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【国家标准】电子文件管理系统通用功能要求20121231

2026-11-06 07:30:57

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电子文件管理系统通用功能要求

General functional requirements for electronic records management system

GB/T 29194-2012

(2012年12月31日国家标准化管理委员会、国家质量监督检验检疫总局发布 2013年6月1日实施)

目次

前言

引言

1 范围

2 规范性引用文件

3 术语和定义

4 总则

5 基本功能要求

6 可选功能要求

参考文献

前言

本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。

本标准由国家密码管理局提出并归口。

本标准起草单位：国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。

本标准主要起草人：任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋。

引言

电子文件(Electronic records)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果，其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则，这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统(Electronic records management system，ERMS)是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。

为指导电子文件管理系统的建设和使用，提升系统环境下文件管理的规范化水平，现借鉴国际上同类标准，结合我国电子文件管理实际，制定本标准。

1 范围

本标准规定了电子文件管理系统(Electronic records management system，ERMS)通用的功能性要求，不包括系统设计和实施的具体要求，不规定实现系统功能的平台和具体技术，不规定详细的实施细则，也不规定系统测试相关事项。

本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估，适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 22-2000 归档文件整理规则

DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范

DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则

DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案

DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求

DA/T 48-2009 基于XML的电子文件封装规范

信息安全等级保护管理办法(公通字〔2007〕43号)

ISO 15489-1:2001 信息与文献文件管理第1部分：通则(Information and documentation-Records management-Part1：General)

3 术语和定义

DA/T 1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1 文件records

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

[DA/T 1-2000，定义2.12]

3.2 电子文件electronic records

通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的文件。

3.3 文档document

构成文件的最小管理单元，也称为自然件。一份文件可以由一个或多个文档组成。

3.4 组件component

独立的比特流，操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的，它可以单独或与其他组件一起构成文档。

3.5 组合文件combined record

若干文档按照关联关系组织在一起的集合，电子文件管理系统将其作为一份文件来处理。

3.6 复合文件compound record

包含多个组件的文件。

3.7 实体文件physical records

只具有物理实体形态的文件。

3.8 双套制文件dual records

内容相同，既存在电子形式，也存在非电子形式的文件，如纸质文件与其数字化版本、电子文件与其硬拷贝版本等。

3.9 混合文件hybrid records

文件(组合文件)或文件集合(如类、案卷)中既有电子的成分，也有非电子的成分，共同构成的完整活动、事务、事件的记录。

3.10 文件类型records type

根据文件管理需要，对若干具有共性的文件的抽象表示。

3.11 元数据metadata

描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

[ISO 15489-1:2001，定义3.12]

3.12 分类方案classification scheme

根据职能和业务活动对文件进行分类的等级结构，它是对类目的层次化组织。

3.13 类class/category

也称类目，按照机构职能、文件主题、业务活动进行划分的具有一定规则和联系的实体组合。类目一般按照树状结构组织成分类方案。

3.14 全宗fond

分类方案中最高的文件聚合层次，指机构形成的所有具有有机联系的文件。

3.15 案卷file

同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合。

3.16 保管期限与处置表retention and disposal schedule

以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具。

3.17 电子文件管理系统electronic records management system

机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统。

3.18 业务系统business system

生成或管理业务活动数据的自动化系统，用于形成电子文件。

3.19 角色role

一定数量的权限的集合，是权限分配的单位或载体。

3.20 文件管理员records administrator

制定并维护文件管理业务规则的人员。

3.21 系统管理员system administrator

执行电子文件管理系统管理功能的人员。

3.22 授权用户authorized users

被授予执行部分文件管理业务的人员或被授予部分系统管理员权限的人员。授权用户的权限根据机构的需要及其承担的职责而定。

3.23 捕获capture

按照既定要求将电子文件及其元数据纳入ERMS加以管理的过程。

3.24 登记registration

在电子文件管理系统中分配给文件唯一标识符的过程，通常伴随着一些元数据的描述。

3.25 分类classification

依据分类方案对文件进行系统标识和整理的过程。

3.26 处置disposition

按照文件保管期限与处置表或其他规定，对文件实施移交、销毁或续存的一系列过程。

[ISO 15489-1:2001，定义3.9]

3.27 销毁destruction

以文件的保管期限与处置表为依据，消除文件的过程。

3.28 移交transfer

将文件从电子文件管理系统中转移到电子文件长期保存系统或其他系统(包括其他ERMS或第三方机构)的过程。

3.29 检索search and retrieve

从计算机系统存储的数据中获得信息的行为。

3.30 显示presentation

以用户可以接受的方式在屏幕上展现文件的过程和结果。

3.31 审计跟踪audit trail

对电子文件管理系统重要行为的记录，用于显示系统的事务处理信息，确保未被授权行为被识别和跟踪。

3.32 电子签名electronic signature

以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。

4 总则

4.1 系统定位

电子文件生命周期中，一般存在三种类型系统，即业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统。其中，业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件，如办公自动化系统、电子商务系统、财务管理系统、人力资源管理系统以及桌面办公系统等；电子文件管理系统负责从各业务系统中捕获电子文件，维护文件之间、文件和业务之间的各种关联，支持查询利用，并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置；电子文件长期保存系统负责以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用。业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的关系如图1所示。

本标准所指ERMS，主要用来管理机关、团体、企事业单位和其他组织(以下简称机构)的电子文件，也可以辅助管理非电子的实体文件。ERMS可以相对独立地实施，也可以与业务系统或(和)电子文件长期保存系统集成实施。

4.2 功能架构

本标准分别规定了ERMS的基本功能和可选功能。其中，基本功能是指 ERMS必须具备的核心功能，可选功能是指用户根据需要选择采用的功能。ERMS功能架构如图2所示。

本标准按照文件管理配置功能、文件管理业务功能、安全管理功能、系统管理功能对ERMS系统的基本功能进行划分。其中，文件管理配置功能是ERMS中建立和维护文件管理业务规范的功能，包括分类方案、保管期限与处置表、元数据方案、文件类型等内容；文件管理业务功能主要基于电子文件管理业务流程展开，包括捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保管、检索利用等内容；安全管理功能是保护电子文件以及ERMS安全的功能；系统管理功能是指ERMS系统运行所需要的基本环境支撑、工具支撑等内容。

本标准规定的每一个功能要求以及非功能性要求的条款，均具备约束性声明，用以说明该要求的约束性程度，分必选和可选两种。必选表示必须采用，可选表示可根据用户需要选用或不选用。

4.3 文件聚合模型

ERMS按照一定的逻辑结构管理文件，形成不同层次的文件聚合，如图3 所示。在图示的层次型结构中，类以上的部分被称为分类方案。分类方案一般应根据机构的业务职能确定，按照树状结构组织类目，其层次设置需要结合机构实际情况而定。

在分类方案的最底层类目下，可按照文件管理的需要设置案卷层次进行管理。必要时案卷可以划分为若干子卷。在ERMS中，案卷是逻辑上的文件集合。ERMS管理混合文件或辅助管理实体文件时，并不一定要建立物理的案卷。

4.4 文件信息模型

类或案卷层次下一般按文件进行管理。文件的信息模型如图4所示。文件可以包含多组件、多文档，即一份文件由多个组件组成，或者由多个文档组成。本标准分别将这两种类型的文件称为复合文件和组合文件。组成复合文件的组件之间具有技术上的紧密关联，如网页文件中的HTML、CSS、JPEG图片都是组件，它们共同构成一份复合文件。组成组合文件的文档之间具有管理意义上的紧密关联，如请示和批复是两个相对独立的文档，但二者需要组合在一起才能表示一个完整的管理活动。机构应根据各自特点识别文件各种“组合”情况，保障文件的完整性。

4.5 法律法规遵从

ERMS的功能设计应当遵守证据留存、信息利用、安全管理、归档管理等方面法律、法规和规章的规定，符合文件、档案管理业务和信息技术等方面国家标准和行业标准的要求。特定机构使用的ERMS，还应满足本机构内部的制度规范。

5 基本功能要求

5.1 文件管理配置

5.1.1 分类方案的配置与管理

分类方案是电子文件管理业务的基础，ERMS应支持机构建立和维护符合自身实际的分类方案。依据分类方案对文件进行的系统标识和整理。

5.1.1.1 建立分类方案

本条规定建立和配置分类方案时所要遵循的要求。

5.1.1.2 维护分类方案

本条规定对类目进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为时所应遵循的要求，为了保证分类方案的质量和稳定性，维护行为一般要求由文件管理员执行，部分情形中可由授权用户执行。

5.1.2 保管期限与处置表的配置与管理

保管期限与处置表是以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具。档案领域通常使用保管期限表来确定档案的留存期限。本标准根据电子文件管理特点，将文件保存到期后的处置行为与保管期限表整合称为保管期限与处置表。

保管期限与处置表的业务管理应依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及国家和行业的相关规定进行。保管期限与处置表应保持相对稳定，不宜频繁变动。机构应根据自身管理实际选择特定的文件聚合层次，如类、案卷、文件类型、组合文件等对应设置。

本条着重描述保管期限与处置表的内容构成，制定、维护保管期限与处置表时所要遵循的要求。

5.1.3 元数据方案的配置与管理

元数据既是ERMS重要的管理对象，又是ERMS管理文件的基本工具。元数据形成、捕获和管理的整个过程贯穿于电子文件整个生命周期。ERMS应支持使用元数据来描述文件，以支持自动管理程序，并维护电子文件的真实、完整、可用和安全。

5.1.3.1 元数据方案的建立

本条规定元数据方案定义、注册与配置相关的内容。

5.1.3.2 元数据方案的维护

本条规定元数据方案的维护，包括修改、删除等功能要求。

5.1.3.3 元数据值的管理

本条主要规定依据元数据方案获取元数据值的基本要求。

5.1.4 文件类型的配置与管理

文件类型是根据文件在保管要求、利用控制、文件种类(如照片、合同、简历等)或者重要元数据属性上存在较多共性而设置的灵活的管理层次。通过对文件类型设置相应的元数据方案模板可以实施对该类型文件的灵活管理和控制。文件类型很难作为一个类目在分类方案中得到体现，但通过对文件类型的定义和管理，可有效简化机构文件管理的复杂度。本条描述ERMS对于文件类型的定义和管理要求。

5.2 文件管理业务

5.2.1 捕获登记

捕获是将业务活动过程中生成或接收到的文档作为文件与其元数据一起保存到ERMS中的过程。登记是为证明文件在ERMS系统中存在而进行简要著录，并分配给文件唯一标识符的过程。捕获与登记具有密切联系，通常在同一个操作中完成，本标准将二者合并描述。

5.2.1.1 捕获

本条主要描述电子文件及其元数据捕获的功能要求。

5.2.1.1.1 电子文件的捕获

本条着重描述可被捕获的文件的范围及其主要捕获方式。

5.2.1.1.2 元数据的捕获

本条着重描述随同文件一并进入ERMS的元数据的捕获方式以及捕获阶段元数据的管理要求。

5.2.1.2 登记

登记标志着文件正式进入到文件系统中，在登记完毕后，才允许对文件进行进一步的操作。

在ERMS中，登记的对象包括文件及其组成部分，如组合文件、复合文件、单份文件、文档、组件等。

5.2.2 分类组织

分类组织实质是对ERMS管理范围内的对象，包括类目、案卷、文件等在层级上的有序化管理。

5.2.2.1 分类管理

5.2.2.2 案卷管理

本条着重描述案卷和类之间的关联性以及在管理案卷时所应遵循的要求。

案卷分为两种类型：一是实体案卷，也称物理案卷，用于实体管理；二是逻辑案卷，用于信息管理。实体案卷和逻辑案卷二者可以内容相同，也可以不同。本标准中的案卷主要指逻辑案卷。在某些情况下，案卷会再细分为子卷，一个案卷有可能由多个子卷构成。

5.2.3 鉴定处置

鉴定处置的主要工具是保管期限与处置表。ERMS应该支持随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定，能够对处置决定进行自动或者手动实施，并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录。文件处置通常包括移交、销毁和续存等类型。

5.2.3.1 总体要求

5.2.3.2 保管期限的划分和处置行为的设定

本条着重描述根据保管期限与处置表划分文件的保管期限，设定其处置行为、处置行为触发条件。

5.2.3.3 处置行为的触发和审查

ERMS支持对文件处置行为的触发和审查。文件的处置要服从法律法规和机构的鉴定政策和程序。通常情况下，文件处置需要与档案主管部门协商，并经机构有关负责人审查之后方能执行。

5.2.3.4 移交

移交分为内部移交或外部移交，内部移交是指文件移交到机构中的其他系统中，外部移交通常是将满足移交条件的文件移交到档案馆或第三方机构。机构移交文件后可根据自身需要在本地续存文件拷贝。移交文件是否需要封装、具体移交格式要求等，可根据相关标准或管理规范由机构与档案部门或第三方进行协商决定。

本条着重描述文件移交时所应遵循的要求。

5.2.3.5 销毁

本条着重描述文件销毁时所应遵循的要求。销毁是指ERMS不但删除文件的存放位置指针，而且从存储系统中将文件的实体删除。一般来说，ERMS不能销毁被销毁文件的元数据以及相关操作日志。

5.2.3.6 续存

本条着重描述文件续存时所应遵循的要求。

5.2.4 统计管理

统计报表功能能够提供ERMS系统中各类管理对象的统计信息和描述分析报告。统计工作是电子文件管理的基本业务功能，需要按照相关业务管理的要求进行，在统计指标、统计口径、统计发布方面应有相应的管理要求。

5.2.4.1 报表管理

本条规范了统计报表的基本管理功能要求。

5.2.4.2 统计指标

本条规范用于统计工作的基本指标。

5.2.4.3 统计模板

为方便进行统计工作，本条规范了统计模板管理的基本功能。

5.2.5 存储保管

电子文件的存储应该能确保文件在保存期限内的可用性、可靠性、真实性，要完整解决这个问题需要在文件整个生命周期中考虑与维护、保管和存储相关的问题。

5.2.5.1 存储设备

本条规范了ERMS对存储介质和存储设备的管理要求。

5.2.5.2 存储格式

本条规范了在ERMS中对电子文件存储格式的一般管理要求。原则上 ERMS应对管理范围内电子文件的各种格式变化能够进行管理控制。

5.2.5.3 存储管理

本条规范了存储管理的基本要求。

5.2.5.4 备份恢复

ERMS应能提供文件和元数据定期备份功能，一旦系统瘫痪、崩溃而使文件丢失，通过备份能够恢复原有数据。在实践中，备份与恢复功能可能更多的是机构IT运行方面的责任，可以由ERMS自身或通过与其他软件集成来完成，但ERMS应对其管理提供支持。

5.2.6 检索利用

ERMS应提供多种检索途径和输出功能，满足不同用户需求，实现类目、案卷、文件及其元数据检索，并提供良好的显示和打印功能。实现对检索、显示和打印的权限管理。

本条中所有的特性与功能必须遵从本标准在其他章条所描述的利用控制。

5.2.6.1 检索

检索是按照用户指定参数定位、利用和查看系统资源(包括类目、文件等实体及其元数据)的过程。

5.2.6.2 利用

ERMS的利用要求重点在于对利用途径、利用权限的管理，同时要求机构为利用要求提供良好的政策环境。

5.2.6.3 显示

5.2.6.4 打印

ERMS支持用户在授权范围内对可打印对象物理输出的过程。在打印输出中要明确对象范围、参数设置，系统管理员应对打印进行良好的管理。

5.3 安全管理

5.3.1 身份认证

ERMS应保护系统内的文件资源不被非法存取和破坏，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作，对系统中的重要行为进行审计跟踪。安全管理应遵循相关的专业规范。

5.3.2 权限管理

ERMS必须有一个完整统一的安全访问机制，对用户的权限与系统分类方案下电子文件等实体的访问进行安全管理。从系统角度看，管理员角色只负责执行，安全策略应由机构管理者决定。

5.3.3 审计跟踪

审计跟踪是对ERMS重要行为的记录，用于显示ERMS的事务处理信息，确保未被授权行为被识别和跟踪，是ERMS安全管理的重要内容。跟踪的对象包括管理员、用户以及ERMS自身的行为。ERMS中的自动或人工实施的操作都可以被记入审计跟踪日志中，以证明这些行为是否遵循规定。由于审计跟踪会产生大量的信息，因而在具体实施中管理员可以限定一些必须审计的行为。

5.3.4 文件变更

ERMS应支持为满足特定的要求对文件进行必要的变更，完善对摘录件等的管理。

5.3.5 电子签名

电子签名用于确认文件的完整性、验证发送者的身份和文件的来源。本条定义的要求仅适用于电子文件具有电子签名的情形。

5.4 系统管理

系统管理功能要求管理员实现系统用户和资源的管理、系统功能的配置、操作权限的分配，在确保文件可用的同时不泄露敏感信息，同时对系统运行的各方面表现进行监控并作出报告。本条涉及系统管理的最低功能要求，各机构、行业有专业要求的，可一并参考执行。

5.4.1 总体管理要求

包括系统参数管理、系统管理、系统配置及用户管理的要求等。

5.4.2 系统报告

ERMS要求采用较为灵活的报告制度来对系统实施监控管理，采用标准报告、专题报告、统计报告、临时报告等形式监控系统的活动和状态。

6 可选功能要求

本条中的要求都是可选功能，建议有条件的机构采用。本条中的强制性要求，仅当机构采用该模块时有效。

6.1 数字化文件的管理

机构使用的文件不总是电子形式，还存在大量纸质文件，由于ERMS不能自动捕获纸质、胶片等传统实体文件，这些文件需要纳入ERMS进行管理时，可采用数字化方式获得电子版本，同时生成和维护其相关元数据信息。

本条描述当数字化设备与ERMS系统集成时的功能要求。

6.2 多载体文件管理

多载体文件管理是不同载体形式文件的综合管理。ERMS管理多载体文件，主要有三种情况：

(a)混合文件。混合文件是处理相同职能、活动或业务的电子和非电子形式文件或文档的组合，包括混合类、混合案卷和单份的混合文件。如会议案卷中包括电子版的备忘录、胶片形式的照片，以及纸质的会议纪要等。混合文件管理需要整合电子文件管理流程和实体文件管理流程。

(b)双套制文件。指同一内容的文件既存在电子形式，也存在非电子形式。如纸质文件与其数字化版本、电子版与其硬拷贝版本等。

(c)实体文件。指某一内容的文件仅有非电子的物理实体形态，ERMS应通过元数据实现对实体文件的管理和控制。

机构可能同时存在以上两种或全部情况。

ERMS对于电子和非电子形式的文件、文件组合应采用基本一致的方式管理。ERMS管理多载体文件的关键，是在实体文件和相关电子文件与元数据之间建立关联。

6.3 离线利用

离线利用是在不能连入ERMS系统进行操作而又必须使用ERMS内电子文件的情况下，使用离线存储设备从ERMS中读取电子文件进行相关操作的过程。ERMS所使用的离线存储设备必须是专用设备，不可用于ERMS以外的其他场合。离线使用的存储设备离线使用完毕后，必须重新连入ERMS系统进行相关的删除、登记等操作。