HR干货|Excel 50个必备函数速查,做表直接复制套用
- 2026-11-08 13:32:53
做HR的日常，最耗时间的往往不是复杂的分析，而是Excel表里一个函数想不起来、翻半天才查到。考勤表、薪酬核算、人员盘点、招聘漏斗、离职统计，每一份表都离不开函数支撑。
很多HR做表时，函数用得很零散，只知道几个最常用的，遇到匹配查找、多条件统计、日期计算就要临时百度，效率低还容易出错。本篇把HR最常用的50个Excel必备函数按11大功能分类整理成速查表，覆盖查找匹配、计算排序、数值处理、逻辑判断、求和、计数、文本截取、替换、日期时间、其它基础函数，遇到做表的场景，直接照抄公式即可。
温馨提示：不同Excel/WPS版本函数写法略有差异，公式中的逗号、括号注意用英文半角；本文函数整理仅供实务参考，请结合你使用的软件版本验证。
01/匹配查找函数
Matching and searching functions
场景：跨表/跨列取数、根据一个值找另一个值，HR做人员信息匹配最常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Vlookup | 查询某个值对应在其他列中的值 | =Vlookup(查找值,查找区域,第几列,0/1) |
Hlookup | 查询某个值对应在其他行中的值 | =Hlookup(查找值,查找区域,第几行,0/1) |
Lookup | 查询某个值对应的其他区域中的值 | =Lookup(查找值,查找区域,返回区域)（查询区域需升序） |
Index | 根据行列确定具体数值 | =Index(区域,第几行,第几列) |
Match | 找到数值在行或列中的位置 | =Match(查找值,在哪一排,参数(1/0/-1)) |
小提示：Vlookup是HR取数出场率最高的函数，比如根据工号匹配员工姓名、部门、岗位，一个人力资源台账就靠它串联起来。
02/计算排序函数
Compute the sorting function
场景：算平均值、取极值、排名，做薪酬分析、绩效排名常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Average | 计算区域平均值 | =Average(区域) |
Small | 区域内第M个最小值 | =Small(排序区域,M) |
Median | 计算区域中位数 | =Median(区域) |
Max | 计算区域最大值 | =Max(区域) |
Large | 区域内第M个最大值 | =Large(排序区域,M) |
Rank | 计算数值在区域内排名 | =Rank(数值,排序区域,0/1) |
小提示：Rank做绩效、业绩排名很方便，0表示降序（分数越高排名越靠前），1表示升序。
03/数值处理函数
Numerical processing function
场景：薪酬数字保留小数、取整，做工资表必用。
函数 | 含义 | 公式 |
Round | 按所给位数四舍五入 | =Round(数值,保留几位小数) |
Roundup | 按所给位数向上舍入 | =Roundup(数值,保留几位小数) |
04/逻辑判断函数
Logical judgment function
场景：多条件判断显示不同结果，做考勤扣款、绩效评级常用。
函数 | 含义 | 公式 |
If | 对条件判断显示对应结果 | =If(判断条件,对的情况,错的情况) |
Or | 只要有一个条件对，就显示对的 | =Or(判断条件1,判断条件2,…) |
And | 全部条件对，才显示对的 | =And(判断条件1,判断条件2,…) |
小提示：If嵌套是HR做绩效分档、考勤扣薪的核心，比如「绩效≥90为A档，≥80为B档，否则为C档」，层层嵌套就能自动分档。
05/求和函数
Sum function
场景：单条件/多条件求和，做招聘渠道费用、加班费汇总常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Sum | 对区域内所有数据求和 | =Sum(求和区域) |
Sumif | 对符合1个条件的数值求和 | =Sumif(条件区域,条件,求和区域) |
Sumifs | 对符合多个条件的数值求和 | =Sumifs(求和区域,条件区域1,条件1,条件区域2,条件2…) |
小提示：Sumifs是多条件求和的王牌，比如「统计研发部、且职级为P6以上员工的薪酬总和」，一个公式搞定。
06/计数函数
Counting function
场景：数人数、数非空、按条件计数，做在职人数、人员统计常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Count | 计算区域内数值的数量 | =Count(计数区域) |
Counta | 计算区域内非空单元格数量 | =Counta(计数区域) |
Countif | 计算符合一个条件的数量 | =Countif(条件区域,条件) |
Countifs | 计算符合多个条件的数量 | =Countifs(条件区域1,条件1,条件区域2,条件2…) |
小提示：Countif做离职率、部门人数统计很顺手，比如「统计某部门离职人数」=Countif(部门列,“=销售部”)。
07/查找截取函数
Search for truncation function
场景：从文本中截取部门、工号、身份证信息，做人员信息清洗常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Left | 从左边开始取几位 | =Left(目标单元格,取几位) |
Mid | 从中间开始取几位 | =Mid(目标单元格,从第几位开始,取几位) |
Right | 从右边开始取几位 | =Right(目标单元格,取几位) |
Find | 计算某个值在第几位 | =Find(查找值,目标单元格,从第几位开始找) |
Len | 计算单元格字符串长度 | =Len(目标单元格) |
Lenb | 计算单元格字节长度 | =Lenb(目标单元格) |
小提示：Mid从身份证号提取出生年月非常实用，配合Date函数可以自动算出员工年龄、出生日期。
08/文本函数
Text function
场景：数值与文本互转，做报表导出、拼接字段常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Text | 把数值转换成文本 | =Text(数值,“格式参数”) |
Value | 把文本转换成数值 | =Value(文本) |
09/替换函数
Replace function
场景：批量替换文本中的某段内容，做手机号脱敏、工号修正常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Replace | 不管内容如何，替换指定数位 | =Replace(单元格,从第几位开始,替换几位,替换后的数值) |
Substitute | 不管数位如何，替换指定内容 | =Substitute(单元格,源数据,现数据,替换第几次出现(可省略)) |
小提示：Replace做手机号中间四位脱敏很好用，比如把138****1234的中间四位替换掉，保护员工隐私。
10/时间日期函数
Time date function
场景：工龄计算、入职日期、考勤日期、年龄测算，HR最常用的一类。
函数 | 含义 | 公式 |
Today | 显示当天日期 | =Today() |
Date | 组合日期 | =Date(年,月,日) |
Year | 显示日期的年 | =Year(日期) |
Month | 显示日期的月 | =Month(日期) |
Day | 显示日期的日 | =Day(日期) |
Weeknum | 返回第几周 | =Weeknum(日期,参数) |
Weekday | 返回星期几 | =Weekday(日期,参数) |
Now | 显示当天日期+时间 | =Now() |
Time | 组合时间 | =Time(时,分,秒) |
Hour | 显示时间的时 | =Hour(时间) |
Minute | 显示时间的分 | =Minute(时间) |
Second | 显示时间的秒 | =Second(时间) |
Datedif | 计算两个日期差（工龄） | =Datedif(起始日期,结束日期,参数) |
小提示：Datedif是算工龄、合同剩余期限的神器，参数用“Y”算整年、“M”算整月、“D”算整天，比如=Datedif(入职日期,Today(),“Y”) 直接得出在职年数。
11/其它常用函数
Other commonly used functions
场景：取行列号、取整、求余数，做表格公式辅助计算常用。
函数 | 含义 | 公式 |
Column | 单元格所在列数 | =Column(单元格) |
Row | 单元格所在行数 | =Row(单元格) |
Int | 取整 | =Int(数值) |
Mod | 求余数 | =Mod(被除数,除数) |
12/HR用函数实操小提示
HR Function Practice Tips
1. 先搭框架，再填公式。做一张复杂的人力报表，先想清楚：要取什么数→用什么函数→数据源在哪。逻辑清楚了再写公式，不容易乱。
2. Vlookup+Index/Match组合是进阶核心。Vlookup只能按列正向查找，遇到需要反向查找、或表结构频繁变动的情况，用Index+Match组合更灵活。
3. 函数嵌套要层层拆解验证。If嵌套、Sumifs多条件、Mid截取这类复杂公式，先分步在单独单元格验证每段结果，确认无误再合并，避免一个错整体错。
4. 文本与日期格式要统一。做匹配、统计前，先检查数据格式是否一致，工号是文本还是数值、日期格式是否统一，格式不一致会导致匹配失败、计数为0。
5. 保留原始数据，别在原表上直接操作。涉及替换、截取、去重操作，先复制一份数据到新区域再处理，防止误操作破坏原始人员数据。
互动话题
做HR表格，你被哪个Excel函数坑过？Vlookup、Sumifs还是Datedif？
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⚠本文为Excel函数使用整理，供HR日常做表参考，函数法以你使用的Excel/WPS版本为准，请结合软件实际功能验证使用。
