其实一直有同学咨询，如何写好PPT这个话题，但是由于个人写的PPT不甚美观，所以也一直没敢对别人指手画脚
临近年终就遇到问题了，当你的下属或者你所管理的供应商需要提交总结报告的时候，你会发现，虽然他们都很努力地想写出一份漂亮的PPT，但最终的结果却总是差强人意
所以，这时候你的指导就需要派上用场了
指导如何写好PPT就像审美，你不一定需要美，但是你一定需要知道什么是美；
你不一定能把PPT写漂亮，但是你一定要知道写成什么样才是一份漂亮的PPT
如果漂亮的模板/排版/图表/字体等是一个人的外在表现，那么中心思想/内在逻辑就是就是其内在素质
一、中心思想
我们一定要清楚：
PPT只是介质，传递的思想才是内核！
不管是通过口述，还是文字描述，图表展示，我们的最终目标只有一个：
传递我们想要表达的中心思想
所以，明确了这一个目的之后，接下来的任务就简单了，就是如何用好PPT这个工具充分表达我们的中心思想
中心思想是什么？
中心思想就是报告主题，也是PPT表达的主线
举个例子：
阶段性总结报告：中心思想是这段时间取得的成绩是否符合预期，需要展示的是实绩与目标的差异，计划的动作是否有效，以及下阶段的任务和达成路径
问题检讨报告：中心思想是针对这个问题的反思和改进，需要展示的是问题发生的原因，做了哪些改善动作，改善之后的效果如何，以及后续如何不再发生同类的问题
新技术推广报告：中心思想是新技术能给客户带来巨大收益，需要展示的是现有技术存在的缺陷和需要解决的痛点，新技术的优势和能带来的收益等
所以，最重要的也是首先需要明确的就是中心思想，搞清楚了中心思想才能围绕中心思想展开相应的说明和展示。
二、框架结构和内在逻辑
世界上不存在万能公式，同理，世界上不存在万能的框架结构，不同的框架结构代表着不同的内在逻辑
因此，PPT报告的框架结构需要根据报告的类型和演讲者的汇报逻辑而改变
你可以使用金字塔结构，先总后分，逻辑递进
还可以使用时间线结构，特别是介绍企业发展，技术路线等场景时
也可以使用故事演进结构，背景，冲突，解决，用来调动观众情绪
总的要求，PPT的框架结构一定要有助于观众尽可能地理解报告内在逻辑
举个例子：
职场汇报报告：建议采用金字塔结构，先讲结果，再讲过程，便于领导同事了解事件全貌和进展
事件分享报告：建议采用故事演进结构，先甩出一个巨大的冲突，把观众代入到事件中间，在观众都觉得无药可救手足无措的时候，再讲主人公的神来之笔
不过对于某些特定场景，比如问题检讨需要按照8D报告格式，六西格玛专项需要按照DMAIC逻辑等，那就直接根据特定模板结构整理就好了。
三、视觉重点
有没有人能说清楚，用PPT表达和用文档表达最大的区别是什么？
其实PPT与其它文档最大的区别就是突出视觉重点，由演讲者来分配观众的注意力权重
如果讲PPT是分配听众的听觉权重的话，那么写PPT就是分配观众的视觉权重，二者结合就是注意力权重
举个例子：
优秀的演讲型PPT都会对特别需要引起观众注意力的内容进行特殊关照，比如：居中，加大，加粗，艳丽色彩等
同样的文字，通过PPT的表达就能让人一眼抓住重点
占据整个画面面积越多，占据观众的注意力也越多
所以，记住一点：
对于需要抓住观众注意力的信息，一定要加大加粗！
四、常见误区
注重形式，忽视效果
执迷于套用各种模板，图表，结构图，但是却忘记了想要传递的关键信息是什么
页面内容过于丰富
如果是阅读型PPT，那么页面内容丰富没有问题，但是对于演讲型PPT，一定要切记：内容越多越没有重点，不仅会让观众的注意力失焦，甚至还会打乱自己的汇报节奏
动画效果
职场PPT重在信息传递，切勿随便添加动画效果！
要知道PPT汇报的每一秒钟都是非常宝贵的，而动辄一两秒钟的过渡动画只会加剧观众心里的焦躁感，让观众变得不耐烦
五颜六色
每个页面的配色尽量不超过三种颜色，五颜六色的页面也一样会使观众的注意力失焦，抓不住页面表达的重点
风格差异过大
有些报告是多个部门合作撰写的，比如产品推广报告，销售部写市场形势，研发部写技术特点，质量部写品质表现，最后拼凑成一份报告
不同撰写人员采用的模板/配色/字体/风格都不一样，如果不加优化，最终呈现会非常割裂，给观众以不够重视的感觉，因此最后汇总的报告一定要进行风格统一优化
五、结语
最后，一定要强调一点：
不管是写报告还是讲报告，其根本目的都是服务于信息传递的有效性！
写得好，讲不好，犹如茶壶里煮饺子，眼看着很多内容就是让人吃不到
讲得好，写不好，犹如无根之木无本之源，让人感觉夸夸其谈而没有真凭实据
所以我们需要做的是，不仅知道如何写好报告，更要能把需要传递的信息有效地表达出来
就像《天道》电视剧里讲的：
有道无术，术尚可求也；有术无道，止于术。
虽然我们只讲道（PPT逻辑），不讲术（PPT技巧），但是我们我们坚信：
缺乏内在逻辑，用的模板再漂亮也只能是一份华而不实的报告
有了内在逻辑，即使外观没那么华丽也可以是一份值得品味的报告
希望大家都能够写好报告+讲好报告，把工作中的成绩和努力都让大家了解，做职场上的有功之臣！
