WorkBuddy 从零上手｜一张 Excel，变出周会报告和汇报 PPT

开始之前，先划三条线

很多人第一次用 AI 办公，第一件事是问它"你都能干什么"。

这个问法是错的。正确的问法是：我手上这件活，能不能拆成它看得懂的一串步骤。

拆之前，先把边界搭好。三件事。

一、一个任务，一个工作空间。

别把整个 D 盘丢给它。单独建一个文件夹，结构照这个来：

产品汇报├── 00_原始资料├── 01_参考样本├── 02_生成结果└── 03_历史版本

然后明确告诉它：只读 00_原始资料 和 01_参考样本，所有新文件写进 02_生成结果，不要动原始资料。

这一句话能省掉三类事故：读到无关文件、把几份资料串了味、误改原件。

二、先用 Ask 盘点，再用 Plan 审查，最后 Craft 执行。

WorkBuddy 有三种模式，新手最容易犯的错是一上来就 Craft。

一句话：不确定先 Ask，复杂任务先 Plan，明确任务再 Craft。

三、任务要写清楚六件事。

"帮我整理一下这个表格"，基本等于没说。AI 不知道读什么、结果长什么样、哪些不能做、文件存哪里、怎样才算完成。

一条能执行的任务，至少写清：读什么、做什么、输出什么格式、存到哪、不能做什么、怎么验收。

还有一条底线，这个系列每篇都会重复一遍：重要文件先复制副本。先在副本上跑通，再决定要不要迁回正式目录。

第一条工作流：Excel → 周会报告 + 汇报 PPT

回到今天的活。

每周一早上，你把上周的数据表翻出来，复制、粘贴、加总、画图，十点半交上去。领导问一句"华南为什么掉了"，你答不上来。

问题不在你手不快。在于你花掉的两个小时，全在搬数据，没时间看数据。

完整链条是这样跑的：

原始 Excel→ 检查字段与统计口径→ 标记空值、重复值、异常值→ 清洗并计算核心指标→ 生成周会报告→ 制作汇报 PPT→ 人工核对数据与结论

注意最后一步——人工核对。这条链里唯一不能交出去的，是"结论对不对"。

提示词：直接复制

把 本周数据.xlsx 放进工作空间，切到 Plan 模式，粘这一段：

请读取"本周数据.xlsx"，先检查工作表、字段含义、数据时间范围、统计口径，以及空值、重复值、异常值和格式不一致的问题。先给出"周会报告 + 汇报 PPT"的执行计划，包括：- 可计算的核心指标；- 当前数据无法支持的结论；- 周会报告结构；- PPT 页数、每页内容和图表建议；- 输出文件保存路径；- 待确认事项。等我确认后，再按计划执行，生成一份周会报告和一套 8 页以内的汇报 PPT。报告包含：核心结论、数据概览、增长项、下降项、异常波动、当前问题、下周行动建议。执行要求：- 不修改、覆盖或删除原始 Excel；- 缺失数据不得按 0 处理；- 所有数字和结论必须可追溯到原始数据；- 不要把相关性直接写成因果；- 证据不足的内容标记"待调查"；- 两份文件保存到"02_生成结果"；- 完成后列出文件路径、使用的数据表和关键指标口径。

这段提示词里，哪几句最关键

大部分人抄完就用，其实里面有四句是"防翻车"的，值得单独拎出来。

"先给执行计划，等我确认"——这是整套提示词的保险丝。数据任务一旦跑错方向，返工成本极高。让它先说打算怎么做，你三十秒就能发现"它理解错了"。

"缺失数据不得按 0 处理"——最容易被忽略、后果最严重的一条。AI 默认会把空值当 0 补上，于是你的增长率凭空多出一个百分点，报告交上去，没人看得出来。

"不要把相关性直接写成因果"——防止它写出"因为做了 A 活动，所以华南增长 30%"这种看着漂亮、实际站不住的结论。

"证据不足标记待调查"——给它一个体面的退路。不逼它硬编，它就不会编。

跑完怎么验收

三件事，按顺序过一遍：

第三条最花时间，也最值钱。AI 帮你把搬数据的两小时省下来了，这两小时就该花在这里。

三个容易翻车的地方

一、拿唯一原件去测。 新手第一大坑。先复制一份出来，在副本上跑。

二、一次让它干太多。 如果 Excel 有十几个 sheet、口径还各不相同，先只跑一个 sheet，跑顺了再扩。

三、把 PPT 直接拿去汇报。 PPT 是给你省打草稿的时间，不是替你上台。数字必须自己核过一遍。

到这里，你已经跑通了第一条。

剩下 13 条，逻辑完全一样：拆流程 → 划边界 → 写清六件事 → 给退路 → 人工验收。