2小时,6张Excel,我做出了一套完整采购管理系统
- 2026-11-08 13:14:41
简道云老赵——简道云旗下的数字化解决方案研究专家，专为中小企业量身打造高性价比的数字化转型路径！
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很多企业的采购，最怕的不是买得贵，而是钱花出去了，没人说得清楚。
采购申请散在微信群，审批记录找不到，订单进度靠人催，到货数量没人核，月底还要把6张Excel合并起来对账。
每个环节都有人负责，整个采购过程却没人看得全。
一旦出了问题，大家就开始翻聊天记录、找表格、互相对口径。
问题不在于采购人员不负责，而在于流程分散、数据割裂。
这次，我用把6张Excel串成了一套采购管理系统，从申请、审批到下单、入库、付款，逐步打通采购全流程。
以下解读中所用到的采购供应链系统——简道云
已经做成了完整的模板，可直接下载使用：
https://s.fanruan.com/lxgsb
一、整理6张表
这次搭建，我没有从空白开始，而是基于简道云的采购管理类模板进行调整，把原来分散的6张Excel整理成一套相互关联的数据结构。
6张表分别是：
这6张表不是简单地放在一起，而是分别承担采购流程中的不同任务。
采购申请表负责统一需求入口；
供应商信息表和物料品类表提供基础数据；
采购订单表承接审批通过的需求；
入库验收表记录交付结果；
付款统计表追踪后续付款。
搭建时，我重点调整字段、关联关系、流程和权限，让每张表既能独立记录业务，又能与其他表形成联系。
例如，采购申请中的数量和预计单价使用数字字段，总金额通过公式自动计算；采购类别使用下拉选项，避免同一品类出现多个名称；申请部门使用部门字段，方便后续按部门汇总。
先把数据结构理顺，后面的流程自动化和统计分析才有基础。
二、配置审批
采购申请提交后，系统需要根据采购金额、品类等条件，将申请流转给对应负责人。
我在简道云中设置审批节点和条件分支。
例如，低金额采购由部门负责人审批；较大金额采购增加财务预算确认；超过企业规定的金额后，再增加总经理审批。设备类采购还可以增加行政或资产负责人确认。
具体审批金额和路径，要根据企业制度调整。
配置时，我重点处理三个细节：
第一，明确审批责任。
每个节点都指定处理人或角色，尽量避免绑定某个具体员工，减少人员变动导致的流程中断。
第二，设置退回规则。
审批不通过时要求填写原因，让申请人知道需要补充什么，避免反复线下沟通。
第三，保留审批记录。
谁在什么时候审批、是否退回、为什么退回，都跟随申请留存。
这样，采购不再是领导在群里回复一句同意，而是每笔需求都有明确的审批路径和处理结果。
三、关联订单
审批通过后，采购员需要询价、选择供应商、确认价格和交期，再生成采购订单。
我把采购订单表与采购申请表关联起来，而不是让采购员手动填写申请编号。
这样，打开订单就能追溯原始申请，核对需求和实际采购情况。
供应商信息表也与采购订单配合使用。
采购员直接选择已有供应商，避免同一家供应商被重复录入成不同名称。
接着，我给订单设置待采购、已下单、部分到货、已完成、异常等状态，让申请人、采购员和管理者都能了解当前进度。
对于超过预计到货日期仍未完成的订单，可以结合日期和状态设置逾期判断及提醒，及时跟进供应商交付。
四、搭建看板
订单下达以后，还要继续追踪到货、验收和付款，否则采购流程依然不完整。
我把入库验收表与采购订单关联，记录到货数量、验收人、验收结果、异常说明和入库时间。
如果订单采购100件，实际只到80件，就要记录实际数量，并跟进未到货部分；如果存在质量问题，也要留下验收异常及处理记录。
付款统计表则用于跟踪付款状态、付款金额、付款日期和发票状态，并与采购订单建立关联。它主要负责业务跟踪，不替代财务系统的正式账务处理。
接下来，我再按岗位配置数据权限：
申请人查看本人提交的申请及审批结果。
部门负责人查看和审批本部门申请。
采购员处理已审批通过的需求和采购订单。
仓库人员负责到货登记与验收。
财务人员查看付款和发票相关信息。
管理者查看采购汇总数据。
最后，在简道云里将采购申请数量、待审批数量、逾期订单数量、部门采购金额、供应商采购金额等指标汇总到工作台。
管理者不必再合并6张Excel，就能集中查看采购进展和费用情况。
跑起来以后，采购终于能追踪、能复盘
系统搭建完成后，我没有只看表单能否提交，而是拿真实采购场景测试申请、审批、下单、入库和付款的完整流程，并重点检查退回、部分到货、异常验收等情况。
流程跑通后，真正的价值体现在三个方面。
01 减少重复，提升效率
以前采购申请信息不完整，领导要问，采购员要问，仓库入库时还要问。
月底统计采购数据，又要把多张Excel合并核对。
现在，申请入口统一，关键字段提前规范，附件随单据留存。
采购申请、订单、入库和付款通过关联表单串起来，系统可以汇总相关数据，减少人工整理和重复确认。
02 过程透明，责任清楚
过去，老板想知道一笔采购进行到哪一步，只能找采购员询问；采购员说已经下单，仓库却可能还没收到货。
现在，采购申请有审批记录，采购订单有执行状态，到货验收有实际记录。
每个环节由谁处理、当前进展如何，都有据可查。
这不是为了让管理者天天盯人，而是让采购部门、需求部门、仓库和财务能够围绕同一套数据协作。
03 提前发现，及时处理
过去，采购延期往往是业务部门催交期时才被发现；采购金额异常，也可能要到月底对账才暴露。
现在，通过逾期提醒、异常记录和供应商采购金额汇总，管理者可以更早发现问题，再进一步核查原因、安排跟进。
系统不能自动消除采购风险，但能让异常更早被看见，让处理过程有记录、有依据。
结尾
采购管理真正难的，从来不是把东西买回来，而是让每一笔采购都有依据、每一个环节有人负责、每一笔支出都能追溯。
采购数字化，不是把6张Excel换成6张线上表单，而是把原来分散的申请、审批、订单、入库和付款连接起来。
只有这些形成完整闭环，企业才能减少重复沟通，及时发现异常，也能根据真实数据判断采购成本、供应商表现和内部管理中的问题。
采购管理的核心，不是管住每一次采购，而是建立一套不依赖个人记忆、不会因为人员变动就断档的管理机制。
——The End——
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