上周五下午四点，行政部的小姐姐站在我工位旁边，快哭了。

季度团建的物料采购要汇总，老板下班前就要。她的 Excel 水平，坦率地讲，就会一个求和，还是点按钮那种。

我说你把采购记录发我。

十分钟后，汇总表、占比图、汇报结论，全齐了。她看我的眼神像看魔术师。

其实吧，我一个公式都没写。

这篇就拆这十分钟，五步，全部说人话，你今天就能照着做。先把我用的数据放这儿，你可以直接拿去练手。

采购记录长这样。保温杯买了四次，3 个、2 个、1 个、4 个，每个 450。笔记本买了三次，5 本、8 本、3 本，每本 120。帆布袋买了三次，4 个、2 个、6 个，每个 280。

你想想看，就这么点东西，手动算也要二十分钟，还容易错。

01｜先让它读懂，别急着要结果

这是最容易被跳过的一步，也是最重要的一步。你上来就让它算，它理解偏了，后面全错。

我的第一条指令永远是这个。

「我给你一段采购记录，你先别算，先告诉我你理解成了什么样，每样东西买了几次、每次多少、单价多少，用你的话复述一遍」

02｜查数据质量

数据给 AI 之前，先让它帮你找茬。

「这批数据里有没有可疑的地方，比如数量是零的、单价前后不一致的、明显像漏记的，列出来让我确认，先别改任何东西」

我跟你说，真实工作里的表，比你想象的脏多了。我之前一份表里有人把 45 写成了 4500，要不是这一步，汇总能差出十倍去。

03｜计算

「算每样东西的总花费、三样的合计、各自占比，占比保留一位小数，算完把每一步的算式列出来给我看」

注意最后半句，把算式列出来。这不是客气，是给下一步验算留的口子。

它给我的结果是，保温杯 4500，帆布袋 3360，笔记本 1920，合计 9780，占比分别是 46.0%、34.4%、19.6%。

04｜出图

数字有了，老板还想看图。

「给这三样的金额占比出一张合适的图，风格干净一点，不要立体效果」

WPS AI 可以直接在表格里生成图，豆包和 ChatGPT 也能出。我用的是 WPS AI，图出来就在文档里，省得来回导。

05｜写结论

表和图都是过程，老板要的是一句话。

「用三句话汇报这笔采购，第一句说总数，第二句说大头是什么，第三句给一个下次能省钱的建议，语气正式，但别端着」

它写的是，本季度物料采购共 9780 元，其中保温杯占 46%，是大头，建议下次集中一次采买，量少价高的问题能缓解不少。

说真的，这第三句，就是行政小姐姐后来被老板夸的那句。

还有一件事，比五步都重要：验算

五步说完了。但还有一件事，比这五步加起来都重要。

验算。

AI 会算错，尤其数字一多，错得还理直气壮。所以正确结果我先放这儿，保温杯 4500，帆布袋 3360，笔记本 1920，合计 9780，占比 46.0%、34.4%、19.6%。你拿这套数据练手，对不上这个数，就是中间哪步出了问题。

自己拿计算器按一遍，或者用你最熟的笨办法核一遍，再往外发。它负责快，你负责对。出了错，老板找的是你，不是它。

愚钝如我，第一次用的时候就没验算，占比的小数点错了一位，被财务当场指出来，脸红了半天 = =

这块需要注意一下，我不是说 AI 靠不住，我是说算账这种事，核一遍的成本是几十秒，出错的成本是一次汇报事故。我自己的感受是，这笔账怎么算都划算。

它负责快，你负责对。

回到上周五。四点五十，小姐姐把汇总发出去了，五点半老板回了句，做得清楚。她下班的时候脚步都是飘的。

今晚你就可以做一件事，找你手里任意一笔账，哪怕是上个月的打车发票，照这五步走一遍。走完你会发现，不会公式这事，根本不影响你把表做明白。

明天聊个狠一点的，重要决定之前，我让 AI 当了三次反方。

觉得有用的话，点个在看，或者转给那个还在手动加班的同事。我们，下篇见。