Excel 必学的 8 个核心函数：从入门到精通，一篇讲透！

导读：在日常办公中，你是否经常遇到这样的情况？

• 想根据考试成绩自动判断是否及格，却要一个个手动检查。
• 想从几千条员工信息中快速找到某个人的工资，却只能不停地翻找。
• 想统计某个部门的销售额，却需要反复筛选、复制和计算。
• 想根据商品编号自动返回商品名称和价格，却不知道该用什么公式。
• 面对复杂的 Excel 表格，总觉得操作繁琐、效率太低。

其实，解决这些问题并不难。

只要掌握 Excel 中几个最常用的函数，就能让很多重复性的工作变得简单、高效。

今天，我们就系统学习 8 个非常实用的 Excel 函数：

IF、VLOOKUP、SUMIF、SUMIFS、INDEX、FIND、MATCH、CHOOSE。

从基本语法到实际案例，从单个函数到组合应用，带你一步步掌握这些函数的核心用法。

建议先收藏，再跟着实例动手练习！

一、IF 函数：让 Excel 自动判断

【配图建议：设计一张成绩表，展示分数达到 60 分显示“及格”，低于 60 分显示“不及格”。】

1. IF 函数有什么用？

IF 是 Excel 中最基础、最重要的逻辑判断函数之一。

它的作用是：

判断某个条件是否成立，如果成立，返回一种结果；如果不成立，返回另一种结果。

例如：

• 成绩达到 60 分，显示“及格”；否则显示“不及格”。
• 销售额达到目标，显示“达标”；否则显示“未达标”。
• 库存数量低于 10，显示“需要补货”；否则显示“库存充足”。

只要涉及“如果……那么……否则……”这样的逻辑，就可以考虑使用 IF 函数。

2. 基本语法

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

三个参数分别表示：

3. 实例：自动判断考试成绩

假设 Excel 表格如下：

假设成绩在 B2 单元格，在 C2 中输入：

=IF(B2>=60,”及格”,”不及格”)

按 Enter 键后，Excel 就会自动判断成绩。

再将公式向下填充，其他学生的考试结果也会自动计算。

不用逐行检查，一张成绩表就能快速完成统计。

4. 进阶用法：多条件结果判断

如果成绩需要划分为优秀、良好、及格和不及格，可以使用嵌套 IF。

例如：

=IF(B2>=90,”优秀”,IF(B2>=80,”良好”,IF(B2>=60,”及格”,”不及格”)))

判断规则如下：

注意：Excel 会从左向右依次判断条件。前面的条件成立后，就会直接返回相应结果。

实用技巧：如果判断条件很多，也可以考虑使用 IFS 函数，或者通过查找表与近似匹配实现分级，避免嵌套 IF 过于复杂。

5. IF 函数常见的比较运算符

记住一句话：IF 函数就是让 Excel 根据条件自动做出判断。

二、VLOOKUP 函数：快速查找数据

【配图建议：左侧展示商品编号，右侧展示商品名称和价格，中间用箭头连接，突出“输入编号，自动返回信息”。】

1. VLOOKUP 函数有什么用？

VLOOKUP 是 Excel 中非常经典的查找函数。

它可以根据一个已知条件，在数据表中查找对应的记录，并返回同一行中其他列的数据。

例如：

• 根据员工编号查询员工姓名。
• 根据商品编号查询商品价格。
• 根据学生学号查询考试成绩。
• 根据客户编号查询客户联系方式。

如果你经常需要从一张大表中查找信息，VLOOKUP 非常值得掌握。

2. 基本语法

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

参数解释：

最后一个参数尤其重要：

• FALSE 或 0：精确匹配。
• TRUE 或 1：近似匹配，通常要求第一列按升序排列。

日常按编号、姓名等条件查找时，一般使用 FALSE。

3. 实例：根据商品编号查询价格

假设有以下商品表：

现在，我们希望输入商品编号，就能自动返回对应价格。

假设：

• 商品编号位于 E2。
• 商品数据区域为 A2:C5。
• 查询结果显示在 F2。

在 F2 中输入：

=VLOOKUP(E2,$A$2:$C$5,3,FALSE)

如果 E2 输入 P003，结果就是：

899

为什么？

第一步：在 A2:C5 区域的第一列中查找 P003。

第二步：找到 P003 对应的那一行。

第三步：返回该区域的第 3 列，也就是价格。

第四步：使用 FALSE，要求精确匹配。

4. VLOOKUP 的三个重要限制

限制一：只能从查找区域的第一列查找

如果查找值不在所选区域的第一列中，VLOOKUP 就无法按照预期进行查找。

限制二：只能向右返回数据

例如，查找值位于 C 列，而要返回的数据位于 A 列，普通 VLOOKUP 无法直接完成这种反向查找。

限制三：插入列可能影响公式

VLOOKUP 通过数字指定返回第几列。

如果数据表发生结构变化，原来的列序号可能不再对应想要的字段。

5. 怎样让 VLOOKUP 更可靠？

日常使用时，建议注意以下几点：

1. 精确查找时使用 FALSE。
2. 使用 $A$2:$C$5 这样的绝对引用，避免复制公式时查找区域发生偏移。
3. 检查查找值和数据表中的数据类型是否一致，例如数字与文本格式的编号可能无法匹配。
4. 如果编号可能重复，要注意 VLOOKUP 通常返回第一个匹配结果。

实用技巧：如果你使用的是较新的 Excel，也可以学习 XLOOKUP。它能够进行反向查找，并且不需要手动指定返回列序号。

三、SUMIF 函数：按一个条件求和

【配图建议：展示销售明细表，将属于“华东地区”的销售额突出显示，最后汇总为一个总数。】

1. SUMIF 函数有什么用？

SUMIF 的作用是：

根据一个指定条件，筛选出符合条件的数据，并对相应数值进行求和。

例如：

• 统计某个部门的销售额。
• 统计某个员工的销售业绩。
• 计算某种商品的销售总量。
• 汇总某个地区的订单金额。

如果你经常使用 Excel 制作销售报表、财务报表或统计表，SUMIF 会非常实用。

2. 基本语法

=SUMIF(range,criteria,[sum_range])

参数解释：

如果省略第三个参数，Excel 就会对第一个参数指定的区域进行求和。

3. 实例：统计某个员工的销售总额

假设销售记录如下：

现在要统计张三的销售总额。

在空白单元格中输入：

=SUMIF(A2:A6,”张三”,B2:B6)

计算结果：

4200

因为张三出现了三次，对应销售额分别为 1000、2000 和 1200。

所以：

1000 + 2000 + 1200 = 4200。

Excel 会自动找出符合条件的记录并求和。

4. 实例：统计销售额超过 1000 的金额

假设销售额位于 B2:B6。

输入：

=SUMIF(B2:B6,”>1000”)

这个公式会将所有大于 1000 的销售额相加。

注意，这里的求和区域和条件区域是同一个区域，因此可以省略第三个参数。

如果条件来自另一个单元格，例如 D2 中存放最低销售额，那么可以写成：

=SUMIF(B2:B6,”>”&D2)

这里的 & 用于将比较运算符和单元格中的值连接起来。

5. SUMIF 的常见条件写法

其中：

• *
   代表任意数量的字符。
• ?
   代表任意一个字符。

实用技巧：如果只需要根据一个条件进行求和，优先考虑 SUMIF。

如果需要同时满足多个条件，就可以使用下一个函数。

四、SUMIFS 函数：按多个条件求和

【配图建议：展示销售明细表，同时突出“华东地区”和“张三”两项条件，最终只汇总符合两项条件的销售额。】

1. SUMIFS 函数有什么用？

SUMIFS 是 SUMIF 的多条件版本。

它可以同时设置多个条件，只有满足所有指定条件的数据，才会被计入求和结果。

例如：

• 统计某个地区、某个员工的销售额。
• 统计某个部门在指定月份的费用。
• 统计某种商品在指定日期范围内的销售金额。
• 统计某个客户在某段时间内的订单总额。

在实际工作中，多条件统计十分常见，因此 SUMIFS 非常重要。

2. 基本语法

=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],...)

注意：SUMIFS 与 SUMIF 的参数顺序不同。

后面还可以继续添加更多条件区域和条件。

3. 实例：统计某地区某员工的销售额

假设有以下销售记录：

现在，我们想知道：

张三在华东地区的销售总额是多少？

输入公式：

=SUMIFS(C2:C6,A2:A6,”华东”,B2:B6,”张三”)

计算结果：

2200

因为符合条件的记录有两条：

• 华东、张三、1000。
• 华东、张三、1200。

所以结果是 2200。

Excel 会同时判断地区和员工，只有两个条件都满足，才会把销售额加起来。

4. 实例：统计指定日期范围内的销售额

假设：

• A 列为销售日期。
• B 列为销售金额。
• D2 为开始日期。
• E2 为结束日期。

公式如下：

=SUMIFS(B2:B100,A2:A100,”>=”&D2,A2:A100,”<”&E2+1)

这个公式统计从开始日期到结束日期之间的销售金额，并包含结束日期当天的记录。

为什么结束条件使用 <E2+1？

因为 Excel 中的日期实际上以数字形式存储。

如果日期单元格中还包含具体时间，直接使用 <=E2 可能会遗漏结束日期当天零点之后的记录。

使用 <E2+1，就可以覆盖结束日期的整天。

5. SUMIF 和 SUMIFS 有什么区别？

需要特别注意：

SUMIF 的第一个参数是条件区域，而 SUMIFS 的第一个参数是求和区域。

这是初学者最容易弄错的地方之一。

五、INDEX 函数：根据位置返回数据

【配图建议：用一张表格标注第几行、第几列，突出 INDEX 根据行号和列号返回指定位置的内容。】

1. INDEX 函数有什么用？

INDEX 的作用是：

根据指定的行号和列号，从一个数据区域中返回对应位置的值。

例如：

• 返回员工名单中的第 3 个姓名。
• 获取某张表格中指定行、指定列的数据。
• 配合 MATCH 函数，根据条件查找相应结果。
• 在复杂报表中实现灵活的数据定位。

如果说 VLOOKUP 擅长按第一列查找，那么 INDEX 更像一个根据坐标取值的工具。

2. 基本语法

INDEX 常见的数组形式如下：

=INDEX(array,row_num,[column_num])

参数解释：

对于单列区域，通常只需要指定行号。

对于二维区域，可以同时指定行号和列号。

3. 实例：返回指定位置的员工姓名

假设 A2:A6 中的数据如下：

输入公式：

=INDEX(A2:A6,3)

返回结果：

王五

因为王五是 A2:A6 这个区域中的第 3 个元素。

注意，这里的 3 表示区域内部的第 3 个位置，并不是工作表中的第 3 行。

4. 实例：返回二维表格中的数据

假设有以下数据：

现在要获取第 2 行、第 3 列的数据。

公式：

=INDEX(A2:D4,2,3)

返回结果：

82

为什么？

在 A2:D4 区域中：

• 第 2 行对应李四。
• 第 3 列对应数学成绩。

因此返回李四的数学成绩 82。

5. INDEX 的真正优势：配合 MATCH 使用

INDEX 可以根据位置返回结果，但如果我们不知道目标数据所在的位置，该怎么办？

这时，就可以让 MATCH 负责查找位置，再让 INDEX 负责返回数据。

这也是 Excel 中非常经典的一种组合。

下一节，我们就来学习 MATCH。

六、FIND 函数：查找文本中的字符

【配图建议：展示文本“Excel函数学习”，用箭头指出“函数”二字在文本中的位置，并标出起始字符位置。】

1. FIND 函数有什么用？

FIND 的作用是：

在一段文本中查找指定字符或字符串，并返回其起始位置。

例如：

• 查找某个单词在句子中的位置。
• 判断产品编号中某个字符出现的位置。
• 提取邮箱地址中的特定部分。
• 配合 LEFT、MID、RIGHT 等文本函数处理字符串。

注意：FIND 返回的是字符位置，而不是直接返回被查找的文字。

2. 基本语法

=FIND(find_text,within_text,[start_num])

参数解释：

如果省略第三个参数，就默认从第一个字符开始查找。

3. 实例：查找某个单词的位置

在 Excel 中输入：

=FIND(”Excel”,”学习Excel函数”)

返回结果：

3

因为“学”是第 1 个字符，“习”是第 2 个字符，“E”是第 3 个字符。

所以 Excel 从第 3 个字符开始出现。

4. FIND 区分大小写

这是 FIND 的一个重要特点。

例如：

=FIND(”A”,”Excel”)

会返回错误，因为文本 Excel 中没有大写字母 A。

再看：

=FIND(”e”,”Excel”)

结果为 1。

因为 Excel 的第一个字符就是小写 e。

因此，FIND区分英文字母的大小写。

如果希望不区分大小写，可以考虑使用 SEARCH 函数。

5. 实例：提取邮箱地址中的用户名

假设 A2 中存储：

zhangsan@example.com

我们想提取 @ 符号前面的内容。

可以使用：

=LEFT(A2,FIND(”@”,A2)-1)

返回：

zhangsan

公式的逻辑如下：

第一步：FIND 查找 @ 符号的位置。

第二步：减去 1，得到 @ 前面字符的数量。

第三步：LEFT 从文本左侧提取指定数量的字符。

这样，就能自动获取邮箱用户名。

实用技巧：FIND 经常与 LEFT、MID、RIGHT 组合使用。单独使用时负责定位，组合使用时则可以完成更复杂的文本提取任务。

七、MATCH 函数：查找数据所在的位置

【配图建议：在一列员工名单中突出显示“王五”，旁边标注“第 3 个位置”，体现 MATCH 返回的是位置而不是姓名。】

1. MATCH 函数有什么用？

MATCH 的作用是：

在一个区域中查找指定的值，并返回该值在区域中的相对位置。

例如：

• 查找某个员工在名单中的位置。
• 确定某个商品编号位于第几行。
• 查找某个成绩在成绩列表中的位置。
• 配合 INDEX 实现灵活的数据查询。

这里需要特别注意：

MATCH 返回的是位置，而不是查找到的内容本身。

2. 基本语法

=MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])

参数解释：

MATCH 的第三个参数非常重要。

日常根据姓名、编号等查找时，通常使用 0。

3. 实例：查找员工所在的位置

假设 A2:A6 中存储以下姓名：

输入：

=MATCH(”王五”,A2:A6,0)

返回结果：

3

这说明王五是 A2:A6 区域中的第 3 个元素。

注意：这不代表王五位于工作表的第 3 行。

实际上，王五位于工作表的第 4 行，因为查找区域从 A2 开始。

4. MATCH 与 INDEX 组合：实现灵活查找

现在，我们来看一个非常实用的案例。

假设员工表如下：

我们希望输入员工姓名，就能自动查询他的工资。

假设：

• A2:A5 为员工姓名。
• C2:C5 为员工工资。
• E2 输入需要查询的姓名。

在 F2 中输入：

=INDEX(C2:C5,MATCH(E2,A2:A5,0))

如果 E2 输入：

王五

返回结果：

7500

这个公式是怎样工作的？

第一步：MATCH 查找位置。

=MATCH(E2,A2:A5,0)

查找王五在 A2:A5 中的位置，返回 3。

第二步：INDEX 根据位置返回数据。

=INDEX(C2:C5,3)

返回 C2:C5 中第 3 个元素，也就是 7500。

因此，完整公式：

=INDEX(C2:C5,MATCH(E2,A2:A5,0))

就实现了根据姓名查找工资的功能。

5. 为什么很多人喜欢 INDEX + MATCH？

与传统 VLOOKUP 相比，INDEX + MATCH 有几个优点：

1. 可以根据任意查找列定位数据。
2. 可以向左查找，不受 VLOOKUP 只能向右返回数据的限制。
3. 插入部分列时，通常不需要像 VLOOKUP 那样重新调整返回列序号。
4. 可以灵活组合行位置和列位置，实现二维查找。

当然，INDEX + MATCH 也需要正确设置查找区域和匹配方式。

实用技巧：如果你的工作经常涉及复杂报表和多字段查询，建议重点掌握 INDEX + MATCH 组合。

八、CHOOSE 函数：根据序号选择结果

【配图建议：制作一个简单流程图，左侧为序号 1、2、3，右侧分别连接“销售部”“技术部”“财务部”。】

1. CHOOSE 函数有什么用？

CHOOSE 的作用是：

根据指定的序号，从多个候选值中选择并返回一个结果。

例如：

• 输入数字 1，返回“销售部”。
• 输入数字 2，返回“技术部”。
• 输入数字 3，返回“财务部”。
• 根据星期序号返回对应的工作日名称。
• 根据等级编号返回相应的文字说明。

如果你需要根据编号进行分类映射，CHOOSE 就非常方便。

2. 基本语法

=CHOOSE(index_num,value1,[value2],...)

参数解释：

当序号为 1 时，返回第 1 个候选值；当序号为 2 时，返回第 2 个候选值，以此类推。

3. 实例：根据编号返回部门名称

假设 A2 中存储部门编号：

在 B2 中输入：

=CHOOSE(A2,”销售部”,”技术部”,”财务部”,”人事部”)

如果 A2 的值是 2，结果就是：

技术部

如果 A2 的值是 4，结果就是：

人事部

这就是 CHOOSE 的基本用法。

4. 实例：根据数字返回季度名称

假设 A2 中存储季度编号：

• 1 代表第一季度。
• 2 代表第二季度。
• 3 代表第三季度。
• 4 代表第四季度。

输入：

=CHOOSE(A2,”第一季度”,”第二季度”,”第三季度”,”第四季度”)

当 A2 为 3 时，返回：

第三季度

5. CHOOSE 使用时需要注意什么？

第一，序号通常从 1 开始

CHOOSE 的第一个候选值对应序号 1，而不是 0。

如果序号为 0，公式会返回错误。

第二，序号不能超出候选值的范围

例如只有 4 个候选值，却输入序号 5，就会返回错误。

第三，CHOOSE 不适合所有查找场景

如果需要根据大量商品编号、员工编号查询对应信息，使用 CHOOSE 逐个列出候选值并不方便。

这种情况通常更适合使用查找函数或建立映射表。

实用技巧：CHOOSE 特别适合候选项数量较少、序号含义明确的场景。

九、8 个函数如何组合使用？

【配图建议：制作一张 Excel 函数关系图，中心为“数据处理”，周围连接判断、查找、求和、定位、文本处理和结果选择。】

学会单个函数只是第一步。

真正提高 Excel 办公效率的关键，是根据实际问题，把多个函数组合起来使用。

下面通过几个例子，看看它们之间的关系。

1. IF + SUMIF：自动判断统计结果

假设：

• A2:A100 为员工姓名。
• B2:B100 为销售额。
• D2 为某位员工的姓名。

首先，使用 SUMIF 统计员工的销售总额：

=SUMIF(A2:A100,D2,B2:B100)

然后，使用 IF 判断销售总额是否达到 10000：

=IF(SUMIF(A2:A100,D2,B2:B100)>=10000,”达标”,”未达标”)

这样，既能统计业绩，又能自动判断是否达到目标。

2. INDEX + MATCH：根据姓名查询工资

=INDEX(C2:C100,MATCH(E2,A2:A100,0))

假设 A 列为姓名、C 列为工资、E2 为待查询的姓名。

这个公式可以自动定位员工，并返回工资。

它特别适合员工档案、客户信息表和产品信息表等场景。

3. FIND + LEFT：提取文本中的指定内容

假设 A2 存储：

zhangsan@example.com

提取 @ 前面的用户名：

=LEFT(A2,FIND(”@”,A2)-1)

如果数据量很大，只需要输入一次公式，再向下填充，就能批量提取。

4. IF + CHOOSE：根据等级返回不同结果

假设 A2 存储 1、2、3，分别代表不同等级。

可以输入：

=IF(AND(A2>=1,A2<=3),CHOOSE(A2,”初级”,”中级”,”高级”),”无效等级”)

这样既能检查输入是否在有效范围内，又能返回对应的等级名称。

这个例子还使用了 AND 函数，用于同时判断两个条件。

十、8 个函数的核心区别，一张表记住

学完之后，我们再把这 8 个函数放在一起比较。

如果你刚开始学习 Excel，可以按照下面的顺序练习：

第一阶段：掌握基础操作

先学习 IF，理解条件判断。

第二阶段：提高数据查询能力

学习 VLOOKUP，掌握常见的查找方法。

第三阶段：提高统计效率

学习 SUMIF 和 SUMIFS，解决单条件与多条件统计问题。

第四阶段：掌握灵活查找

学习 INDEX 和 MATCH，理解位置定位与结果返回之间的关系。

第五阶段：提高文本和分类处理能力

学习 FIND 和 CHOOSE，掌握文本定位与序号选择。

需要注意，这不是唯一的学习顺序。你也可以根据自己的工作需求，优先学习最常用的函数。

十一、写在最后：学会函数，更要学会解决问题

Excel 的函数非常多，但并不意味着每个函数都需要死记硬背。

对于日常办公来说，最重要的是理解每个函数的用途，并能够根据具体问题选择合适的方法。

当你遇到一个 Excel 问题时，可以先问自己：

• 需要根据条件判断吗？考虑 IF。
• 需要查找其他字段的数据吗？考虑 VLOOKUP，或者 INDEX + MATCH。
• 需要按照条件汇总金额吗？考虑 SUMIF 或 SUMIFS。
• 需要定位某个字符吗？考虑 FIND。
• 需要确定某个数据所在的位置吗？考虑 MATCH。
• 需要根据序号选择结果吗？考虑 CHOOSE。

掌握这些思路，比单纯记住公式更加重要。

最后送给大家一句话：

Excel 函数不是用来炫技的，而是用来解决实际问题的。

每天学习一个函数，再用真实表格练习几次，你会发现，原来需要手动处理很久的工作，现在可能只需要一个公式就能完成。

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让我们一起把 Excel 学得更简单，让工作变得更高效！