可以采用在客户信息上增加一个联系人的明细表，就可以轻松解决。如下图：

当然，这种方式也有些缺点：

不过，别忘记Myexcel本身就是为设计软件而生的。所以这些问题难不到我们。

导入期初数据，我们可以另外做一个明细导入表，然后通过表间更新公式，更新到基础数据表上。

批量修改基础数据的问题，也可以做一个批量修改表，增加一条可以按筛选条件提取符合要求数据的表间取数公式，这样就可以批量提取符合条件的数据，在修改完成后，再通过表间更新公式把修改后的数据，更新到基础数据表上即可。而且批量修改表做成存档表，可以保存修改痕迹，备查。

这样就完美的解决了以上两个问题。

在“系统管理”中，我们可以找到这个功能，进行数据项设计。

在“数据中心”的“基础资料表”中可以找到这个设计好的表，并录入基础数据。

这种方式以窗体显示，设计起来也方便。

但是格式比较单一，字段位置调整不方便，界面也不好看，而且扩展性问题也没法解决。

所以我几乎不用这种方式。

不过因为Myexcel平台本身具有这种功能，我们应该了解掌握，以后也许有特定的环境下，可以用到。

综上所述，第二种方式是最适合设计基础数据录入模板使用的方式，推荐使用。

但也并不是说第一种方式就不能用，对于一些可以确认录入后几乎不改动、数据量小，项目少的基础数据，采用第一种方法也是可行的，而且这种方法更快捷。

而第三种方法只是我目前没有找到合适应用场景而已，并不代表没有用处。

其实，我们不要死板的只用一种方法，凡事都有利弊，先了解每种方法的优缺点，再针对实际情况，选择合适的设计方式，才能做出完美的设计来。

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