每日一招 | 告别 PPT 低效内耗!4 个准备技巧,快速做出80+分实用,职场人必看

大家好，我是晨风，90后土木硕士、设计院攻城狮🦁，专注于工程行业设计施工领域。今天，和大家聊聊PPT制作那点儿事，如何让你做 PPT 又快又好！

PPT 几乎是职场人的 “必备技能”—— 汇报工作、比赛展示、技术交流，都离不开它。但大多数人做 PPT 时，总在反复切换菜单、调整格式中浪费时间，明明内容没问题，却因为操作低效拖慢进度。

其实不用追求发布会级别的炫酷效果，掌握几个基础准备技巧，就能快速做出逻辑清晰、格式工整的 70~80 分实用 PPT。今天就分享制作前的 4 个关键设置，帮你摆脱低效内耗！

准备工作是指制作PPT之前的一些软件设置。

1. 自定义访问工具栏：常用功能一键直达

我们在制作PPT的过程中，常用的功能无非几个，见下图：

上图所列基本已覆盖日常使用最高频的工具，但是这些工具分布在“开始”、“插入”、“格式”等不同的二级菜单里，来回切换，十分麻烦!为了避免这种麻烦，PPT创造了“自定义访问工具栏”这个工具。

顾名思义，这个工具的作用就是“自定义”+“快速”。我们可以自定义将我们常用的工具，放置在我们能快速触及的地方，然后在制作的时候，就不用反复切换了。

✅ 设置方法：依次点击「文件」→「选项」→「快速访问工具栏」→「设置区域」，把高频工具添加进去，后续操作效率直接翻倍～

2. 幻灯片母版：一次设置，全程套用

PPT幻灯片母版这个功能最大的好处就是，一次设置，多次套用。

每次新建幻灯片都要重新调整标题样式、添加 LOGO、设置总结页格式？重复操作不仅麻烦，还容易导致 PPT 风格不统一。这时候一定要用「幻灯片母版」功能！它的核心优势就是 “一次设置，多次套用”，提前做好固定模板，后续所有幻灯片都能直接调用，不用反复调整格式。

✅ 使用方法：依次点击「视图」→「幻灯片母版」→「设置母版」→「选用版式」，可以统一设置标题字体、LOGO 位置、页脚样式等，让整套 PPT 风格保持一致。

3. 设置主题模式：告别反复调格式

我们通常发现：每次插入一个文本框时，文本的字体都是默认的“等线”体。而如果我们想选择别的字体，就需要对其进行调整，这十分的麻烦。

不仅如此，文本框的样式以及形状的样式也都是默认的，这意味着我们需要反复进行设置。

而这种麻烦是可以避免的，我们可以一开始就设置默认的字体和形状的样式。设置默认字体，在菜单栏中选择设计，之后设置默认字体，如图所示。

同时也可以设置默认的文本框，这样插入的文本框字体和样式都会改变。

同理也适用于设置默认形状等。

这样一来，设置好默认格式后，我们在后续ppt制作设计时就不会浪费太多时间在设置格式上面。

✅ 设置方法：

1. 设置默认字体：点击菜单栏「设计」→找到「设置默认字体」，选择常用字体即可；
2. 设置默认文本框 / 形状：插入文本框或形状后，调整好字体、颜色、边框样式，设置为 “默认格式”，后续插入的元素都会自动沿用。

4. 保险操作：做好备份不翻车

虽然不是软件设置，但却是容易被忽略的关键步骤！制作 PPT 时记得定期保存，还可以开启 “自动保存” 功能，避免电脑崩溃或误操作导致文件丢失，白白浪费之前的心血～

做好这 4 个准备工作，后续制作 PPT 时，不用再在格式设置上浪费时间，能更专注于内容本身。其实高效做 PPT 的核心，就是把重复的工作提前 “一键搞定”，用最少的操作达成最优效果。