报表太长翻到眼花?Excel 这 2 个功能,一键折叠 + 自动汇总

大家好，我是孙斌。今天分享两个 Excel 里极易被忽略、但实用性极强的报表功能：分级显示与分类汇总。

1、分级显示

分级显示可以对行、列进行自由分组折叠，让多维度的大报表结构清晰，查看局部数据不用反复拖拽。

例如有如下报表，我们可以把某些列或者某些行收起来。

选中需要收起来的列，点击数据-组合。

组合后，上方会出现一个减号按钮，点击就可以将这些列收起来。

还可以继续分组，例如选中1月-3月这三列，点击组合。

或者把某些行组合起来，选中该新客户这些行，点击组合。

点击左侧减号按钮就可以将这些行收起来。

要想去掉组合，只需要再次选中这些列或者行，点击取消组合。

WPS中的分类显示菜单如下，数据-创建组。

2、分类汇总

分类汇总则可以零公式实现按字段分组求和，无需数据透视表，一键生成明细 + 汇总的完整报表，底层还自带 SUBTOTAL 函数动态计算。

例如有以下明细表，需要按照区域汇总销售额。

选中表格任意单元格，选择数据-分类汇总，分类字段就是区域，汇总方式是求和，汇总项是销售额，下方用默认的就行。

确定后得到分类汇总的结果，每个区域下方都有一个汇总金额，最后还有一个总计。

通过分类汇总可以不用写公式，也不用数据透视表，就可以实现对数据明细的分类汇总。

仔细看一下汇总金额这个单元格，发现其实是用subtotal函数汇总的。

如果要取消分类汇总，可以再次点击分类汇总，点击全部删除即可。

以上就是分级显示与分类汇总。