FDA 483:Excel表未验证和管理
FDA 483:Excel表未验证和管理
制药行业，尤其是QC领域，Excel表使用非常普遍，从常见的趋势分析到放行的数据计算。尤其涉及到放行的计算类表格，因为通过公式计算结果放行，后续也不会由人工进行二次计算。所以，虽然这只是一个Excel表，但是其在GMP活动中承担的风险还是非常高的。本次盘点FDA 483时，就发现有家企业大量放行用Excel没有经过验证和管理。检查企业：Novel Laboratories,Inc. d.b.a Lupin Somerset（美国）OBSERVATION 3
The responsibilities and procedures applicable to the quality control unit are not fully followed.Excel spreadsheets used to perform GMP calculations, including system suitability assessments and analytical result calculations for HPLC analyses, were observed to be unvalidated and executed outside of your validated xx system. Specifically, the following spreadsheets were observed in use:Xx SysSuit.xlsx - HPLC system suitability for xxXx SysSuit.xlsx - HPLC system suitability for xx analysisXx BU_Calc.xlsx -xx bulk calculationxx_ASCU_Calculation.xlsx - Assay/content uniformity calculationXx AS Calc.xlsx -xx assay calculationASCU_Calculation.xlsx - Content uniformity calculationXx BU Calc.xlsx - Bulk calculationXx Disso calc.xlsx - Dissolution calculationXx CU Byb4).xlsx - Content uniformity calculationXx As Calc.xlsx - Assay calculationXx Calculation.xlsx - Assay calculationxx Calc.xlsx-xxcalculationxxCalc.xlsx xx calculationXx DS_Calculation.xlsx - Dissolution calculationXx Calc.xlsx - Content uniformity calculationxxDS_Calculation.xlsx - Dissolution calculationxxcalculation.xlsx - Assay calculationXx Calcn.xlsx-xx calculationXx Bulk uniformity calculationXx Calc.xlsx - Impurity calculationXx Calculation.xlsx -xximpurity calculationxx DV.xlsx - Deliverable volume calculationThese spreadsheets were observed to lack the identification numbering convention xx version control, cell protection, audit trail functionality, and electronic signature controls required byyour own procedures. No evidence was observed that these spreadsheets were imported into or executedwithin the xx validated environment. No evidence of a second-person review or QA datareviewer sign-off was observed for the data contained within these spreadsheets.具体而言：用于执行GMP（药品生产质量管理规范）计算的Excel电子表格，包括用于HPLC（高效液相色谱）分析的系统适用性评估和分析结果计算，均被发现未经验证，且是在你们已验证的xx系统之外执行的。具体而言，检查中发现以下电子表格正在使用中：Xx SysSuit.xlsx —— 用于xx的HPLC系统适用性Xx SysSuit.xlsx —— 用于xx分析的HPLC系统适用性Xx BU_Calc.xlsx —— xx中间体/散装产品计算xx_ASCU_Calculation.xlsx —— 含量/含量均匀度计算Xx AS Calc.xlsx —— xx含量测定计算ASCU_Calculation.xlsx —— 含量均匀度计算Xx BU Calc.xlsx —— 中间体/散装产品计算Xx Disso calc.xlsx —— 溶出度计算Xx CU Byb4).xlsx —— 含量均匀度计算Xx As Calc.xlsx —— 含量测定计算Xx Calculation.xlsx —— 含量测定计算Xx DS_Calculation.xlsx —— 溶出度计算xxDS_Calculation.xlsx —— 溶出度计算xxcalculation.xlsx —— 含量测定计算xx BU_Calculation.xlsx —— xx中间体/散装产品计算Xx Bulk uniformity calculation —— xx含量均匀度计算Xx Calculation.xlsx —— xx杂质计算上述电子表格被发现缺乏你们自身规程所要求的编号标识命名规则、版本控制、单元格保护、审计追踪功能以及电子签名控制。未观察到任何证据表明这些电子表格已被导入或在已验证的xx环境内执行。也未观察到这些电子表格中所含数据有第二人复核或QA数据审核人员签批的证据。从缺陷描述看，QC实验室大量用于药品放行（如含量、杂质）检验的Excel表格既未经验证、也缺乏版本和权限管控，且所有计算数据无人复核，导致整个检验过程和结果不可信、不可追溯，严重违反了GMP数据完整性要求。关于excel表是否需要验证和验证程度可以参考如下：1.评估是否需要验证
其用于对药品或API进行正式放行测试及数据存储管理，是需要验证的。如下：该物品是否进行以下GXP活动？ | 核选框 |
1. Testing of drug product or API for formal release? 对药品或API进行正式放行测试？ | £Y£N |
2. Used for shipment of material e.g. data loggers? 用于物料运输，例如数据记录器？ | £Y£N |
3. Non-clinical laboratory studies intended for submission in a regulatory dossier? 拟在监管档案中提交的非临床实验室研究？ | £Y£N |
4. Clinical investigations including clinical supplies or pharmacokinetics? 临床研究，包括临床用品或药代动力学？ | £Y£N |
5. Generation of, submissions to, or withdrawal of a regulatory dossier? 监管档案的生成、提交或撤回？ | £Y£N |
6. Is the system used to store, backup or transfer electronic records supporting any of the above? 该系统是否用于存储、备份或传输支持上述任何一项的电子记录？ | £Y£N |
2.Excel是一个纯软件系统且创建GxP记录，按照ECA发布《集成生命周期方法的分析仪器确认和系统验证指南》描述按照C类软件进行确认
该项目是否仅被归类为软件？ | Check Box 核选框 |
7. Is the item only software? 该项目只软件吗？ | £Y£N |
If Yes, go to question 8 如果是，转到问题8 If No, Item needs to be assessedto see if it is Group A, Group B or Group C; Go to question 9 如果否，则需要评估项目是否为A 组、B组或C组；转到问题9 | £Y£N |
8. Does it perform a GXP function or creates GXP records? 它执行GXP功能或创建GXP记录吗？ | £Y£N |
If Yes, Item is Group C software 如果是，项目为C组软件 If No, then no further assessment of the software is required. 如果否，则不需要对软件进行进一步评估。 | £Y£N |
3.评估数据的重要程度
Record Risk 记录风险 | Regulatory Impact of Data Generated by the System 系统生成的数据的监管影响 | Check Boxes 核选框 |
High Impact Records 高影响记录 | Custom software application or custom extensions (e.g. macro, custom modules) to an existing commercial application 定制化软件应用程序或现有商业应用程序的定制化扩展（例如宏、定制化 模块） | £Y£N |
Data are included in a registration dossier 数据包含在注册档案中 | £Y£N |
Data supporting batch release of product, CTM or API 支持产品、CTM或API批放行的数据 | £Y£N |
Stability data 稳定性数据 | £Y£N |
Cleaning validation 清洁验证 | £Y£N |
Support to non-clinical laboratory studies 支持非临床实验室研究 | £Y£N |
Clinical trial data from patient or supporting work 来自患者或支持工作的临床试验数据 | £Y£N |
Calibration records for direct impact instruments and systems 直接影响的仪器和系统的校准记 | £Y£N |
Electronic signatures 电子签名 | £Y£N |
Medium Impact Records 中影响记录 | Commercially available configurable software that is configuredto match the business process (Note that this is not configuring user roles or reports) 商用可配置软件，配置为与业务流程匹配（请注意，这不是配置用户角色 或报告） | £Y£N |
In-process monitoring of drug product and APIs 药品和原料药的中控监测 | £Y£N |
Process validation 工艺验证 | £Y£N |
Analytical Method/Procedure validation 分析方法/程序验证 | £Y£N |
Qualification and computer validation records 确认和计算机化验证记录 | £Y£N |
Low Impact Records 低影响记 | Management information 管理性信息 | £Y£N |
Planning documents 计划性文件 | £Y£N |
4.根据软件的新颖性（类别）和数据的级别确定验证类型
对于完全验证比较好理解，就是从验证计划/URS一直到总结的生命周期的文件。对于低风险可以考虑简单验证，ECA指南描述，可以参考供应商的测试，不一定完全按照全面的验证流程。对于低风险的供应商测试，在FDA CSA文件里面其实有一个适用示例，并使用非脚本测试的探索性测试方式来简化验证，如下：1.预期用途:该电子表格旨在用于收集和控制系统中存储的不符合数据以进行监控;因此，它作为生产或质量体系的一部分使用。由于这种用途，该电子表格与用于业务运营(如会计)的类似软件不同。2.基于风险的分析:在这种情况下，该软件仅用于收集和显示用于监控不符合项的数据，制造商已建立额外的过程控制和检验以确保不符合产品不被发布。因此，电子表格未能按预期执行不应导致可预见地导致安全受损的质量问题。因此，该软件不存在高过程风险，保证活动应与过程风险相称。目标:确保分析可以被正确创建、读取、更新和删除测试目标和活动:更新分析中的数据:由于输入错误失败，然后重新测试通过通过观察验证所有计算字段是否正确更新:有记录偏差通过偏差:在更新测试期间，当用户无意中将文本输入到需要数值数据的可更新字段中时，相关行立即显示错误。3.结论:该电子表格适用于其预期用途。将文本错误输入到字段中会立即可见，并且不会影响预期用途。已在该字段上放置一个新的验证规则，以仅允许数值数据输入。在验证规则实施后，再次进行了测试，更新通过了所有测试目标。在验证规则实施后，电子表格函数中没有观察到其他错误。
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